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Geschäftsbrief schreiben: Alles zu Aufbau und Formalia + 10 Tipps

Ein Geschäftsbrief repräsentiert das Unternehmen und kann über Erfolg und Misserfolg entscheiden. Er kann das Anliegen professionell wirken lassen oder lässt Kunden und Partner aufgrund von Fehlern an der Seriosität der Firma zweifeln. Wir haben alles zu Aufbau und Formalia und 10 Tipps für dich, mit denen du klassische Fehler vermeidest.


Geschäftsbrief: Eine Definition

Der Geschäftsbrief – eine Definition

Ein Geschäftsbrief ist nichts anderes als ein Brief, der sich mit einem Geschäft zwischen zwei Parteien befasst. Die geschäftliche Kommunikation per Post kann entweder zwischen zwei Unternehmen (Business-to-Business) oder einem Unternehmen und Privatpersonen beziehungsweise Kunden stattfinden (Business-to-Consumer). Wenn Privatpersonen sich Briefe schreiben, gibt es zwar auch die offiziellen Brief-Formalia (z.B. Anschrift, Absender, Anrede, Grußformel), doch diese müssen lange nicht so streng eingehalten werden wie bei einem Geschäftsbrief.

Ein weiterer Unterschied besteht im sprachlichen Ausdruck. Wenn zwei Menschen privat per Post kommunizieren, ist es egal, welche Sprache sie benutzen. Kaum jemand wird sich an saloppen Formulierungen stören oder einen schlechten Eindruck der Person bekommen, nur weil sie eine Grußformel vergessen hat. Ein Geschäftsbrief sollte hingegen immer sachlich sein und alle Formalia einhalten, damit Seriosität gewährleistet werden kann. Mehr Tipps dazu, wie du einen formalen Brief schreibst, findest du hier.

Formalia für einen Geschäftsbrief

Formalia für einen Geschäftsbrief

Ein Geschäftsbrief wird in der Regel in DIN 5008 verfasst. Er geht von einer DIN-A4 Seite aus, lässt sich deshalb wie üblich durch eine Dreiteilung der Seite falten und passt so optimal in einen länglichen Briefumschlag, der für geschäftliche Post üblich ist. Diese formale Vorgabe umfasst feste Regeln für das Schreiben und die Gestaltung von Briefvorlagen. So erübrigt sich die Fragen nach individuellen Abständen. Unternehmen sind nicht darauf angewiesen, eigene Standards für ihre Briefe zu entwickeln, sondern richten sich einfach nach den offiziellen Vorgaben. Im Folgenden erfährst du alles über Seitenränder, Schriftgröße und Schriftart.

Seitenränder

Die Seitenränder gehen von einem DIN-A4-Blatt aus. Du kannst sie bei MS Word oder Open Office ganz einfach einstellen. Wenn du nicht weißt, wie genau das geht, gib einfach „Seitenränder“ bei der Suchfunktion in deinem Schreibprogramm ein. Gängige Vorgaben für DIN-5008-Seitenränder sind:

  • oben: 4,5 cm
  • unten: 2,5 cm
  • links: 2,5 cm
  • rechts: 2 cm (mindestens 1,5 cm)

Schriftgröße und Schriftart

Der Geschäftsbrief wird üblicherweise in der Schriftgröße 12 oder 11 Punkt geschrieben, kleiner sollte es nicht sein, da der Brief sonst anstrengend zu lesen ist. Die Größe kann auch von der Schriftart abhängen. Für Times New Roman gilt in der Regel 12, für Arial 11 Punkt. Diese beiden Schriftarten haben sich mit der Zeit fest etabliert, da sie gut lesbar und schlicht sind.

MS Word bietet oft die Standard-Alternative Calibri an. Auch das ist in Ordnung, solange eine schlichte und seriöse Schrift ohne Ausschmückungen verwendet wird. Wenn du unsicher bezüglich der Schriftgröße bist, kannst du einen oder zwei Probedrucke machen und schauen, was für dich angenehmer zu lesen ist.

Aufbau eines Geschäftsbriefes

Geschäftsbriefe haben einen festen Aufbau, der den Schreibern dabei hilft, eine seriöse Struktur einzuhalten, die der Norm entspricht. Im Folgenden informieren wir dich über Briefkopf, Betreffzeile, Anrede, den Fließtext, die Grußformel und die Fußzeile eines Geschäftsbriefes.

Der Briefkopf

Der Briefkopf befindet sich ganz oben auf der DIN-A4-Seite. Er wird zuerst angeschaut und sollte deshalb immer seriös, formell und korrekt gestaltet sein. Deine Anschrift oder die Anschrift deines Unternehmens steht regulär oben links, mittlerweile ist es ebenfalls in Ordnung die Anschrift des Absenders rechtsbündig oder mittig zu formatieren. Gib in dieser Reihenfolge deinen Namen, deine Anschrift und deine Telefonnummer und/oder E-Mail an. Hier ein Beispiel:

  • Musterfirma
    Melissa Mustermann
    Musterweg 123
    11223 Musterhausen
    Tel.: 0123 45678910
    E-Mail: mel.muster@mustermail.de

Drei Zeilen unter deinen Angaben ist es üblich, alle Angaben des Empfängers zu machen. Orientiere dich hierzu an dem vorherigen Beispiel. Die Angaben sollten immer linksbündig sein und eine Breite von 8,5 cm nicht überschreiten, da sie sonst nicht mehr geeignet für das Sichtfenster des Briefs sind, das viele geschäftliche Briefumschläge haben. Die Briefumschläge mit Sichtfenster folgen dem Standard DIN-C6.

Die Kontaktdaten des Absenders und des Empfängers sollten neun Zeilen nicht überschreiten, das entspricht 4,5 cm. Wenn es zu eng wird, ist es vorteilhaft deine Daten nach rechts oben zu setzen und die Daten des Empfängers versetzt links, so sparst du vielleicht die ein oder andere Zeile, die eure Angaben sonst trennen würde. Nachdem die Daten beider Parteien angegeben wurden, folgen rechtsbündig Ort und Datum mit einer Zeile Abstand.

Die Betreffzeile

Die Betreffzeile folgt nach Ort und Datum mit einem Abstand von zwei Leerzeilen. Um sie hervorzuheben, dürfen Fettdruck oder eine größere Schrift (13 oder 14 Punkt) verwendet werden. Der Betreff sollte immer kurz und aussagekräftig sein und niemals länger als zwei Zeilen. Die Wortwahl entscheidet darüber, ob der Leser positiv oder negativ gestimmt ist, wenn er den Geschäftsbrief liest.

Vermeide es, vor den Betreff das Wort „Betreff“ zu schreiben. Da sich die Betreffzeile ohnehin durch Absätze oder andere typografische Veränderungen vom Fließtext abhebt, weiß der Leser, dass es sich um den Betreff handelt. Auch wenn viele Betreffzeilen einen Satz enthalten, sollte am Ende niemals ein Punkt gesetzt werden. Es handelt sich hierbei eher um eine einleitende Überschrift und nicht um einen regulären Satz.

  • Beispiele für die Betreffzeile sind:
  • Ihre Anfrage vom 12.5.2018
  • Wichtige Informationen zu …
  • Ihr Schreiben vom 12.5.2018
  • Ein exklusives Angebot für Sie
  • Der Vertrag vom 12.5.2018
  • Angebot: Dieser Tarif bietet mehr Leistung für weniger Geld
  • Ihr Anliegen vom 12.5.2018

Der Fließtext

Für den Fließtext gibt es keine konkreten Vorgaben, da jedes Anliegen anders ist. Generell kann jedoch gesagt werden, dass eine reine Auflistung von Fachbegriffen bei einem Business-to-Consumer-Geschäftsbrief nicht förderlich ist. Dies könnte dem Leser nicht nur ein schlechtes Gefühl geben, um den Brief zu verstehen, könnte sogar Recherchearbeit anfallen. Erfolgversprechender ist eine sachliche aber ansprechende Wortwahl, die der Leser auch versteht und sich nicht eingeschüchtert fühlt. Hier kannst du besser Schreiben lernen.

Um seriös aufzutreten, sollte der Fließtext natürlich fehlerfrei sein und ein angenehmes Schriftbild haben. Der Text sollte eine DIN-A4-Seite nicht überschreiten und in Absätze gegliedert sein. Achte darauf, dass du nicht mehr als zwei verschiedene Schrifttypen verwendest. Ansonsten könnte dein Brief für den Betrachter unangenehm wirken oder seine Aufmerksamkeit falsch lenken.

Die Grußformel

Der Schluss eines jeden geschäftlichen Briefes ist die Grußformel. Sie gibt nicht nur das Signal, dass der Brief an dieser Stelle endet, sondern erzeugt ebenfalls eine freundliche Stimmung und einen netten Abschied für den Leser. Zwischen Fließtext und Grußformel sollte immer mindestens eine Leerzeile liegen. Als abschließende Grußformeln eignen sich:

  • Mit freundlichen Grüßen
  • Ich blicke Ihrer Rückmeldung freudig entgegen
  • Herzliche Grüße
  • Lieben Gruß
  • Viele Grüße
  • Liebe Grüße
  • Grüße aus … (Stadt nennen, aus der man schreibt)
  • Ich freue mich auf Ihre Antwort
  • Vielen Dank im Voraus für Ihre Antwort

Die Fußzeile

Wenn du dein Unternehmen professionell präsentieren willst, solltest du alle wichtigen Angaben in die Fußzeile hineinschreiben. Dieser Teil kann ruhig in etwas kleinerer Schriftgröße formatiert sein (z.B. 9 oder 10 Punkt). Der Brieffuß sollte ebenfalls die Seitenränder einhalten (2 – 2,5 cm). Hier ein Beispiel, wie du die Firmenangaben anordnen könntest:

Firmenname       Geschäftsführer       Bankverbindung      Registergericht                  Telefon
Straße                Name 1                    IBAN                        Handesregisternummer     Fax
PLZ/Ort              Name 2                    BIC/Swift                  USt-ID                                E-Mail

Pflichtangaben für Unternehmen

Pflichtangaben für Unternehmen

Wenn dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, solltest du auf jeden Fall neben Firmenname und Rechtsform auch die Handelsregisternummer und das Registergericht in den Brief integrieren. Bei einer GmbH (Gesellschaft mit begrenzter Haftung) müssen Geschäftsführer und falls Vorhanden der Vorsitzende des Aufsichtsrats angegeben werden. Bei einer AG (Aktiengesellschaft) müssen ebenfalls Vor- und Nachnamen der Vorsitzenden genannt werden.

Ist dein Unternehmen nicht im Handelsregister, müssen lediglich Vor- und Nachname des Inhabers und die Unternehmensanschrift genannt werden. Bei Gesellschaften bürgerlichen Rechts muss die Abkürzung GbR zusätzlich genannt und die Gesellschafter aufgeführt werden.

Geschäftsbrief schreiben: Vermeide klassische Fehler mit diesen 10 Tipps

Die folgenden Tipps beziehen sich sowohl auf den Inhalt als auch auf die Form deines Geschäftsbriefes. Sie informieren dich über wichtige Aspekte, die du beachten solltest, damit du seriös wirkst und warnen dich vor fatalen Fehlern die das Gegenteil bewirken könnten. Falls du deinen ersten Geschäftsbrief schreibst, lasse ihn zunächst Freunde oder Verwandte lesen, bevor du ihn an potentielle Kunden oder Geschäftspartner verschickst.

Einen Geschäftsbrief richtig beschriften

Einen Geschäftsbrief richtig beschriften

Es ist ärgerlich, wenn der Geschäftsbrief nicht richtig beschriftet ist und er deshalb zurück zum Absender geschickt wird. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Nerven. Zudem entsteht der erste Eindruck des Briefes durch einen Blick auf seine Vorderseite. Um eine Rücksendung zu vermeiden, verraten wir dir hier, wie du einen Geschäftsbrief richtig beschriften kannst.

Beschriftet wird nur die Vorderseite des Briefes (nicht die Seite, die du zuklebst). Die Adressen werden oft maschinell erfasst, schreibe die Adresse also so deutlich wie möglich. Außerdem kann der Postbote sie so leichter entziffern und dein Brief kommt sicher an. Achte zudem auf die ausreichende Frankierung. Insbesondere bei Auslandssendungen ist es wichtig, sowohl das Land des Absenders als auch des Empfängers auf Englisch mit anzugeben.

Der Absender

Der Absender gehört immer oben links auf die Vorderseite des Briefes. Die Nennung des Unternehmens gehört in die erste Zeile, Vorname und Name in die Zeile darunter, Straße und Hausnummer in die Zeile darunter, Postleitzahl und Stadt in die letzte Zeile. Bei Auslandssendungen muss immer auch das Land des Absenders (am besten auf Englisch) angegeben werden.

Der Empfänger

Die Angaben zum Empfänger sollten sich immer auf der rechten Hälfte des Briefes befinden und dabei eher in der unteren Hälfte, da rechts oben die Frankierung angebracht wird. Hier sind die Angaben wie folgt: Als ersten wird das Unternehmen genannt (falls Business-to-Business), danach folgt die Anrede (Frau/Herrn), in der Zeile darauf (Doktortitel falls vorhanden) Vorname und Nachname, danach Straße und Hausnummer und in der Zeile darauf die Postleitzahl mit der zugehörigen Stadt. Auch hier ist es wichtig, bei Auslandssendungen das Ziel-Land auf Englisch anzugeben.

Die korrekte Anrede

Es wirkt höflich, eine Anrede zu verwenden. Doch diese sollte entweder korrekt sein oder lieber weggelassen werden. Wenn eine Frau mit der Anrede „Herrn“ oder ein Mann mit der Anrede „Frau“ adressiert wird, könnte dies als Kränkung empfunden werden. Viele Namen haben das Potential, sowohl für Männer als auch für Frauen verwendet werden zu können. Das Weglassen einer Anrede kann zwar auch unhöflich wirken, doch eine falsche Anrede ist wesentlich gravierender.

Das „n“ in „Herrn“ wird bei der Beschriftung des Geschäftsbriefes gerne und oft vergessen. Dabei ist das „n“ nach wie vor die Norm. Es kann helfen, sich im Kopf zu denken: An wen ist der Brief? An Herrn … Ein weiterer wichtiger Punkt bei der Adressierung ist, dass bei einem Ehepaar immer die Frau zuerst genannt wird. Auch das wirkt höflich und ist die generelle Norm bei Geschäftsbriefen.

Weniger ist mehr

Wenn es darum geht, wichtige Sachverhalte zu beschreiben, solltest du nicht ausschweifend werden und in langen, verschachtelten Sätzen jedes Detail beschreiben. Nutze stattdessen Hauptsätze, soweit es möglich ist. Insgesamt sollte der Geschäftsbrief nie länger als eine DIN-A4-Seite sein und in Absätze anschaulich unterteilt. Versuche ihn immer so kurz wie möglich zu halten und konzentriere dich auf das Wesentliche.

Je überschaubarer und informativer der Brief, umso wahrscheinlicher ist es, dass auch jeder Satz gelesen wird. Lange Texte schrecken meist eher ab und es wird versucht die wichtigsten Sätze herauszufiltern, der Rest wird dann meist nur überflogen und der Brief wird entnervt beiseite gelegt. Ein kurzer Brief kann also auch Einfluss darauf haben, ob das Unternehmen als sympathisch oder als unangenehm empfunden wird.

Erstelle eine feste Vorlage in Word

Wenn du einmal die Seitenränder richtig eingestellt hast, willst du dir sicherlich nicht immer wieder erneut die Arbeit machen, wenn du wieder einen Geschäftsbrief schreibst. Speichere also unbedingt eine Vorlage, in der du deine Angaben schon eingetragen und alles richtig formatiert hast. Am schnellsten gelangst du zu deinen gewünschten Funktionen, indem du im Suchfenster deines Schreibprogramms „Seitenränder“ und „Textfeld“ eingibst. Textfelder haben den Vorteil, dass du sie Flexibel einsetzen kannst. Es ist jedoch ebenfalls möglich, auch ohne Textfeld in die Datei zu schreiben. Die Seitenränder lassen sich leicht nach dem oben angegebenen Format einrichten.

Sei prägnant und informativ

Nenne zuerst, was am wichtigsten ist, damit der Kunde oder das Unternehmen direkt weiß, was du mit deinem Schreiben erreichen möchtest. Am besten fasst du dein Hauptanliegen bereits im ersten Satz zusammen. Die Aufmerksamkeit des Lesers schwindet mit jedem Satz und je länger der Text auf einen Blick ist, umso lustloser wird der Geschäftsbrief begonnen. Hauptsätze und leicht verständliches Vokabular dienen dazu, den Lesefluss und die Aufmerksamkeit zu erhalten.

Eine persönliche Anrede erhöht die Aufmerksamkeit

Eine persönliche Anrede erhöht die Aufmerksamkeit

Das übliche „Sehr geehrte Damen und Herren“ liest sich eher wie eine Floskel und spricht den Leser nicht persönlich an. Es ist eine Standard-Anrede und wirkt eher distanziert. Wenn du den Kunden oder den Vorsitzenden/Geschäftsführer mit Namen ansprichst, erhöht das auf jeden Fall seine Aufmerksamkeit und er fühlt sich eher wertgeschätzt, als wenn er mit einer unpersönlichen Rede angesprochen wird.

Falls du den Empfänger nicht so gut kennst oder es sich um einen wichtigen Geschäftskontakt handelt, solltest du zu „Sehr geehrte/r Frau/Herr (Nachname)“ greifen. Kennst du den Empfänger schon etwas besser, kannst du auch „Liebe/r (Vorname)“ als Anrede verwenden. So wirkt dein Brief eher locker als formell. Wenn du den Namen des Empfängers nicht kennst, kannst du anstelle von „Sehr geehrte Damen und Herren“ auch „Guten Tag“ scheiben.

Versetze dich in die Rolle des Lesers

Insbesondere wenn es sich um ein Angebot handelt oder du Kunden für deine Dienstleistung werben möchtest, ist es unfassbar wichtig, empathisch zu sein und sich in den Leser hineinzuversetzen. Er sollte im Mittelpunkt stehen und um seine Interessen sollte es gehen. Überlege dir genau, wer deine Zielgruppe ist und was diese Zielgruppe an deinem Unternehmen interessieren könnte.

Biete immer einen Mehrwert für den Leser an, doch preise dein Unternehmen nicht zu extrem an. Wenn sich der Kunde bedrängt fühlt, wird er nur mit geringer Wahrscheinlichkeit auf dein Angebot eingehen. Tendiere also eher dazu, auszudrücken, was der Kunde erhält, anstatt zu betonen, was du bietest. Verwende öfter „Sie“ oder „du“ anstatt „wir“. Formuliere immer positiv.

Aus alt mach neu

Verzichte auf veraltete Formulierungen und scheue dich nicht davor, den Leser mit etwas moderneren Formulierungen zu konfrontieren. Somit hebst du dich von der grauen Masse ab und bringst den Leser vielleicht sogar zum Lächeln. Anreden wie „Werte/r Frau/Herr …“ oder „Verehrte/r Frau/Herr …“ sind heute nicht mehr üblich und hinterlassen den Eindruck, dass dein Unternehmen nicht auf dem neusten Stand ist und du dich künstlich seriös verkaufen willst. Ebenso ist es mit „Hochachtungsvoll …“. Es wirkt heute eher übertrieben als schmeichelhaft.

Auch mit der Grußformel kannst du etwas spielerisch umgehen. Es muss nicht immer das klassische „Liebe Grüße“ sein. Du kannst zum Beispiel auch „Grüße aus unserem Büro im Herzen von Köln“ schreiben oder je nach Jahreszeit oder Standort der Firma „Sommerliche Grüße“ oder „Sonnige Grüße“ schreiben. Versichere dich vorher, dass deine Zielgruppe mit modernen Formulierungen kein Problem hat.

Verwende das P.S. zu deinem Vorteil

Ein sogenanntes Postskriptum (P.S.) sticht immer heraus. Hierhin gehören sinnvolle Ergänzungen oder Verweise auf die Online-Präsenz deines Unternehmens. Zusatzleistungen oder alternative Angebote finden hier ebenfalls Platz. Das P.S. wird oft mit mehr Aufmerksamkeit gelesen als der Fließtext. Das solltest du beim Schreiben deines Geschäftsbriefes berücksichtigen.

Das Firmen-Logo repräsentiert nicht nur dein Unternehmen, sondern verleiht dem ganzen Geschäftsbrief gleich mehr Charakter. Das Logo befindet sich in der Regel oben rechts, mittig oder links im Bereich des Briefkopfes, sodass der Blick des Lesers direkt auf das Logo fällt und er sich von der Firma angesprochen fühlt. Wie genau du das Logo anordnest, bleibt dir überlassen. Wenn es ein Logo gibt, solltest du es auf jeden Fall verwenden, es macht deinen Brief viel anschaulicher.

Schreibe wichtige Informationen niemals auf die Rückseite

Wenn es wichtige Informationen gibt, die der Empfänger des Briefes unbedingt lesen sollte, ist es nicht von Vorteil, diese auf die Rückseite drucken zu lassen. Die Rückseite wird nur zu gern von Lesern übersehen. Das kann sich insofern nachteilig für dein Unternehmen auswirken, als dass dein Geschäftsbrief unvollständig wirkt und der potentielle Kunde oder Geschäftspartner den Brief so schnell weglegt, dass er nicht einmal auf die Idee kommt, den Brief umzudrehen.

Wenn es sich nicht vermeiden lässt, eine zweite Seite bedrucken zu müssen, so solltest du auf Nummer sicher gehen und ein neues Blatt für die Fortführung der ersten Seite bedrucken lassen. Füge in diesem Fall Seitenzahlen hinzu (z.B. S. 1/2, S. 2/2). Ein zweites Blatt wird niemals übersehen. Auch wenn einige Kunden es vielleicht schätzen, wenn durch das doppelte Bedrucken einer Seite die Umwelt geschont wird, ist es für das Unternehmen nicht von Vorteil, wenn dadurch wichtige Informationen übersehen werden.

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