Briefkopf: 4 Tipps & 3 Fehler (+ Vorlage)

Frauke Geuking (Fachredakteurin)

In Geschäftsbriefen sowie bei privaten Briefen ist der Briefkopf das Mittel, um Auskunft über den Absender und Empfänger zu geben. Wir erklären dir, was du beim Briefkopf schreiben beachten musst und wie du ihn korrekt erstellst.

Damit ein Brief vertrauensvoll wirkt und die Schreibweise korrekt ist, solltest du auf die richtigen Formalitäten achten. Wir helfen dir in den folgenden Kapiteln dabei, einen Briefkopf zu erstellen und geben dir Tipps, worauf du beim Schreiben achten solltest.

Was ein Briefkopf ist

Was ein Briefkopf ist

Ein Briefkopf besteht aus bestimmten Elementen wie dem ersten Adressfeld für die Absenderin oder den Absender und dem zweiten Adressfeld für die Empfängerin oder den Empfänger.

Manchmal werden auch Ort und Datum zum Briefkopf gezählt, jedoch befinden sich diese Angaben in der Regel unterhalb des Briefkopfes.

Der Briefkopf wird grundsätzlich im oberen Drittel eines Briefes platziert.

Du kannst diese Elemente deinem gewünschten Layout anpassen und deinem Brief somit eine individuelle Note verleihen.

In geschäftlichen Schreiben wie in Anschreiben für Bewerbungen solltest du allerdings eine klare Struktur behalten und dich an die üblichen Gestaltungsregeln halten. Andernfalls wirkt dein Brief recht unseriös oder es ist schwer zu erkennen, an wen der Brief adressiert ist.

Der Briefkopf sollte nicht zu groß oder aufdringlich sein, da er nicht das Wichtigste an deinem Brief ist. Es reicht vollkommen aus, wenn die Empfängerin oder der Empfänger anhand des Briefkopfes erkennt, von wem der Brief stammt.

Absender und Empfänger im Briefkopf

Wichtig ist, dass der Briefkopf alle wichtigen Informationen enthält. Die Empfängerin oder der Empfänger soll erkennen von wem der Brief stammt und wie er oder sie diese Person erreichen kann. Dein Briefkopf sollte deshalb die folgenden Angaben enthalten:

Erstes Adressfeld

• Vor- und Nachname der Absenderin / des Absenders
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Wohnort
• gegebenenfalls Telefonnummer
• eventuell E-Mail-Adresse sowie Website

Zweites Adressfeld

• Name des Unternehmens
• Vor- und Nachname der Ansprechpartnerin / des Ansprechpartners
• Straße und Hausnummer
• Postleitzahl und Wohnort

Bei der Gestaltung der Elemente kannst du je nach Empfänger variieren. Häufig wird die Kopfzeile am oberen Rand des Briefes für die Informationen der Absenderin oder des Absenders verwendet.

Das hat zum Beispiel den Vorteil, dass du bei einem Anschreiben für deine Bewerbung mehr Platz für den Text hast. Außerdem sieht es modern und ordentlich aus, wenn du deine Adresse in die Kopfzeile schreibst.

Im Grunde gehören Ort und Datum nicht mehr zum Briefkopf, werden aber häufig noch dazugezählt. Diese Elemente setzt du zudem zwischen Empfänger-Adresse und Betreffzeile beziehungsweise Anrede.

Je nachdem, welches Schreibprogramm du für die Erstellung des Briefkopfes benutzt, können diese Daten automatisch hinzugefügt werden.

Du kannst deinen Briefkopf mit jedem üblichen Schreibprogramm für Computer erstellen. So kannst du beispielsweise auch Word für die Erstellung eines Briefkopfes nutzen und diesen als Vorlage speichern.

Handelt es sich bei dem Brief um ein Kündigungsschreiben, einen Geschäftsbrief oder eine Bewerbung, solltest du bestimmte Regeln beachten und dich bestenfalls an die Normen halten.

Wenn die Empfängerin oder der Empfänger deines Schreibens erkennt, dass du dir Mühe bei der Erstellung gegeben hast, wirst du automatisch ernster genommen.

Geschäftsbrief schreiben: Alles zu Aufbau und Formalia + 10 Tipps.

Tipps zum Erstellen des Briefkopfes

Tipps zum Briefkopf erstellen

Damit sich bei deinem Briefkopf keine Fehler einschleichen und dein Brief professionell wirkt, haben wir in diesem Kapitel einige Tipps zur Erstellung für dich zusammengefasst.

Halte dich an die Normen

Bei formellen Briefen wie für geschäftliche Anliegen oder Bewerbungen gibt es die DIN-Norm 5008. Dabei geht man von einem Briefbogen im DIN A4-Format aus. Der Begriff DIN bedeutet dabei "Deutsche Industrie Norm".

In diesem Fall bezeichnet die DIN 5008 bei der Textverarbeitung die Gestaltungs- und Schreibregeln. Das heißt, dass sowohl Seitenränder, Abstände, die Textausrichtung sowie die Leerzeilen in einem Schreiben festgelegt sind.

Das bedeutet zudem, dass der Brief die Maße 210 Millimeter mal 297 Millimeter besitzt und im Hochformat verwendet wird. Dadurch ergibt sich der Vorteil, dass du den Brief in ebenfalls genormte Hefter und Ringordner abheften kannst und der Briefkopf strukturiert und übersichtlich wirkt.

Die Norm DIN 5008 bezeichnet darüber hinaus bestimmte Regeln für die Gestaltung von Texten. Damit werden zum Beispiel Hervorhebungen, Abkürzungen von Wörtern oder im Allgemeinen die Gestaltung eines Briefes eingeschlossen.

Der Vorteil ergibt sich aus der einheitlichen Formatierung von Briefen, sodass sich die allgemeine Lesbarkeit des Schreibens verbessert. Auch in anderen Ländern nutzt man diese Norm, sodass du sie ebenfalls für Briefe ins Ausland verwenden kannst.

Nutze den oberen Rand des Briefes

Nutze den oberen Rand des Briefes

Der Briefkopf befindet sich stets am oberen Rand deines Schreibens, weshalb du genügend Platz für die Kontaktinformationen oder das Logo eines Unternehmens lassen solltest.

Oft bezeichnet man den Briefkopf als bedeutendes Element sowie das Aushängeschild eines jeden Briefes.

Maximal benötigst du für den Briefkopf sieben Zeilen. Allerdings gibt es zwei verschiedene Formen.

Die erste Form hat eine Briefkopf-Höhe von 27 Millimetern. Die zweite Form hingegen hat eine Höhe von 45 Millimetern. Die zweite Form lässt zudem ausreichend Platz für ein Unternehmenslogo.

Durch die verschiedenen Höhen resultieren verschiedene Positionen für die Adressfelder, Textfelder sowie Falzmarken. Dabei kannst du dich ungefähr an die folgenden Angaben halten.

Erste Briefkopf-Form

• Höhe des Briefkopfes beträgt 27 Millimeter
• 125 Millimeter vom linken Briefrand
• Etwa 20 Millimeter am linken Rand, bevor die Schrift beginnt
• Größe des Adressfeldes für den Empfänger beträgt 45 mal 85 Millimeter
• Die erste Falzmarke beginnt nach 85 Millimetern und die zweite nach 105 Millimetern vom oberen Rand

Zweite Briefkopf-Form

• Höhe des Briefkopfes beträgt 45 Millimeter
• 125 Millimeter vom linken Briefrand
• Etwa 20 Millimeter am linken Rand, bevor die Schrift beginnt
• Größe des Adressfeldes für den Empfänger beträgt 45 mal 85 Millimeter
• Die Falzmarken haben einen Abstand von 105 Millimetern und ebenfalls 105 Millimeter von dem oberen Rand

Nutze Schreibprogramme zum Briefkopf schreiben

Nutze Schreibprogramme zum Briefkopf schreiben

Schreibst du deinen Brief am Computer, verwendest du vermutlich ein gängiges Programm wie Word. Mit solchen Schreibprogrammen kannst du in kurzer Zeit deinen Briefkopf erstellen.

Häufig gibt es für Briefe oder auch Briefköpfe spezielle Vorlagen. Diese kannst du dir in den meisten Fällen kostenlos herunterladen. 

Bei Word öffnest du einfach ein leeres Dokument. Mit einem Doppelklick am oberen Rand des Dokumentes kannst du in die Kopfzeile gelangen und dort deine Absenderdaten einfügen.

Dabei ist es dir überlassen, ob du die Daten links, mittig oder rechts in die Zeile setzt. 

Alternativ kannst du auch auf Briefpapier schreiben und das Logo eines Unternehmens einfügen.

Ändere das Design des Briefkopfes

Hast du die Felder für Absender und Empfänger ausgefüllt, kannst du im Anschluss noch das Design beziehungsweise die Formatierung ändern. So ist es dir im Prinzip frei überlassen, die Schriftgröße, die Art der Schrift, die Schriftfarbe sowie die Auszeichnungen zu ändern. 

Wenn du darauf achtest, dass der Briefkopf am Schluss zum Text passt und du alle Informationen einheitlich aufgeschrieben hast, schafft dies einen guten Eindruck bei der Empfängerin beziehungsweise dem Empfänger. 

Wenn du herausfinden willst, ob die Schriftgröße angemessen ist, solltest du den Brief nach der Erstellung des Briefkopfes erst einmal ausdrucken.

Dann bekommst du eher ein Gefühl dafür, ob die Größe wirklich passt. Am Bildschirm könnte der Eindruck täuschen und die Schrift entweder zu groß oder zu klein für ein Sichtfenster im Briefumschlag sein.

Formalen Brief schreiben: Mit 9 Schritten + 4 Tipps zum Erfolg.

Was du beim Briefkopf vermeiden solltest

Diese Fehler solltest du beim Briefkopf vermeiden

Der Briefkopf sollte so professionell wie möglich aussehen. Andernfalls kann es passieren, dass du nicht ernst genommen wirst oder einen unseriösen Eindruck hinterlässt.

Insbesondere in Bewerbungen solltest du darauf achten, dass in Puncto Stil und Formatierungen alles einheitlich und strukturiert ist.

Damit dir keine Fehler bei der Erstellung deines Briefkopfes unterlaufen, nennen wir dir im Folgenden einige Aspekte, die du besser vermeiden solltest.

Du verwendest verschiedene Farben

Vor allem in geschäftlichen Briefen oder Anschreiben für Bewerbungen solltest du möglichst darauf achten, durchgehend dieselben Schriftfarben zu verwenden. Am besten geeignet ist immer die klassische schwarze Schriftfarbe. 

Abgesehen davon, kommen dunklere Farben seriöser rüber. Zu viele bunte Farben lassen dein Schreiben schnell kindlich wirken und du wirst mit hoher Wahrscheinlichkeit nicht ernst genommen. 

In den meisten Fällen funktionieren die Farben Grau und Schwarz sehr gut. Möchtest du dennoch auf andere Farben zurückgreifen, solltest du bei ähnlichen Farben bleiben oder zumindest Komplementärfarben verwenden.

Deine Schriftgröße ist nicht einheitlich

Wenn du einen Brief schreibst und nicht in jedem Absatz dieselbe Größe für die Schrift verwendet hast, wirkt das beim Lesen eher störend. Bis auf die Betreffzeile solltest du daher zumindest den ganzen Text in einer einheitlichen Schriftgröße verfassen.

Schreibst du den Text beispielsweise in der Größe 11, sollte die Betreffzeile nicht mehr als eine Nummer größer betragen. Dadurch hebst du die Zeile zusätzlich von dem Rest des Brieftextes ab.  

Die Schriftart ist unprofessionell

In den meisten Schreibprogrammen gibt es Schriftarten wie "Times New Roman", "Arial" oder "Calibri". Diese Schriftarten sind meistens schon ausgewählt, wenn du ein leeres Dokument öffnest.

Das hängt damit zusammen, dass sie am häufigsten für geschäftliche Dokumente verwendet werden und im Prinzip immer seriöser als andere Schriftarten wirken.

Privat kannst du sicherlich auch andere Schriftarten nutzen, solltest dies jedoch bei geschäftlichen Schreiben bestmöglich vermeiden. Unter der Auswahl an verschiedenen Schriftstilen gibt es auch welche, die in der Gesellschaft als unprofessionell gelten. Eine davon ist zum Beispiel "Comic Sans". 

Eventuell hast du diese Schriftart schon einmal in der Schule verwendet. In geschäftlichen Situationen hinterlässt diese Schrift jedoch keinen guten Eindruck, weshalb du auf Alternativen ausweichen solltest. 

Achte bei deinem Briefkopf darauf, dass die Schrift gut lesbar ist. So solltest du ebenfalls auf Schriftarten verzichten, die sehr geschnörkelt und "handschriftlich" sind. Probiere gerne einige Schriftarten aus.

Vorlage für einen Briefkopf

Vorlage für einen Briefkopf 

Damit du dir sicher sein kannst, dass dein Briefkopf den Normen entspricht, kannst du dich an unsere Vorlage halten.

Im klassischen Sinne steht der Briefkopf immer linksbündig und enthält die Absender- und Empfänger-Informationen.

Rechtsbündig schreibst du dann das Datum und eventuell den Ort, wenn dieser vom Absenderort abweichen sollte.

Danach folgt die Betreffzeile, in der du kurz und knapp dein Anliegen beschreibst. Dabei solltest du auf das Wort "Betreff" am Anfang verzichten.

Anschließend folgen die höfliche Anrede, der Inhalt deines Briefes sowie am Schluss die Grußformel und deine Unterschrift. Achte darauf, dass du hinter der Anrede das Komma nicht vergisst. Dagegen solltest du das Komma hinter der Grußformel am Schluss des Briefes weglassen.

Dabei könnte dein Brief etwa wie folgt aussehen:

Max Mustermann
Musterstraße 1
12345 Musterstadt
0123 456789
[email protected]

 

(Unternehmen)
Martina Mustermann (Kontaktperson)
Musterstraße 2
12345 Musterstadt

                                                                                                                             (Ort,) Datum

(Betreffzeile)

Sehr geehrte(r) Frau / Herr,

(Text)

Mit freundlichen Grüßen

Unterschrift

Dieser einheitliche Aufbau sorgt dafür, dass dein Schreiben ernst genommen wird und einen professionellen Eindruck bei der Empfängerin oder dem Empfänger hinterlässt. Nutzt du die Betreffzeile, weiß dein Gegenüber außerdem sofort, worum es dir geht und bearbeitet dein Anliegen so schnell wie möglich. 

Abgesehen vom Briefkopf hat auch der Brieftext eine vorgegebene Struktur. So schreibst du in die Einleitung zunächst zwei bis drei erklärende Zeilen.

Danach beschreibst du im Hauptteil dein eigentliches Anliegen und gibst im Schlussteil deine Erwartungen, Forderungen und/oder Hinweise auf das weitere Vorgehen an. 

Damit dein Text auch optisch strukturiert ist, trennst du die verschiedenen Absätze durch Leerzeilen. Dadurch wird dein Schreiben noch einmal übersichtlicher und besser lesbar.

Je nachdem, ob du deinen Brief geschäftlich oder privat schreibst, kannst du an das Ende auch eine andere Schlussformel setzen. So ist zum Beispiel die Grußformel "Liebe Grüße" weitaus persönlicher als "Mit freundlichen Grüßen".

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