Priorität: 8 Tipps & 7 Fehler beim Prioritäten setzen

Birgit Oppermann (Fachredakteurin)

Prioritäten setzen bedeutet, die wichtigen Aufgaben zuerst zu erledigen. Aber welche To-Dos sind eigentlich wichtig? Und wie gelingt eine gute Zeitplanung, in der die wichtigsten Aufgaben berücksichtigt sind? Hier findest du wertvolle Tipps und mögliche Fallstricke.

In diesem Artikel geben wir dir die besten Methoden und Tipps an die Hand, mit denen du deine Aufgaben priorisieren kannst. Dadurch fällt es dir leichter, dich zu organisieren und die wichtigen Dinge zu erledigen.

Definition: Was Prioritäten sind

Definition: Was Prioritäten sind

Der Begriff "Priorität" stammt aus dem Lateinischen und bedeutet "der Vordere". Eine Sache, die Priorität hat, kommt also vor anderen Dingen an die Reihe. Sie ist besonders wichtig und/oder dringend.

Im Selbstmanagement meint man mit Prioritäten die Aufgaben und Lebensbereiche, die dir besonders wichtig sind. Diese sollten besonders viel Aufmerksamkeit bekommen.

Bedeutung: Warum Priorität setzen wichtig ist

Im Alltag strömen viele unterschiedliche Anforderungen auf uns ein und vieles davon soll am besten sofort erledigt werden. Wer sich einfach diesem Strom an Aufgaben überlässt, tappt in eine Falle.

Man lässt sich dann von außen steuern, ohne die eigenen Prioritäten zu berücksichtigen. Das macht unzufrieden und hält dich von den Dingen ab, die dich deinen wirklichen Zielen und Werten näherbringen.

Ein weiteres Problem ist das Verzetteln in vielen To-Dos. Wenn du nicht unterscheiden kannst, was wichtig ist, arbeitest du dich möglicherweise an unnötigen Aufgaben ab, während die wichtigen Dinge unerledigt bleiben. Oder die volle To-Do-Liste lähmt dich gleich ganz.

Deshalb ist es so wichtig, einzelne Aufgaben oder Lebensbereiche mit Prioritäten zu belegen. Dadurch weißt du immer genau, was gerade besonders wichtig ist. Das entspannt, macht produktiver und erleichtert deine Planung.

Noch mehr Tipps für ein gutes Selbstmanagement findest du hier.

Tipps zum Priorisieren

Vielen Menschen fällt es ziemlich schwer, die wichtigsten Aufgaben herauszufinden und die passenden Prioritäten zu setzen. Wenn es dir auch so geht, helfen dir unsere Tipps zum Priorisieren.

Die 80-20-Regel

Die 80-20-Regel

Die 80-20-Regel besagt, dass wir in vielen Fällen für 80 Prozent des Ergebnisses nur 20 Prozent der Mühe aufwenden müssen. Die restlichen 20 Prozent kosten dann 80 Prozent der Mühe.

Man nennt diese Regel auch das Pareto-Prinzip. Benannt ist das Prinzip nach seinem Erfinder, dem italienischen Ökonom Vilfredo Pareto.

Natürlich ist die 80-20-Regel nur eine Faustformel. Sie trifft nicht in allen Situationen ganz genau zu. Das Grundprinzip findet man aber häufig wieder.

Für das Priorisieren bedeutet das: Überlege dir, ob der Gewinn einer Aufgabe in einem guten Verhältnis zum Aufwand steht. In vielen Fällen ist keine Perfektion nötig, sondern 80 Prozent des Ergebnisses reichen völlig aus. Dadurch wird Energie und Zeit frei für andere Aufgaben.

Der Unterschied zwischen "wichtig" und "dringend"

Das Bedeutendste, das du zum Priorisieren wissen musst, ist der Unterschied zwischen "wichtig" und "dringend":

• Dringend sind all die Aufgaben, die ein knappes Abgabedatum haben oder auf die jemand wartet. Alle Aufgaben mit einem kurzfristigen Termin sind dringend. 
• Wichtig sind dagegen die Aufgaben, die dich vorwärtsbringen. Sie helfen dir, deine Ziele zu erreichen, haben aber meistens kein Erledigungsdatum.

Dringende Aufgaben sind manchmal gleichzeitig wichtig. Sehr häufig sind sie es aber gar nicht. Durch die Dringlichkeit gaukeln sie uns aber eine große Bedeutung vor. Meistens fordern sie unsere sofortige Aufmerksamkeit.

Dadurch besteht die Gefahr, dass du dich mit vielen dringenden, aber unwichtigen Aufgaben beschäftigst. Das sorgt einerseits für Stress, weil du bei diesen Aufgaben immer gehetzt bist. Und andererseits bleibt dann kaum noch Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Die ABC-Methode

Die ABC-Methode

Bei der ABC-Methode ordnest du deine Aufgaben danach ein, wie wichtig und dringend sie sind:

1. Aufgaben der Kategorie A sind sowohl wichtig als auch dringend. Sie müssen also bald fertig werden und bringen dich deinen Zielen näher. Diese Aufgaben sind sehr wichtig, du solltest sie mit höchster Priorität erledigen.
2. Aufgaben der Kategorie B sind zwar nicht besonders dringend, aber trotzdem für deinen Erfolg und deine Zielerreichung wichtig. Sie kommen nach den A-Aufgaben an die Reihe.
3. Aufgaben der Kategorie C sind weniger wichtig, haben aber einen Erledigungstermin. Dazu gehören viele alltägliche Routinearbeiten. Idealerweise delegierst du diese Tätigkeiten. Wenn das nicht möglich ist, sind sie nach den B-Aufgaben an der Reihe.

Hier erfährst du, wie du richtig Ziele setzt.

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix

Die Eisenhower-Matrix funktioniert sehr ähnlich wie die ABC-Methode. Grundlage ist eine ganz einfache Matrix: ein Quadrat, das in vier gleiche Felder geteilt ist.

Die oberen beiden Felder stehen für "wichtig", die unteren beiden für "nicht wichtig". Die beiden linken Felder bedeuten "dringend", die beiden rechten "nicht dringend". In diese Matrix trägst du alle deine Aufgaben ein.

Nun gehst du folgendermaßen vor:

• Die Aufgaben im linken oberen Feld sind sowohl wichtig als auch dringend. Sie haben höchste Priorität, du solltest dich vor allem ihnen widmen, und zwar so schnell wie möglich.
• Die Aufgaben im rechten oberen Feld sind zwar wichtig, aber nicht dringend. Sie haben die zweite Priorität. Lege fest, wann du sie erledigen wirst.
• Die Aufgaben im linken unteren Feld sind dringend, aber nicht wichtig. Sie müssen zwar erledigt werden, bringen dich aber nicht wirklich vorwärts. Wenn du kannst, solltest du diese Aufgaben delegieren.
• Und die Aufgaben im rechten unteren Feld sind weder wichtig noch dringend. Diese Aufgaben solltest du direkt löschen, denn es gibt keinen wirklichen Grund, sie zu erledigen.

Die SMART-Methode

Die SMART-Methode

Die SMART-Methode ist dafür gedacht, Ziele und Aufgaben zu konkretisieren. Das macht es dir deutlich leichter, die Priorität zu erkennen. Wenn du keine rechte Orientierung im Chaos der Aufgaben hast, ist diese Methode für dich sinnvoll.

So gehst du vor:

• S in SMART steht für "spezifisch". Das bedeutet, dass du ganz eindeutig festlegst, worum es in dieser Aufgabe geht. Was willst du erreichen?
• M steht für "messbar". Lege fest, woran du erkennst, dass du deine Aufgabe erledigt oder dein Ziel erreicht hast.
• A ist die Abkürzung für "attraktiv" oder "akzeptiert". Idealerweise sollte eine Aufgabe für dich attraktiv sein, damit sie dich motiviert. Im Alltag ist das nicht immer zu erreichen. Aber wenigstens Akzeptanz ist immer erstrebenswert, sonst blockierst du dich selbst.
• R steht für "realistisch". Prüfe, ob die Aufgabe für dich tatsächlich schaffbar ist. Zu große oder unerreichbare Aufgaben sind demotivierend.
• T ist die Abkürzung für "terminiert". Es geht also darum, einen Termin festzulegen. Wann willst oder sollst du die Aufgabe erledigt haben?

Natürlich musst du nicht jede To-Do des Alltags nach der SMART-Methode formulieren. Aber bei größeren Zielen ist es sinnvoll. Es steigert nämlich die Chance, dass du die Aufgabe auch tatsächlich erledigst oder das Ziel erreichst.

Für die Priorisierung ist diese Beschäftigung mit den Aufgaben ebenfalls wichtig. Zum Beispiel kann es sein, dass du beim Punkt A des SMART-Modells merkst, dass du die Aufgabe eigentlich gar nicht akzeptabel findest. Dann rutscht sie in der Priorisierung wahrscheinlich nach unten.

Die Terminierung hilft dir ebenfalls beim Prioritätensetzen. Indem du deinen wichtigen Aufgaben einen Termin gibst, machst du sie gleichzeitig dringend. Das schiebt sie in der Prioritätenliste nach oben.

Die Ivy-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode

Die Ivy-Lee-Methode ist simpel und gerade dadurch machtvoll. Sie bewahrt dich vor allem davor, in ellenlangen To-Do-Listen unterzugehen. So funktioniert sie:

1. Erstelle eine kurze Aufgabenliste mit maximal sechs Aufgaben, die heute anstehen. Alle anderen To-Dos sind gerade nicht wichtig, notiere sie dir im Zweifel an anderer Stelle, damit du sie nicht vergisst.
2. Priorisiere diese sechs Aufgaben nun nach ihrer Wichtigkeit. Die wichtigste steht ganz oben, die unwichtigste ganz unten. Da es nur so wenige Punkte sind, fällt das den meisten Menschen recht leicht.
3. Arbeite dann die erste Aufgabe ab, und zwar so lange, bis du sie erledigt hast. Ignoriere in dieser Zeit alle anderen Aufgaben.
4. Prüfe nun die übrigen Aufgaben. Stimmt die Priorität noch oder musst du die Aufgaben anders ordnen?
5. Nun gehst du die nächste Aufgabe konzentriert an.

Erstelle abends für den nächsten Tag wieder eine Liste mit den sechs wichtigsten Aufgaben. Falls vom heutigen Plan noch Aufgaben übrig geblieben sind, sind diese natürlich heiße Kandidaten für die neue Liste.

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode funktioniert nach ähnlichen Prinzipien wie die Eisenhower-Matrix. Sie ist allerdings ein ganzes Stück umfangreicher und hilft dir, einen sinnvollen Tagesplan zu erstellen. So gehst du vor:

1. A für Aufgaben: Schreibe alle Aufgaben auf, die dir einfallen. In diesem Schritt geht es vor allem darum, den Kopf freizubekommen und nichts zu vergessen. Notiere deshalb unsortiert alle To-Dos.
2. L für Länge: Jetzt schätzt du für jede Aufgabe den Zeitaufwand. Wie lange wirst du deiner Meinung nach brauchen? Je länger du die Methode anwendest, umso besser wird dir diese Einschätzung gelingen.
3. P für Pufferzeit: In diesem Schritt korrigierst du deine Zeiteinschätzung und planst einen Puffer ein. Schließlich gibt es immer unvorhergesehene Dinge. Verplane deshalb nur 60 Prozent deiner Zeit mit Aufgaben, die restlichen 40 Prozent sind Pufferzeit.
4. E für Entscheidungen: Jetzt geht es ans eigentliche Priorisieren. Welche Aufgaben müssen dringend erledigt werden, welche haben noch Zeit? Und welche bringen dich wirklich vorwärts, sind also wichtig?
5. N für Nachkontrolle: Am Ende deines Arbeitstages schaust du dir noch einmal an, was du alles geschafft hast und ob deine Planung realistisch war. Mit diesen Erkenntnissen kannst du morgen noch besser planen.

Deine Ziele und Wünsche sollten niemals auf der Strecke bleiben, nur weil du dringende Aufgaben zu erledigen hast. Erstelle dir eine Bucket-List, in der du all deine auch langfristig gesteckten Pläne notierst.

Die 10-10-10-Methode

Die 10-10-10-Methode

Wenn du bei bestimmten Aufgaben gar nicht entscheiden kannst, wie wichtig sie sind, dann hilft dir diese Methode. Stelle dir vor, wie es dir nach der Entscheidung gehen wird:

1. Was wirst du nach 10 Minuten über die Entscheidung denken? Welche Auswirkung hat sie bis dahin?
2. Wie wird es dir nach 10 Monaten mit der Entscheidung gehen? Ist die Aufgabe dann noch wichtig? Hat sie positive oder negative Folgen hinterlassen?
3. Und wie ist das nach 10 Jahren? Wirkt sich die Entscheidung auch nach so einem langen Zeitraum noch aus? Wie?

Dieses Gedankenspiel hilft dir, die Konsequenzen einer Entscheidung einzuschätzen. Bei den zehn Minuten kommt es vor allem auf die direkten Gefühle an, bei den längeren Zeiträume auf Nachwirkungen einer Aufgabe.

Hat es über zehn Monate oder sogar zehn Jahre hinweg Auswirkungen, ob du eine Aufgabe erledigst oder nicht? Dann ist sie sicher wichtig und sollte in deiner Priorität nach oben rutschen.

Fehler beim Priorisieren

Prioritätensetzen ist nicht ganz einfach und braucht Übung. Du wirst deine Methode also immer wieder hinterfragen und verbessern müssen. Die folgenden Fehler solltest du vermeiden.

Immer auf den letzten Drücker arbeiten

Immer auf den letzten Drücker arbeiten: ein Fehler beim Prioritäten setzen

Wenn du deine Aufgaben bis zum letzten Moment aufschiebst, dann werden sie immer dringender und du kannst kaum noch Entscheidungen treffen. Du wirst dann von Abgabeterminen getrieben, ob du willst oder nicht.

Priorisieren ist in einer solchen Situation nur noch schwer möglich, weil du lauter zeitkritische Dinge vor Augen hast. Verschaffe dir deshalb mehr Luft zum Planen, indem du vorausschauender arbeitest.

Auf den letzten Drücker zu arbeiten hat noch einen weiteren Nachteil: Unter Zeitdruck arbeiten die meisten Menschen schlechter. Die eigentlich wichtigen Arbeiten werden dann nicht gründlich genug erledigt.

Nicht planen, sondern alles auf dich zukommen lassen

Der grundlegendste Fehler beim Priorisieren ist natürlich, gar nicht erst zu planen. Planung ist die Basis der Prioritätensetzung. Schließlich musst du wissen, welche Aufgaben überhaupt anstehen.

Wenn du immer das abarbeitest, was dir gerade einfällt, kommen dir viele wichtige Aufgaben gar nicht in den Blick. Du bleibst dann nur an den dringenden Aufgaben hängen oder hältst dich mit Unwichtigem auf.

Nimm dir deshalb täglich Zeit, um die anstehenden Aufgaben zu planen. Und reflektiere regelmäßig, wie gut deine Planung und Prioritätensetzung funktioniert.

Die To-Do-Liste zu sehr füllen

Fehler: Die To-Do-Liste zu sehr füllen

Beim Prioritätensetzen kann es passieren, dass dir sehr viele Aufgaben wichtig und dringend vorkommen. Dann packst du dir vermutlich deine To-Do-Liste viel zu voll und kannst sie nicht mehr abarbeiten.

Achte deshalb darauf, dir nur wenige Aufgaben vorzunehmen. Plane viel Pufferzeit für Unvorhergesehenes ein und bearbeite dann eine Aufgabe nach der anderen, angefangen bei der einen (!) wichtigsten Aufgabe.

Nicht Nein sagen

Priorisieren bedeutet auch, Aufgaben zu streichen. Das geschieht immer dann, wenn sie dir eigentlich nicht wichtig sind. Diese Dinge solltest du möglichst gar nicht erledigen. Aber das ist gar nicht so einfach.

Häufig kommen solche Aufgaben von außen. Wir wollen jemandem einen Gefallen tun oder fühlen uns zu etwas verpflichtet. Genau diese "Pflichten" füllen aber dann eine To-Do-Liste und halten dich von Wichtigem ab.

Lerne deshalb, Nein zu sagen, wenn andere dich um etwas bitten oder etwas von dir verlangen, das du eigentlich nicht tun willst. Das ist erst einmal ungewohnt, lohnt sich aber. Auch dein Umfeld wird sich rasch daran gewöhnen.

Wenn du nicht sofort Nein sagen möchtest, bitte um Bedenkzeit und überlege in Ruhe, welche Priorität diese Aufgabe haben soll. Wenn sie dir nicht wichtig genug ist, sagst du sie nach der Bedenkzeit so bald wie möglich ab.

Keine Zeit für Prioritäten einräumen

Keine Zeit für Prioritäten einräumen – ein Fehler beim Priorisieren

Die wichtigsten Aufgaben sind oft diejenigen, die keine Deadline haben. Es ist deshalb anstrengender, ihnen Zeit und Aufmerksamkeit einzuräumen.

Gleichzeitig sind es aber diese Dinge, die dich deinen Zielen, Wünsche und Träumen näherbringen. Sie verdienen also deine ganz besondere Aufmerksamkeit.

Wenn du herausgefunden hast, was dir wichtig ist, dann solltest du diese Dinge tatsächlich mit höchster Priorität behandeln. Räume ihnen also regelmäßig Zeit ein, auch wenn sie kein festes Erledigungsdatum haben.

Es kann helfen, dir selbst einen Zeitplan zu erstellen. Dadurch erhöhst du die Dringlichkeit und damit auch die Priorität deiner wichtigen Aufgaben.

Nicht delegieren

Dringende, aber weniger wichtige Aufgaben solltest du idealerweise delegieren. Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

• Wenn du Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter hast, kannst du ihnen genau diese To-Dos übertragen.
• Im privaten Umfeld kannst du deine Partnerin oder deinen Partner mehr in die Aufgaben einbeziehen. Auch größere Kinder können zum Beispiel Pflichten im Haushalt übernehmen und dir so Freiräume schaffen.
• Und vielleicht kommt es auch infrage, Dienstleistungen in Anspruch zu nehmen: einen Putz- oder Hausmeisterservice, eine Schreibkraft, einen Texter oder eine Software-Entwicklerin zum Beispiel.

Je mehr du delegieren kannst, umso mehr Zeit und Energie bleibt für die wirklich wichtigen Aufgaben übrig.

Unflexibel mit der Prioritätenliste umgehen

Unflexibel mit der Prioritätenliste umgehen

Auch wenn wir noch so gut planen: Es kommt immer wieder vor, dass etwas Unvorhergesehenes dazwischenkommt und wir unsere Pläne umwerfen müssen. Das ist dann der Zeitpunkt, an dem du neu planen musst.

Außerdem kann es passieren, dass sich deine Prioritäten ändern. Dinge, die bisher wichtig waren, verlieren vielleicht an Bedeutung und umgekehrt. Deshalb ist es wichtig, flexibel mit deiner Prioritätenliste umzugehen.

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