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Change Management: Definition, 3 Methoden & 8 Tipps

Durch die zunehmende Digitalisierung und Globalisierung ist es wichtig, schnell auf Veränderungen zu reagieren. Change Management hilft Unternehmen dabei, notwendige Veränderungsprozesse frühzeitig umzusetzen. Neben der Definition lernst du drei wichtige Methoden und wertvolle Tipps kennen.

In den letzten Jahrzehnten hat sich die Welt rasant verändert. Immer neue Technologien, Gesetze und Trends erfordern von Unternehmen eine ständige Anpassung. Change Management gewinnt zunehmend an Bedeutung. Worauf es ankommt und wie du Change Management am besten umsetzt, erfährst du hier.

Was Change Management ist: Definition und Phasen

Das ist die Definition von Change Management

Um schneller auf neue Anforderungen reagieren zu können, setzen Unternehmen auf Change Management. Das betrifft sowohl kleinere Unternehmen als auch Großkonzerne. Denn Veränderungen machen vor niemandem Halt.

Im Folgenden haben wir die Definition von Change Management und zeigen, welche Phasen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Regel im Zusammenhang mit Veränderungsprozessen durchlaufen.

Definition von Change Management

Change Management (CM) ist der englische Begriff für Veränderungsmanagement. Beim Change Management geht es darum, überholte Strukturen und Abläufe innerhalb eines Unternehmens durch neue Strategien, Prozesse oder Verhaltensweisen zu ersetzen.

Ziel ist es, durch Veränderungen auf neue Anforderungen des Marktes zu reagieren. Zum Change Management gehören alle Aufgaben, Maßnahmen und Tätigkeiten, die im Zusammenhang mit Änderungsprozessen notwendig werden. Es umfasst alle Schritte von der Planung und Durchführung bis hin zur Kontrolle.

Diese Phasen durchlaufen Mitarbeitende bei Veränderungsprozessen

Veränderungsprozesse sorgen häufig für Verunsicherung bei den betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Üblicherweise durchlaufen sie mehrere Phasen im Zusammenhang mit Change Management.

Abwehrreaktionen

Nur wenige Menschen sind von sich aus bereit, altbekannte Arbeitsweisen über Bord zu werfen. Deswegen sorgen meist schon Gerüchte über anstehende Veränderungen für Unruhe bei der Belegschaft.

Werden die anstehenden Veränderungsprozesse dann offiziell von der Geschäftsleitung verkündet, sind Abwehrreaktionen die Folge. Ist deine Arbeitsstelle von den Änderungsplänen betroffen, reagierst du vielleicht mit Wut und Ärger und willst den Wandel verhindern.

Persönliche Auseinandersetzung

Auseinandersetzung mit dem Change Management

Nachdem du eingesehen hast, dass die Veränderungen unvermeidbar sind, beginnt die persönliche Auseinandersetzung mit dem Change Management. Du fragst dich, was die geplanten Maßnahmen für deinen Arbeitsplatz bedeuten. Ein Gefühl der Unsicherheit entsteht, ob du den neuen Herausforderungen gewachsen bist.

In dieser Phase benötigst du Rückhalt von deiner Führungskraft. Im persönlichen Gespräch sollte gemeinsam besprochen werden, welche Veränderungen konkret auf dich zukommen. Außerdem sollte deine bisher geleistete Arbeit gewürdigt werden. Nur so kannst du dich auf das Neue emotional einlassen.

Neugier auf das Neue entsteht

Change Management eröffnet neue Chancen für dich. Am besten gehst du mit Neugier an die Sache und überlegst dir, wo dir noch Wissen und Können für deine neue Aufgaben fehlen.

Die Unternehmensleitung ist sich bewusst, dass die Mitarbeitenden zur Bewältigung der anstehenden Aufgaben Förderung benötigen. In einer Weiterbildung kannst du dir neues Wissen aneignen. Auch der Erfahrungsaustausch mit erfahrenen Kolleginnen und Kollegen ist in dieser Phase hilfreich.

Das Neue wird Normalität

Nach der Einführung der veränderten Prozesse werden die neuen Abläufe mit der Zeit zur Normalität. Du erlebst erste Erfolge und erkennst die Vorteile der neuen Arbeitsweise. Nach und nach steigt deine Leistung wieder auf Normalniveau an.

Jetzt ist es an der Zeit, das Change Management zu bewerten und kritisch zu hinterfragen. Deine gemachten Erfahrungen helfen der Unternehmensleitung dabei, künftige Veränderungsprozesse besser umzusetzen. Hier findest du Tipps zum Kritik ausüben.

Drei Methoden im Change Management

Beliebte Methoden des Change Managements

Der Einsatz von Change-Management-Methoden erhöht die Wahrscheinlichkeit, Veränderungsprozesse erfolgreich umzusetzen. Welche Methode angewandt wird, hängt von den individuellen Gegebenheiten ab. Wir zeigen dir drei gängige Methoden im Change Management.

Kotters 8-Stufen-Modell

Das 8-Stufen-Modell ist eine der beliebtesten Methoden  des Change Managements und wurde 1996 von dem US-Amerikaner John P. Kotter entwickelt.

Kotter stellt den Veränderungsprozess in acht Stufen dar, die in der richtigen Reihenfolge ausgeführt werden müssen. Jede Phase muss vollendet werden. Nach Kotter darfst du keine Phase im Prozess überspringen, da ansonsten der Erfolg der gesamten Maßnahme gefährdet wird.

Erzeugen eines Dringlichkeitsgefühls

Die Mitarbeitenden einschließlich der Führungskräfte müssen erkennen, dass die anstehenden Veränderungen notwendig sind. In dieser Phase untersuchst du potenzielle Risiken und Chancen, außerdem solltest du die Wettbewerbssituation gründlich analysieren.

Führungsteam aufbauen

Für den Erfolg von Veränderungsmaßnahmen ist es wichtig, ein Führungsteam zusammenzustellen, das den Veränderungsprozess von Beginn an begleitet. Ihr müsst gemeinsam Ziele entwickeln, die von allen Beteiligten verfolgt werden.

Vision entwickeln und Strategie ableiten

Das Führungsteam muss eine Vision entwickeln, wie der Zustand nach dem Veränderungsprozess aussehen soll. Achte darauf, dass die Vision realistisch und ausreichend klar formuliert ist. Gleichzeitig muss sie flexibel genug sein für notwendige Anpassungen. Die Vision ist die Grundlage für die Entwicklung einer Strategie.

Die Vision des Wandels kommunizieren

Nachdem die Vision feststeht, musst du diese an die Mitarbeitenden kommunizieren. Je besser die Projektbeteiligten die Vision verstehen und nachvollziehen können, desto besser wird das Change Management funktionieren.

Betroffene Personen auf breiter Basis befähigen

Betroffene Personen befähigen

Damit der Wandel gelingen kann, müssen betroffene Mitarbeitende für ihre neuen Aufgaben befähigt werden. Das kann zum Beispiel in Form von Weiterbildungen geschehen. Manchmal müssen aber auch formale Strukturen angepasst werden.

Schnelle Erfolge ermöglichen

Veränderungsprozesse sind mitunter langwierig. Deswegen solltest du Zwischenziele definieren, die schnell erreicht werden können. Die Mitarbeitenden empfinden dies als Belohnung für ihre Bemühungen, was sich positiv auf die Motivation auswirkt.

Erfolge sichern und ausbauen

Kurzfristige Erfolge erhöhen die Glaubwürdigkeit des Veränderungsprozesses, dürfen aber nicht frühzeitig das gesamte Vorhaben als Erfolg erscheinen lassen. Sie sollten dazu genutzt werden, größere Veränderungsmaßnahmen anzugehen. Das Change Management sollte in dieser Phase um weitere Personengruppen erweitert werden.

Veränderte Prozesse in Unternehmenskultur verankern

Die neuen Verhaltensnormen müssen nun in der Unternehmenskultur verankert werden, damit sie nicht wieder verloren gehen. Mitarbeitende sollten regelmäßig informiert werden, welchen Einfluss die Veränderungen auf den Unternehmenserfolg haben. Je mehr Personen die Vorteile der Veränderungen erkennen, desto nachhaltiger ist der Wandel.

Das 5-Phasen-Modell nach Krüger

Im Change Management wird häufig das 5-Phasen-Modell von Wilfried Krüger eingesetzt. Insgesamt gibt es fünf Stufen, die nicht zwingend nacheinander durchlaufen werden müssen. Je nach Bedarf kannst du einzelne Phasen wiederholen oder zwischen einzelnen Stufen wechseln.

Einem Ausgangszustand wird stets ein Zielzustand gegenübergestellt. Erreicht ihr die angestrebten Ergebnisse nicht zufriedenstellend, solltet ihr einen neuen Zielzustand festlegen. Hierzu kann es nötig sein, eine oder mehrere Phasen noch einmal zu durchlaufen.

Initialisierung: In der Initialisierungsphase musst du den tatsächlichen Veränderungsbedarf des Unternehmens feststellen. Außerdem musst du die beteiligten Mitarbeitenden und Führungskräfte mobilisieren.

Konzeption: Hier musst du konkrete Wandlungsziele definieren und schriftlich fixieren. Zur Konzeptionsphase gehört auch die Planung von konkreten Schritten und Maßnahmen, wie diese Ziele zu erreichen sind.

Motivation: Die betroffenen Mitarbeitenden müssen über die geplanten Veränderungen informiert werden. Bei der Kommunikation solltest du darauf achten, den Nutzen der Veränderung deutlich herauszustellen. Je mehr Menschen das Change Management unterstützen, desto erfolgreicher ist es.

Umsetzung: Bei der Umsetzung geht es darum, die zuvor entwickelten Veränderungen zu realisieren. Durch die Zuordnung einer Priorität wird der Ablauf festgelegt. Sobald Maßnahmen umgesetzt wurden, musst du diese regelmäßig überprüfen.

Verstetigung: Nach der Umsetzung ist es wichtig, dass du die Veränderungen verfestigst. Change Management ist erfolgreich, wenn die Veränderungen zu einem festen Bestandteil der täglichen Arbeitsprozesse werden und sich dort bewähren. Das sichert die Bereitschaft der Belegschaft für weitere Veränderungsprozesse.

Lewins 3-Phasen-Modell

Lewins 3-Phasen-Modell

Eine einfache und bewährte Methode im Change Management ist das 3-Phasen-Modell des Psychologen Kurt Lewin. Diese Methode wird vor allem in Bereichen eingesetzt, wo tiefgreifende Veränderungen anstehen.

Lewin unterscheidet zwischen antreibenden und widerstrebenden Kräften in einem Veränderungsprozess, die sich je nach Projektphase unterscheiden.

In der Anfangsphase stehen die betroffenen Mitarbeitenden dem Change Management positiv gegenüber. Die antreibenden Kräfte überwiegen. In der Umsetzungsphase überwiegen laut Lewin die widerstrebenden Kräfte, was die Produktivität sinken lässt. Nach der Veränderung sollte die Produktivität wieder steigen und idealerweise höher liegen als vor der Veränderung.

Nach Lewin besteht der Veränderungsprozess aus drei Stufen:

Unfreeze (Auftauen): In dieser Phase analysiert das Team mit Unterstützung der Führungskräfte den Ist-Zustand. Danach gilt es, die Mitarbeitenden von den notwendigen Veränderungen zu überzeugen. Widerstände innerhalb der Belegschaft sollten frühzeitig gelöst werden, damit die Motivation hoch ist.

Change (Verändern): Die geplanten Veränderungsmaßnahmen werden umgesetzt. Dabei ist es wichtig, viel zu kommunizieren. Außerdem sollten alle Mitarbeitenden in das Change Management mit einbezogen werden. Da diese Phase mit viel Arbeit verbunden ist und Fehler gehäuft auftreten, stehen die Mitarbeitenden der Veränderung nun eher kritisch gegenüber.

Refreeze (Einfrieren): Nachdem die Veränderungen realisiert wurden, müssen diese in der Unternehmenskultur verankert werden. Wichtig ist, dass die Beteiligten nicht in alte Muster zurückfallen und der neue Zustand stabilisiert wird. Da die Mitarbeitenden erkennen, dass sie von den Veränderungen profitieren, bewerten sie das Change Management wieder positiv.

Acht Tipps für erfolgreiches Change Management

Tipps für dein Change Management

Change Management bringt viele Chancen mit sich. Allerdings ist es nie leicht, in einem Unternehmen Veränderungen durchzusetzen. Hier findest du Tipps, wie du durch gut durchdachtes Change Management Veränderungen erfolgreich umsetzen kannst.

Definiere klare Ziele

Je klarer du die Ziele definierst, desto besser können die betroffenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter den Nutzen des Wandels erkennen. Achte darauf, dass die Ziele unter den gegebenen Voraussetzungen machbar sind.

Am besten legst du zu Beginn ein übergeordnetes Ziel fest, das du mit dem Change Management erreichen möchtest, zum Beispiel die Einführung einer neuen Produktpalette. Danach kannst du die untergeordneten Ziele in der richtigen Reihenfolge festlegen.

Kommuniziere offen und ehrlich

Change Management ist nur erfolgreich, wenn alle betroffenen Mitarbeitenden frühzeitig in den Veränderungsprozess mit einbezogen werden. Akzeptieren und unterstützen die Beteiligten die geplanten Veränderungen, erhöht das die Akzeptanz im gesamten Unternehmen.

Kommuniziere deswegen von Beginn an offen mit den Mitarbeitenden und informiere über die anstehenden Veränderungen. Damit verhinderst du Spekulationen und Gerüchte und hältst den Widerstand gering.

Für die Kommunikation stehen dir verschiedene Kanäle zur Verfügung. E-Mail-Nachrichten eignen sich zum Beispiel, um die gesamte Belegschaft über anstehende Veränderungsprozesse zu informieren. Ein Newsletter ist zudem eine gute Möglichkeit, um regelmäßig über Fortschritte zu berichten.

Einzel- und Gruppengespräche ermöglichen einen intensiven Austausch zwischen Führungskraft und den betroffenen Mitarbeitenden. Hier können anstehende Aufgaben besprochen und Probleme in vertraulicher Runde geklärt werden.

Stelle ausreichend Ressourcen bereit

Change Management funktioniert nur mit ausreichenden Ressourcen. Schon bei der Planung solltest du kritisch prüfen, ob du über ausreichend Personal und finanzielle Mittel verfügst, um die geplanten Änderungen umzusetzen.

Dabei solltest du bedenken, dass während der Umsetzungsphase die Produktivität vorübergehend sinken kann. Verbesserte Produktionsprozesse machen sich beispielsweise erst mit der Zeit bemerkbar und bringen eine Kostenersparnis mit sich.

Im Zusammenhang mit Change Management entstehen oft zusätzliche Personalkosten, die du in deiner Planung berücksichtigen solltest.

Stelle ein Team aus Change Managern zusammen

Stelle ein Team aus Change Managern zusammen

Für das Change Management ist es von Vorteil, wenn du ein festes Team von Change Managern zusammenstellst. Aus den verschiedenen Abteilungen sollte sich je eine Mitarbeiterin oder ein Mitarbeiter freiwillig für die Aufgabe melden.

Die Team-Mitglieder sollten vom Veränderungspotenzial überzeugt sein und diese Überzeugung in ihre Abteilungen tragen. Im Idealfall stoßen sie dort die Veränderungen an und vermitteln später zwischen den einzelnen Abteilungen.

Lerne aus Konflikten

Change Management ist fast immer mit Konflikten und Widerständen verbunden. Das ist nicht weiter verwunderlich. Denn größere Veränderungen sind vor allem zu Beginn mit viel Arbeit verbunden und erfordern von den Betroffenen eine Bereitschaft zum Wechsel.

Werden Konflikte sichtbar, solltest du diese auf keinen Fall übergehen oder ignorieren. Nimm Widerstände ernst und versuche, durch eine gute Kommunikation den Nutzen der Veränderungsmaßnahmen herauszustellen. Wie du Konflikte richtig löst, erfährst du hier.

Konflikte können sich positiv auf das Change Management auswirken. Sie liefern häufig wertvolles Feedback und können dabei helfen, Prozesse rechtzeitig zu verbessern.

Korrigiere Zielabweichungen

Change Management Prozesse dauern mitunter lange an. Das Festlegen von Zwischenzielen hilft dir dabei, den Fortschritt des Veränderungsprozesses sichtbar zu machen. Außerdem erkennst du dadurch, ob es zu Zielabweichungen gekommen ist.

Ist dies der Fall, solltest du sofort gegensteuern und die Zielabweichungen korrigieren. Werden Zielabweichungen zu lange ignoriert, kann das schwerwiegende Fehlentwicklungen für das gesamte Change Management zur Folge haben.

Kommuniziere Zwischenerfolge

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Kommuniziere Zwischenerfolge

Haben sich erste gewünschte Veränderungen eingestellt, musst du diese festigen. Ansonsten besteht die Gefahr, wieder in alte Muster zurückzufallen.

Vergiss nicht, Erfolge ins Haus zu kommunizieren und den Beteiligten positives Feedback zu geben. Für die Motivation der Mitarbeitenden ist es wichtig, Zwischenerfolge zu feiern. Hier findest du Tipps für mehr Ehrgeiz.

Vorsicht: Zwischenerfolge können dazu verleiten, sich zu früh mit dem Erreichten zufrieden zu geben. Du musst aufpassen, dass du das übergeordnete Ziel nicht aus den Augen verlierst.

Entwickle eine Fehlerkultur

Veränderungen lösen altbewährte Prozesse ab und sorgen vor allem am Anfang noch teilweise für Fehler. Um die Motivation der Mitarbeitenden dauerhaft auf hohem Niveau zu halten, solltest du eine fehlertolerante Kultur entwickeln.

Beim Change Management sind Fehler hilfreich, um Schwachstellen aufzudecken. Lerne aus gemachten Fehlern und leite daraus Verbesserungen ab.

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