Lean Management: 4 Methoden & 5 Tipps zur Umsetzung
Christin Gruber-Scheuermann
(Fachredakteurin)
Unternehmen setzen Lean Management ein, um ihre Prozesse zu verbessern. Das Konzept des "schlanken" Managements zielt darauf ab, jede Art von Verschwendung zu vermeiden und dadurch Kosten zu senken.
Im Folgenden haben wir die Definition von Lean Management, zeigen wichtige Methoden und haben Tipps.
Lean Management verfolgt das Ziel, mit möglichst wenig Arbeitseinsatz das bestmögliche Ergebnis in kürzester Zeit zu erreichen. Neben der Produktion findest du diesen Ansatz auch in der Büroorganisation und Logistik.
Was Lean Management ist: Definition und Prinzipien
Lean Management: Definition und Prinzipien
Mitte des 20. Jahrhunderts suchte der japanische Autohersteller Toyota nach einer Möglichkeit, seine Produktionsabläufe und das gesamte damit verbundene Verfahren zu verbessern.
Als Vorbild diente die Serienfertigung des US-amerikanischen Autoherstellers Ford.
Toyota entwickelte diese Ideen weiter und es entstand eine neuartige Denkweise, die in den darauffolgenden Jahrzehnten immer mehr Produktionssysteme eroberte.
Lean Management breitete sich wegen der hohen Effektivität rasant in der ganzen Welt aus.
Definition von Lean Management
Lean Management heißt auf Deutsch so viel wie "schlankes" Management. Es geht darum, "Werte ohne Verschwendung" zu schaffen. Überflüssige Tätigkeiten werden zum Beispiel als Verschwendung angesehen, ebenso wie unproduktive Arbeits- und Produktionsweisen.
Der Lean Management Ansatz zielt darauf ab, Prozessabläufe zu optimieren und zu verkürzen. Dadurch sollen Fehler vermieden und Kosten gespart werden. Im Vordergrund steht jedoch immer das Ziel, dem Kunden die bestmögliche Qualität anzubieten.
Ein wichtiger Punkt im Lean Management ist der richtige Umgang mit Fehlern. Sie werden als Chance angesehen, um daraus zu lernen und sich stetig weiter zu verbessern.
Der kontinuierliche Verbesserungsprozess sorgt dafür, dass Abläufe und Prozesse effektiver werden. Folglich können Kundenwünsche immer besser bedient werden.
Welche Lean Management Prinzipien es gibt
Jede Maßnahme im Lean Management beginnt mit der objektiven Analyse des Ist-Zustands anhand von Zahlen, Daten und Fakten. Dadurch kannst du erkennen, wo es im Prozessablauf zum Stau kommt und welchen Verbesserungsbedarf es gibt.
Es gibt fünf Grundprinzipien, die du bei allen Lean Management Maßnahmen beachten solltest.
Wert aus Sicht der Kundschaft ermitteln
Ermittle den Wert aus Sicht der Kundschaft
Beim Lean Management stehen die Bedürfnisse des Kunden an erster Stelle und bilden die Grundlage für alle weiteren Abläufe.
Deswegen solltest du immer aus der Sicht der Kundin oder des Kunden handeln und alle Maßnahmen bestmöglich darauf abstimmen.
Wertstrom des Produktes oder Arbeitsvorgangs identifizieren
Zum Wertstrom gehören alle erforderlichen Schritte, die bis zur Fertigstellung des Produkts oder Beenden eines Arbeitsvorgangs anfallen. Wichtig ist, dass du die Abläufe in Teilbereiche zerlegst und diese anschließend gründlich analysierst.
Danach musst du sämtliche Prozesse an diesem Wertstrom ausrichten.
Das Fluss-Prinzip anwenden
Im Lean Management geht es darum, den Wertstrom im ständigen Fluss zu halten. Unterbrechungen und Verzögerungen innerhalb des Wertstroms gilt es zu vermieden. Dazu reicht es nicht aus, die einzelnen Produktions- oder Arbeitsschritte zu optimieren.
Auch die Zusammenarbeit der einzelnen Abteilungen solltest du stets im Auge behalten.
Nach dem Pull-Prinzip die Wertschöpfungskette rückwärts ausrichten
Jede Aktivität im Lean Management geht vom Startpunkt der Kundschaft aus. Demnach ist zum Beispiel eine bestmögliche Auslastung kein Grund für eine Aktion. Ausgangspunkt sollte die Bestellung der Kundin oder des Kunden oder der akute Bedarf einer Arbeitsleistung sein.
Die Kunden ziehen (englisch: pull) den Wert. Du solltest mit der Produktion erst starten, wenn Nachfrage besteht.
Perfektion anstreben
Da es den perfekten Zustand nicht gibt, hört der Lean Management Prozess nie auf. Du solltest eine kontinuierliche Verbesserung anstreben und Abläufe laufend weiter optimieren. Nur so kannst du bestmögliche Ergebnisse erzielen.
Wichtige Methoden im Lean Management
Diese Methoden gibt es im Lean Management
Es gibt zahlreiche Methoden, die im Lean Management zur Verfügung stehen.
Sie helfen dir dabei, komplexe Zusammenhänge und Prozesse transparent abzubilden und Verbesserungsmöglichkeiten sowie Verschwendungen festzustellen.
Auch wenn einzelne Methoden auf den ersten Blick wie eine praktische Handlungsanleitung erscheinen, solltest du den ganzheitlichen Ansatz nie aus den Augen verlieren.
Für verschiedene Situationen eignen sich die Methoden unterschiedlich gut. Deswegen solltest du sie bei Bedarf kombinieren.
Hier stellen wir dir vier wichtige Lean Management Methoden vor und zeigen, für welche Arbeitsbereiche du sie einsetzen kannst.
Wertstromanalyse – Value Stream Mapping (VSM)
Bei einer Wertstromanalyse werden Material- und Informationsflüsse innerhalb einer Organisation bildlich dargestellt. Es handelt sich um eine "Landkarte der Arbeit", die wertschöpfende und nicht-wertschöpfende Prozesse sichtbar macht.
Im Lean Management ist die Wertstromanalyse eine nützliche Grundlage. Zur Verbesserung von Prozessen musst du dich mit der Ausgangssituation auseinandersetzen.
Die Prozesskarte gibt dir einen Überblick über die Prozesse, damit du Schwachstellen entdecken und erste Schlussfolgerungen ableiten kannst.
Um einen Gesamtüberblick zu erhalten, solltest du immer den kompletten Wertstrom darstellen. In der Produktion veranschaulicht deine Wertstromanalyse alle Prozesse vom Lieferanten bis hin zur Kundin oder zum Kunden.
Geht es um einen Arbeitsvorgang im Büro, solltest du ebenfalls alle Prozesse inklusive der Schnittstellen zu anderen Abteilungen darstellen.
Die Wertstromanalyse ist eine gute Methode für den Unternehmensbereich Produktion, wo materielle Güter gefertigt und montiert werden. Für Prozesse mit variantenreichem Artikelspektrum ist sie jedoch ungeeignet, da du nur eine begrenzte Anzahl von Teilströmen darstellen kannst.
Weitere Anwendungsbeispiele sind zum Beispiel Dienstleistungen, Software-Produkte, Arbeitsvorgänge wie Operationen oder Prozesse innerhalb der Logistik.
So gehst du bei einer Wertstromanalyse vor:
1. Beobachte vor Ort den Ist-Prozess
2. Stelle alle notwendigen Daten und relevanten Informationen zusammen
3. Erstelle ein Wertstrom-Diagramm (Prozesskarte)
4. Bewerte die Ausgangssituation und führe eine Analyse durch
5. Suche nach Schwachstellen und entwickle Verbesserungsmöglichkeiten
6. Gestalte den Prozess neu und stelle den Soll-Prozess bildlich dar
7. Erstelle eine Entscheidungsvorlage und einen Maßnahmenplan für die nötigen Änderungen
Die 5S-Methode
Die 5S-Methode
Nach der 5S-Methode sorgt ein aufgeräumter, sortierter, gut organisierter und standardisierter Arbeitsbereich für bessere Ergebnisse.
Das Ziel ist eine dauerhafte Sauberkeit und Ordnung am Arbeitsplatz, um die Qualität der Arbeitsleistung zu steigern.
Es geht um den Arbeitsplatz an sich, aber auch um das Aufräumen in den Köpfen der Mitarbeitenden. Um das tägliche Chaos bewältigen zu können, müssen sich Mitarbeitende auf das Wesentliche konzentrieren.
Unnötige Ablenkungen führen zu einem Abfall der Arbeitsleistung, was im Lean Management als Verschwendung angesehen wird.
Die 5S-Methode eignet sich hervorragend zur Arbeitsplatzorganisation. Du kannst sie sowohl in der Verwaltung einsetzen als auch an jedem anderen Arbeitsplatz.
Die folgenden fünf Stufen gehören zur 5S-Methode.
Sortieren
Entferne alle nicht mehr benötigten Gegenstände von deinem Arbeitsplatz. So wird dein Arbeitsbereich übersichtlicher und du sparst dir Zeit bei der Suche nach Unterlagen oder Gegenständen.
Hier erhältst du Tipps zum Aufräumen.
Systematisieren
Bringe System in die Dinge, die auf deinem Schreibtisch liegen oder die zu deinem Arbeitsbereich gehören. Eine Anordnung nach Wichtigkeit erleichtert den Arbeitsalltag.
Säubern
Die Säuberung deiner Arbeitsmaterialien und deines Arbeitsplatzes trägt zur Ordnung bei. So kannst du Fehler, Abnutzungen und Mängel schneller erkennen.
Standardisieren
Mache die drei oben genannten Schritte zur dauerhaften Regel und entwickle einen Standard daraus: Nach Beendigung deiner Tätigkeit räumst du deinen Arbeitsplatz auf und säuberst ihn, um dich wieder voll auf neue Aufgaben konzentrieren zu können.
Selbstdisziplin
Überprüfe regelmäßig deine Selbstdisziplin. Es ist wichtig, dass du dauerhaft zum Erhalt der Ordnung und Sauberkeit beiträgst. Eine Überprüfung durch deine Führungskraft kann mitunter sinnvoll sein, um Abweichungen besser zu erkennen und eine nachhaltige Verbesserung zu erreichen.
PDCA-Zyklus: Plan, Do, Check, Act
Das ist der PDCA-Zyklus
Der PDCA-Zyklus (auch Demingkreis genannt) ist eine Lean Management Methode, mit der du nicht funktionierende Teilbereiche eines Prozesses genauer untersuchen kannst.
Ziel ist die kontinuierliche Verbesserung von Produkten, Arbeitsleistungen oder Abläufen.
Du kannst den PDCA-Zyklus für jede Art von Prozess anwenden. Da Prozesse nie sofort perfekt sind, solltest du die einzelnen Phasen öfter durchlaufen.
So kannst du neu entstandene Schwachstellen aufdecken und den Prozess fortlaufend weiter optimieren.
Diese vier Phasen werden im PDCA-Zyklus durchlaufen.
Plan (Planen)
In der Planungsphase analysierst du die Ausgangssituation. Du musst das Problem genau definieren und Ziele festlegen, die du erreichen möchtest. In dieser Phase erarbeitest du bereits Strategien und Maßnahmen, mit denen du das Problem bestmöglich beheben kannst.
Do (Tun)
Ist die Planungsphase abgeschlossen, kannst du die erarbeiteten Strategien und Maßnahmen in die Tat umsetzen. Du erzielst bessere Ergebnisse, wenn du vor der kompletten Umsetzung mit einer Testphase startest. Diese Erfahrungen sind eine wertvolle Grundlage für den Veränderungsprozess.
Check (Überprüfen)
In der Check-Phase überprüfst du, ob die umgesetzten Verbesserungsprozesse die gewünschten Ergebnisse liefern. Ist dies nicht der Fall, startest du den PDCA-Zyklus von Neuem und suchst nach Maßnahmen, mit denen du deine Ziele erreichen kannst.
War die Maßnahme dagegen erfolgreich, gehst du über zur Phase "Act".
Act (Handeln)
Im letzten Schritt geht es darum, die umgesetzten Verbesserungsmaßnahmen zu analysieren. Haben die Veränderungen die in der Planungsphase festgelegten Ziele erreicht, ist es Zeit zu handeln.
Damit die verbesserten Prozesse nicht verloren gehen, musst du sie als Standard für den jeweiligen Prozess einführen.
Kaizen – Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)
Kaizen – Veränderung zum Besseren
Der Begriff Kaizen stammt aus dem Japanischen und setzt sich zusammen aus den Wörtern "Kai" (Veränderung) und "Zen" (zum Besseren).
Kaizen ist eine Weiterentwicklung des PDCA-Zyklus von Deming und baut auf dessen Grundgedanken auf.
Bei Kaizen geht es um die schrittweise und stetige Verbesserung und Perfektionierung von Prozessen.
Die Methode trägt zur ständigen Verbesserung bei und wird bei uns auch als Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) bezeichnet.
In vielen Unternehmen ist Kaizen der wesentliche Grundgedanke der Lean Management Philosophie. Indem alle Mitarbeitenden und Führungskräfte in den Änderungsprozess integriert werden, ergeben sich viele kleine Verbesserungen, die in der Summe Großes bewirken.
Da Kaizen einfach anwendbar ist und für Unternehmen große Erfolge ermöglicht, wird diese Methode in der Wirtschaft häufig angewandt. Vor allem in der langfristigen Wettbewerbsstrategie von Unternehmen spielt Kaizen eine wichtige Rolle.
Auch in der Büroorganisation ist Kaizen eine bewährte Methode. Die folgenden wesentlichen Grundlagen verfolgt die Methode Kaizen.
Prozessorientierung
Bei Kaizen legst du den Fokus nicht auf das bestmögliche Ergebnis, sondern betrachtest den Weg dorthin. Hierzu solltest du den Prozessablauf kritisch prüfen und Verbesserungsmöglichkeiten suchen. Wichtig ist die Dokumentation des Prozesses.
Kundenorientierung
Der Kaizen-Ansatz unterscheidet zwischen internen und externen Kundinnen und Kunden. Interne Kundschaft können zum Beispiel andere Abteilungen in deinem Unternehmen sein. Externe Kundinnen und Kunden sind Endverbraucher oder Auftraggeber.
Probleme innerhalb eines Unternehmens treten häufig an Schnittstellen zu anderen Abteilungen auf. Das ist ein guter Anknüpfungspunkt für Kaizen.
Beziehe alle Fachbereiche in den Verbesserungsprozess mit ein, damit der einzelne Mitarbeitende ein Verständnis für die Prozessabläufe gewinnt und die Bedürfnisse der Kundinnen und Kunden versteht.
Diese Vorgehensweise trägt dazu bei, die Qualität zu sichern und zu steigern, was zu einer hohen Kundenzufriedenheit führt. Kundenbefragungen sind zudem ein gutes Mittel, um Mängel zu beseitigen und die Leistung weiter zu verbessern.
Qualitätsorientierung
Qualitätsorientierung
Ein wichtiger Aspekt von Kaizen ist die Entwicklung eines hohen Qualitätsstandards. Deswegen solltest du die Produktqualität anhand präziser Qualitätskennzahlen und aufwändiger Messverfahren überprüfen.
Auch Arbeitsabläufe solltest du einer strengen Qualitätskontrolle unterziehen.
Kritikorientierung
Da Kritik als Chance zur Verbesserung angesehen wird, ist sie bei Kaizen ausdrücklich erwünscht. Motiviere Mitarbeitende dazu, Verbesserungsvorschläge einzubringen.
Erweist sich ein Vorschlag als nützlich, wird er in die Unternehmensprozesse aufgenommen. So ergibt sich ein ständiger Kreislauf der Verbesserungen, den du nach der Methode des PDCA-Zyklus (siehe oben) umsetzen kannst.
Hier erklären wir, wie du deine Motivation steigerst.
Standardisierung
Hat sich eine Verbesserung bewährt, kannst du sie als neuen Standard festlegen und dauerhaft in den Prozess integrieren. Ist die Standardisierung komplett abgeschlossen, ist es Zeit für neue Ideen. Indem du stets weitere Verbesserungen anstrebst, steigerst du die Qualität fortlaufend.
Tipps zur Umsetzung von Lean Management
Lean Management ist ein Management-Ansatz, mit dem du Arbeitsprozesse nachhaltig verbessern kannst. Damit deine Lean Management Maßnahmen den gewünschten Erfolg erzielen, gilt es einiges zu beachten. Im Folgenden haben wir Tipps zur Umsetzung.
Stelle ein motiviertes Team zusammen
Stelle ein motiviertes Team zusammen
Die Mitarbeitenden sind ein wichtiger Faktor im Lean Management. Stelle frühzeitig ein motiviertes Team zusammen und erkläre den Lean-Gedanken.
Die Team-Mitglieder müssen die Vorteile verstehen, die mit den Prozessänderungen einhergehen.
Für die Motivation ist es gut, wenn sich die Team-Mitglieder freiwillig für die Aufgabe melden. Suche Personen aus, die in ihren Abteilungen Einfluss auf andere Mitarbeitende haben.
Das können zum Beispiel leitende Angestellte oder gut vernetzte Kolleginnen und Kollegen sein.
Steht dein Team, mache es mit den Lean Management Prinzipien vertraut. Diese findest du in diesem Beitrag weiter oben. Stelle sicher, dass dein Team die Prinzipien akzeptiert und verinnerlicht.
Zerlege Prozesse in Teilbereiche
Große, lang angelegte Verbesserungsprozesse können schnell zu einer Überforderung des Teams führen. Um die Team-Mitglieder nicht zu überlasten, solltest du Prozesse in Teilbereiche zerlegen.
Außerdem solltest du zu viel Veränderung auf einmal vermeiden. Durch die schrittweise Einführung von Veränderungsprozessen ermöglichst du schnelle Teilerfolge. Diese sogenannten "Low hanging fruits (tiefhängende Früchte)" erhöhen die Motivation deines Teams.
Sorge für "Flow" und beseitige Engpässe
Im Lean Management ist es wichtig, dass Prozesse reibungslos und ohne Unterbrechungen ablaufen. Deswegen solltest du Engpässe erkennen und möglichst beseitigen.
Der Prozess kann ins Stocken geraten, weil Projektbeteiligte ihre Aufgaben nicht rechtzeitig erledigen oder weil in bestimmten Prozessphasen nicht genügend Personal zur Verfügung steht. Manchmal ist auch eine schlechte Verteilung der Aufgaben die Ursache für Engpässe.
Begrenze die Menge an Arbeit der einzelnen Team-Mitglieder und einigt euch gemeinsam auf akzeptable Limits. Multitasking kann sich schädlich auf die Produktivität auswirken und ist deswegen zu vermeiden.
Da es im Lean Management immer um maximale Produktivität geht, sollte jedes Team-Mitglied die optimale Menge an Arbeit zugewiesen bekommen.
Strukturiere deine täglichen Aufgaben
Strukturiere deine Aufgaben
Der Lean Management Ansatz strebt stets optimale Ergebnisse an. Maximale Leistung kannst du aber nur erbringen, wenn du geplant vorgehst und eine Überlastung vermeidest.
Strukturiere deswegen deine täglichen Aufgaben und teile sie nach Wichtigkeit und Dringlichkeit ein. Besonders dringende und wichtige Aufgaben solltest du sofort angehen.
Nicht so dringende und eher unwichtige Aufgaben kannst du später erledigen oder an dein Team übergeben.
Tagesziele helfen dir außerdem dabei, deine Arbeit zu strukturieren. Setze dir ein realistisches Ziel, was du am Ende des Arbeitstages erreicht haben möchtest.
Strebe stetige Verbesserung an
Der ständige Verbesserungsprozess ist untrennbar mit dem Lean Management verbunden. Richte deswegen alle Aktivitäten darauf aus, den Wert von Prozessen aus Kundensicht stetig zu verbessern.
Das Lean Management Team spielt eine wichtige Rolle im Veränderungsprozess. Die Arbeitsleistung der Team-Mitglieder hängt davon ab, wie sehr sie sich mit dem Verbesserungsprozess identifizieren. Je mehr Verantwortung und Freiheiten die Team-Mitglieder haben, desto höher ist ihre Motivation.
Der Einsatz von Lean Management Methoden trägt zudem zu der stetigen Verbesserung von Prozessen bei. Achte auf den sinnvollen Einsatz der verschiedenen Methoden und prüfe, wo sie sich gegenseitig positiv ergänzen, um noch bessere Ergebnisse für die Kundin oder den Kunden zu erreichen.
Hier erfährst du alles über das Change Management.
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