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Projektmanagement: 5 Methoden & 8 Tipps zur Umsetzung

In vielen Berufen ist Team- und Projektarbeit an der Tagesordnung. Um ein Projekt erfolgreich abzuschließen, sind häufig Kompetenzen im Projektmanagement gefragt. Wir klären dich über die Arbeitsweise auf und stellen verschiedene Methoden vor.

Projektmanagement ist heutzutage eine gefragte Qualifikation. Viele Berufsbilder erfordern nicht nur Teamfähigkeit, sondern auch Kompetenzen bei der Planung und Steuerung von Projekten. Wie das genau geht, was du beachten musst und welche Methoden es gibt, erfährst du im Folgenden.

Definition von Projektmanagement

Definition von Projektmanagement

Projektmanagement bezeichnet alle Aufgaben, die zur Umsetzung eines Projekts gehören. Dazu gehört die Vorbereitung, das Initiieren, die Planung, Steuerung und das Abschließen eines Projekts. Für diese Prozesse gibt es verschiedene Methoden, dennoch sind viele Vorgehensweisen im Projektmanagement standardisiert. Der Projektmanager übernimmt meist die Aufgabe des Koordinators, der das Projekt als Ganzes im Blick behält und zwischen den Mitarbeitern und Vorgesetzten vermittelt.

In nahezu jedem Beruf sind Fähigkeiten zur Projektplanung und -durchführung sinnvoll. Dennoch ist Projektmanagement vor allem in technischen und naturwissenschaftlichen Bereichen wie beispielsweise der Pharmabranche, Automobilindustrie und dem Bauwesen gefragt. Dabei kannst du dir die Fähigkeiten selbst aneignen oder Projektmanagement sogar studieren. Während es in einigen Studiengängen nur ansatzweise gelehrt wird, gibt es in anderen Fällen ganze Studiengänge, die sich mit dem Thema befassen, unter anderem in Vollzeit, berufsbegleitend oder dual.

Berufseinstieg in das Projektmanagement

Mit Kenntnissen im Bereich Projektmanagement besitzt du eine gefragte Kompetenz, die in vielen Branchen vorteilhaft ist. Als Berufseinsteiger hast du verschiedene Möglichkeiten. Du kannst einerseits mit einem Trainee starten, bei dem du ein oder zwei Jahre Berufserfahrung sammeln und in verschiedene Bereiche hineinschauen kannst. Nach dieser Zeit kannst du oft direkt als Projektmanager einsteigen.

Andererseits bietet auch eine Assistenzstelle einen guten Einstieg in diesen Bereich. Dabei assistierst du einem Projektmanager und kannst von seinen Erfahrungen profitieren. Obwohl du vielfältige und wichtige Aufgaben übernimmst, trägst du nicht die Verantwortung für das Projekt und kannst dich so langsam auf die bevorstehende Tätigkeit als Projektmanager vorbereiten.

Phasen im Projektmanagement

Allgemein untergliedert sich das Projektmanagement in vier verschiedene Phasen, die eine effektive Umsetzung des Projekts gewährleisten. Unter jede Kategorie fallen bestimmte Aufgaben, die in dieser Phase bewältigt werden müssen.

1.Projektdefinition: In der Anfangsphase legst du die Ziele des Projekts fest, mit all ihren Chancen und Risiken. Gleichzeitig solltest du die Ressourcen überschlagen, die für die Umsetzung des Projekts notwendig sind. Wenn das Projekt durchführbar ist, gibt es einen Projektauftrag, mit dem es in die nächste Phase übergeht.

2. Projektplanung: Im nächsten Schritt musst du ein geeignetes Team bilden und alle wichtigen Vorgänge planen. Termine und Abläufe werden festgelegt, ebenso wie das Budget für einzelne Prozesse. Für eine gute Übersichtlichkeit solltest du bestimmte Fixpunkte ausmachen, an denen der Fortschritt mit einem Vergleich des Soll-Ist-Zustands überprüft wird.

3. Projektdurchführung: In dieser entscheidenden Phase kommt es zur Durchführung des entsprechenden Projekts. Dabei solltest du die Fortschritte genauestens überprüfen und mögliche Abweichungen korrigieren, damit das Projekt ohne größere Probleme umgesetzt werden kann. Der Projektplan sollte immer dem gegenwärtigen Zustand des Projekts angepasst werden.

4. Projektabschluss: Damit ein Projekt zum Abschluss kommt, solltest du natürlich dessen Ziele erreichen. In einem Abschlussmeeting kannst du mit dem Team die Ergebnisse und das Vorgehen reflektieren und mögliche Abweichungen vom Ursprungsplan analysieren. Das Ende des Projekts besiegelt oft ein Abschlussbericht.

Je nach gewählter Projektmanagement-Methode können die beschriebenen Schritte neu angeordnet oder teilweise ausgelassen werden, da der Fokus jeweils auf unterschiedlichen Aspekten liegt.

Beliebte Projektmanagement-Methoden

Beliebte Projektmanagement-Methoden

Bevor es jedoch an das entsprechende Projekt geht, solltest du die passende Methode für ein gutes Projektmanagement wählen. Dabei gibt es sowohl moderne als auch erprobte Methoden, die schon seit Jahrzehnten Anwendung finden.

Klassisches Projektmanagement

Klassisches Projektmanagement erfolgt in klar definierten Schritten, die nacheinander abgearbeitet werden. Diese Methode arbeitet mit den vier Grundphasen des Projektmanagements, die aufeinander aufbauen. Am Anfang steht die Initiierung des Projekts an. Erste Schritte zur Umsetzung des Projekts werden in die Wege geleitet. Dazu gehört beispielsweise die Zielfestlegung und die Teambildung. Im nächsten Schritt wird das Projekt genauestens geplant und analysiert. Es wird festgelegt, welche Ressourcen für die Umsetzung benötigt werden und wie viel das Projekt kostet. Im weiteren Schritt wird das Projekt durchgeführt und folglich überwacht und gesteuert. Der letzte Schritt besteht im Abschluss des Projekts.

Beim klassischen Projektmanagement sollte stets der vorherige Schritt abgeschlossen sein, bevor der nächste in Angriff genommen wird, denn die jeweiligen Phasen bauen aufeinander auf. Die Durchführung kann beispielsweise nicht ohne die genaue Planung des Projekts erfolgen. Dabei hältst du dich genauestens an den vorliegenden Plan. Abweichungen sind darum nur im kleinen Umfang möglich. Diese Methode ist aufgrund dessen nur für gut planbare Projekte anwendbar, da sich auch die Risiken erst am Ende des Projekts herausstellen. Am besten geeignet sind kleine Projekte, die nur wenig Zeit in Anspruch nehmen.

Meilensteintrendanalyse

Die Meilensteintrendanalyse fokussiert sich vor allem auf die zeitliche Umsetzung eines Projekts. Dazu werden bestimmte Termine festgelegt, an denen gewisse Aufgaben erledigt sein müssen. Der Soll-Zustand wird dabei mit dem Ist-Zustand verglichen. Es wird also kontinuierlich reflektiert, ob der Zeitplan eingehalten werden kann. Regelmäßige Teammeetings helfen dabei, Probleme und Hindernisse aufzudecken, abgeschlossene Aufgaben zu reflektieren und noch zu erledigende Aufgaben zu besprechen.

Lean-Projektmanagement

Das Lean-Projektmanagement (deutsch: schlankes Projektmanagement) ist ebenfalls eine beliebte Methode, die sich für jedes Unternehmen eignet, das für Innovationen offen ist. Bei dieser Methode stehen zum Einen die Kunden und zum Anderen die Ressourcen im Vordergrund. Während die Kunden einen gewissen Wert aus dem Projekt ziehen sollen, sollten so wenig Ressourcen wie möglich verschwendet werden. Dabei unterscheidet man zwischen verschiedenen Arten von Ressourcenverschwendung. Im gewissen Maße wertlos sind beispielsweise Wartezeiten, Überproduktion oder Transportwege. Auch Abweichungen und Störungen oder eine Überlastung beziehungsweise Unterforderung der Mitarbeiter kann eine solche Ressourcenverschwendung darstellen.

Agiles Projektmanagement

Agiles Projektmanagement

Das agile Projektmanagement ist eine relativ moderne Variante des Projektmanagements, die besonders flexibles Arbeiten begünstigt. Auch hier steht wieder der Kunde im Mittelpunkt des Projekts. Damit das Projekt reibungslos verläuft, setzt diese Methode auf eine offene Kommunikation untereinander. Die Mitarbeiter und Projektleiter tauschen sich regelmäßig aus, so dass jeder über das gleiche Wissen verfügt. Die einzelnen Mitarbeiter treffen Entscheidungen selbstständig und übernehmen Verantwortung für ihre Handlungen. So können Prozesse konstant reflektiert und weiterentwickelt werden. Diese Methode ist besonders für risikoreiche und große Projekte geeignet, die mit einer gewissen Komplexität einhergehen.

Kanban

Die beliebteste Variante des agilen Projektmanagements ist die Kanban-Methode, die vor allem auf gute Teamarbeit Wert legt. Darum werden täglich Teammeetings abgehalten, in denen sich die Mitarbeiter über ihre Fortschritte austauschen können. Bei dieser Methode wird mit sogenannten Kanban-Boards gearbeitet, die in drei Kategorien unterteilt werden. Alle zu erledigenden Aufgaben, die sogenannten To-Dos, stehen auf der linken Seite des Boards. Wird eine Aufgabe bearbeitet, sollte sie in der Mitte des Boards stehen, unter der Kategorie Doing. Ist die Aufgabe schließlich abgeschlossen, kommt sie auf die rechte Seite des Boards und wird als Done markiert.

Die Reihenfolge, in der die Mitarbeiter die Aufgaben erledigen, ist frei wählbar, da die Aufgaben nicht aufeinander aufbauen. Allerdings sollten nicht zu viele Aufgaben zeitgleich in einer Spalte stehen. So entsteht ein Aufgabenstau, der die Effektivität der Methode minimiert. Darum sollten gewisse Aufgaben bevorzugt werden.

Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

Tipps für erfolgreiches Projektmanagement

Für ein erfolgreiches Projektmanagement musst du jedoch nicht nur die richtige Methode auswählen, sondern auch bestimmte Grundlagen und Verhaltensweisen berücksichtigen, damit das Projekt optimal funktionieren kann. Wenn du also ein bestimmtes Projekt durchführen möchtest, können dich die folgenden Tipps in deinem Vorhaben unterstützen.

Smarte Ziele festlegen

Bevor du das Projekt startest, solltest du erst einmal festlegen, was du genau erreichen möchtest. Ein Projekt dient immer einem gewissen Zweck, beispielsweise einer Problemlösung. Vor dem Beginn dieses Projekts solltest du dir diesem Zweck bewusst sein. Dabei kannst du nach dem SMART-Prinzip vorgehen. Mit dem SMART-Prinzip legst du deine Ziele nach fünf Faktoren fest, die das Ziel greifbar machen und detailliert darstellen. Diese Faktoren sind:

  • Spezifisch: Was ist das Ziel genau?
  • Messbar: An welchem Faktor soll das Ziel gemessen werden?
  • Attraktiv: Warum soll das Ziel erreicht werden?
  • Realistisch: Ist das Ziel überhaupt realisierbar?
  • Terminiert: In welchem Zeitrahmen soll das Ziel erreicht werden?

Wenn du diese Fragen beantwortet hast, steht dein Ziel mit allen Einzelheiten fest. Im weiteren Verlauf kannst du nun an diesem Ziel arbeiten.

Projektmanagement-Software nutzen

Bei der Umsetzung deines Projekts kann dich eine Projektmanagement-Software unterstützen. Diese erleichtert dir die Kontrolle und Reflexion deiner Projekte, wenn du das Projekt und seine Kosten detailliert einträgst. Mögliche Fehlplanungen kannst du so schneller erkennen und gezielt beheben. Einige Programme ermöglichen darüber hinaus interne Kommunikationswege, so dass die einzelnen Mitarbeiter mithilfe der Projektmanagement-Software kommunizieren können. Ein zusätzliches Kommunikationstool ist dann nicht mehr notwendig, was für mehr Übersichtlichkeit sorgt.

Ein gutes Team zusammenstellen

Um ein Projekt erfolgreich umzusetzen, ist in den meisten Fällen ein spezielles Team notwendig, mit dem du deinen Plan in die Tat umsetzen kannst. Bei der Teambildung solltest du den Projektablauf und das Ziel im Hinterkopf haben, denn die Fähigkeiten deines Teams sollten sich optimal ergänzen und dem Ziel förderlich sein. Hast du deine Teammitglieder ausgewählt, solltest du relativ schnell klarmachen, wo die Verantwortungsbereiche liegen und wer in welchem Bereich arbeitet. Klare Strukturen sind wichtig, um mögliche Konflikte zu vermeiden, die beispielsweise entstehen, wenn die Aufgabenbereich nicht klar unterteilt sind.

Damit die einzelnen Teammitglieder sich besser kennenlernen, eignen sich verschiedene Teambuilding-Maßnahmen am Anfang des Projekts. Das sorgt nicht nur für ein besseres Arbeitsklima, sondern auch für Motivation und Teamgeist. Welche Teambuilding-Maßnahmen es genau gibt und welche Vorteile sie haben, erfährst du hier.

Kosten planen

Kosten planen

Damit dein Projekt nicht mehr kostet, als es nutzt, solltest du bereits am Anfang die Kosten festlegen. Überschlage grob, wie viel die einzelnen Prozesse kosten könnten und vergleiche dies mit deinem bereitgestellten Budget. Während des gesamten Projekts solltest du die Kosten immer im Blick haben und mit deiner anfänglichen Kostenaufstellung vergleichen. Fallen die tatsächlichen Kosten höher aus, als du geplant hast, solltest du die Prozesse umgehend anpassen, damit du dein Projekt bis zum Ende durchführen kannst.

Kommunikationswege festlegen

Kommunikation spielt beim Erfolg deines Projekts eine essentielle Rolle. Die Mitarbeiter müssen sich untereinander abstimmen und wissen, an welchen Prozessen aktuell gearbeitet wird. Um dies zu kommunizieren, bieten sich verschiedene Methoden an. Zum Einen kann dies über eine Projektmanagement-Software erfolgen, bei der die einzelnen Mitarbeiter ihre Aufgaben eintragen. Zum Anderen können regelmäßige Teammeetings die Fortschritte festhalten.

Einige Projektmanagement-Methoden arbeiten mit speziellen Werkzeugen, die die Kommunikation erheblich erleichtern. So gibt es bei der Kanban-Methode ein spezielles Kanban-Board, das entweder digital oder manuell dargestellt werden kann. Hier werden die Aufgaben und Prozesse in drei Spalten festgehalten, was für die Mitarbeiter besonders übersichtlich ist. Das Kanban-Board ähnelt im Aufbau der klassischen To-Do-Liste.

Regelmäßige Feedback-Gespräche und Teammeetings

Die Kommunikation kann außerdem durch regelmäßige Feedback-Gespräche und Teammeetings verbessert werden. Besonders die Kommunikation zwischen Teamleiter und Mitarbeitern profitiert von diesen Kommunikationswegen. Dabei sollten nicht nur Kritik geäußert, sondern auch positive Aspekte hervorgehoben werden, beispielsweise wenn das Projekt noch im Zeitplan liegt. Der Abschluss des Projekts aber auch die entsprechenden Zwischenschritte sollte das Team gebührend feiern, um motiviert zu bleiben. Drohen Probleme oder Schwierigkeiten, kannst du in Teammeetings auf die aufkommenden Hindernisse hinweisen, so dass die Mitarbeiter dem Problem schnellstmöglich entgegen wirken können.

Risiken erkennen

Risiken erkennen

Bei einigen Projektmanagement-Methoden erkennst du die Risiken erst nach der Beendigung des Projekts. Besser ist es jedoch, dich schon anfangs mit den möglichen Risiken auseinanderzusetzen. Überlege dir bestenfalls einen Notfall-Plan, den du bei bestimmten Szenarien einsetzen kannst, um beispielsweise großen Verlusten entgegen zu wirken. Versuche dir schon zu Beginn für verschiedene Szenarien Lösungen auszudenken, damit du sie im Akutfall schnell anwenden kannst.

Prozesse reflektieren

Obwohl du schon anfangs die einzelnen Schritte genauestens geplant haben solltest, ist die konstante Reflexion und Prüfung der Fortschritte deines Projekts ebenso wichtig. Dein Projekt hat größere Erfolgschancen, wenn du vor jeder Phase den Ist-Zustand deines Projekts mit dem Soll-Zustand vergleichst. Gibt es Abweichungen von dem Ursprungsplan, solltest du schnellstmöglich Anpassungen vornehmen. Verschiebst du die Reflexion immer weiter nach hinten, kannst du einige Probleme mitunter nicht mehr rechtzeitig lösen und das Projekt findet so keinen Abschluss.

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