Protokoll schreiben: 4+14 Tipps zu Aufbau und Verfassen
Birgit Oppermann
(Fachredakteurin)
Protokolle sind in vielen Zusammenhängen wichtig. Sie halten zum Beispiel die Prozesse und Ergebnisse eines Meetings oder einer Vereinssitzung fest. Wir zeigen dir, wie du in Zukunft ganz einfach ein gutes Protokoll schreiben kannst.
Das Schreiben eines Protokolls ist eine unbeliebte Aufgabe. Der Grund ist vor allem, dass viele Menschen nicht wissen, wie sie ein gutes Protokoll schreiben. Dabei ist das gar nicht so schwer.
Warum ein Protokoll wichtig ist
Warum ein Protokoll wichtig ist
Protokolle fassen Gespräche, Sitzungen oder Entscheidungen zusammen. Das ist aus verschiedenen Gründen wichtig und sinnvoll:
- Wenn es ein Protokoll gibt, können die Beteiligten jederzeit noch einmal nachsehen, was besprochen und vereinbart wurde. Das Protokoll ist also eine Erinnerungshilfe.
- Andere Teilnehmende müssen keine eigenen Notizen machen, wenn ein Protokoll geschrieben wird.
- Dadurch können sie sich besser auf das Gesagte konzentrieren.
- Auch Personen, die nicht beim Treffen dabei waren, können hinterher nachvollziehen, was passiert ist. Dadurch schafft das Protokoll Transparenz.
- Manchmal sind Protokolle schlicht und einfach vorgeschrieben. Sie dienen als Nachweis für vorschriftsmäßig durchgeführte Sitzungen.
- Hin und wieder kann ein Protokoll auch als wichtiges Beweismittel dienen. Zum Beispiel wenn es darum geht, wer eine Aufgabe übernommen hat oder anwesend war.
- Protokolle schaffen Verbindlichkeit. Wer sich zu einer Aufgabe verpflichtet hat, kümmert sich eher darum, wenn dies auch festgehalten wurde.
- Außerdem kann ein Protokoll die Qualität der Sitzung verbessern. Wenn die Anwesenden wissen, dass mitgeschrieben wird, bleiben sie eher bei der Sache.
- Auch für die Motivation und Beteiligung der einzelnen Teilnehmerinnen und Teilnehmer kann das Protokoll einen Unterschied machen. Die Mitschrift zeigt ihnen, dass das, was sie sagen, eine Bedeutung hat.
Und schließlich: Die Umsetzung von Aufgaben wird einfacher, wenn man nachschauen kann, was genau in der Sitzung besprochen wurde.
Protokoll-Arten: Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll
Protokoll-Arten: Verlaufsprotokoll und Ergebnisprotokoll
Es gibt zwei Arten von Protokollen: Verlaufsprotokolle und Ergebnisprotokolle. Um sie gut schreiben zu können, solltest du die Unterschiede zwischen den einzelnen Protokoll-Arten kennen.
Verlaufsprotokoll: detaillierter Ablauf
Ein Verlaufsprotokoll beschreibt genau, was in einer Sitzung passiert ist. Dazu kann auch gehören, wer was gesagt hat oder was die einzelnen Argumente für oder gegen eine Entscheidung waren.
Das Verlaufsprotokoll ist chronologisch. Es hält den Ablauf des gesamten Meetings recht detailliert fest, und zwar in der richtigen Reihenfolge.
Dadurch wird das Verlaufsprotokoll relativ lang und umfangreich, aber es beinhaltet auch viele wichtige Informationen. Mit dem Verlaufsprotokoll ist die Entscheidungsfindung klar nachvollziehbar.
Natürlich schreibst du nicht jedes Wort einzeln mit. Fasse die einzelnen Aussagen inhaltlich zusammen. Das kann auch in Stichpunkten geschehen.
Ergebnisprotokoll: nur das Wichtigste
Ein Ergebnisprotokoll hält nicht den ganzen Ablauf fest, sondern nur die Ergebnisse und Absprachen. Wie es zu den Ergebnissen kam, ist bei dieser Protokollart nicht so wichtig.
In das Ergebnisprotokoll gehören nur Absprachen, Beschlüsse, Anträge, Zuständigkeiten und Abstimmungsergebnisse. Das Ergebnisprotokoll ist dadurch sehr viel kürzer als das Verlaufsprotokoll.
Die Chronologie ist beim Ergebnisprotokoll nicht entscheidend. Du kannst die Ergebnisse also thematisch zusammenfassen und sinnvoll bündeln.
Was ist besser: Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll?
Was ist besser: Ergebnisprotokoll oder Verlaufsprotokoll?
Welche Protokoll-Art gebraucht wird, kann je nach Anlass unterschiedlich sein. Beide haben Vor- und Nachteile:
- Im Verlaufsprotokoll stecken viele detaillierte Informationen. Dadurch wird das Treffen nachvollziehbar und transparent.
- Mit dem Ergebnisprotokoll ist dagegen nicht mehr erkennbar, wie Beschlüsse zustande gekommen sind.
- Auch Personen, die nicht anwesend waren, können sich mit dem Verlaufsprotokoll ein umfassendes Bild vom Stand der Diskussion und den Entscheidungen machen.
- Umgekehrt ist das Verlaufsprotokoll viel länger und unübersichtlicher als das Ergebnisprotokoll.
- Dadurch ist das Verlaufsprotokoll natürlich aufwendiger zu schreiben und macht mehr Arbeit.
- Es kann außerdem passieren, dass niemand dieses lange Dokument lesen will, oder dass eigentlich wichtige Passagen beim Lesen ausgespart werden.
Wenn du ein Protokoll schreiben sollst, informiere dich vorher unbedingt, welche Art verlangt wird. Genügt ein Ergebnisprotokoll oder soll es ein komplettes Verlaufsprotokoll sein?
Wenn du selbst entscheidest, frage dich, für wen das Protokoll gedacht ist. Was brauchen die Menschen, die die Mitschrift später lesen? Genügen ihnen die Ergebnisse oder ist auch der Ablauf wichtig?
Hier findest du übrigens Vorlagen für beide Protokoll-Arten.
Aufbau eines Gesprächsprotokolls
So baust du ein Protokoll richtig auf
Ein Protokoll teilt sich auf in den Protokollkopf, den Hauptteil, den Protokollfuß und möglicherweise Anlagen. Jeder Teil des Protokolls erfüllt eigene Aufgaben.
Aufbau: der Protokollkopf
Ganz oben auf dem Protokoll, im sogenannten Kopf, sind die wichtigsten Daten und Fakten festgehalten:
- Datum der Veranstaltung
- Ort
- Beginn und Ende der Veranstaltung
- Titel oder Zweck
- Teilnehmerinnen und Teilnehmer
- eventuell Abwesende
- der Name der Sitzungsleiterin oder des Sitzungsleiters
- der Name des oder der Protokollierenden (also dein eigener Name)
Der Hauptteil des Protokolls
Im Hauptteil findest du die eigentlichen Inhalte des Protokolls. Hier hältst du also die Ergebnisse und/oder den Verlauf der Gespräche fest.
Wenn es eine Tagesordnung des Treffens gibt, dann ist dieses automatisch die Gliederung. Das Protokoll gibt also die einzelnen Tagesordnungspunkte an und beschreibt ihren Inhalt.
Am Ende des Hauptteils fasst man üblicherweise noch einmal die Ergebnisse des Protokolls zusammen. Das ist vor allem bei Verlaufsprotokollen sinnvoll, weil sie länger und unübersichtlicher sind.
Außerdem hältst du hier fest, welche weiteren Schritte geplant sind. Auch ein vereinbarter nächster Termin findet am Ende des Hauptteils seinen Platz.
Der Protokollfuß
Der Protokollfuß
Der Protokollfuß ist vor allem für Unterschriften gedacht. Hier unterschreibst du selbst und lässt auch die Sitzungsleiterin oder den Sitzungsleiter unterschreiben.
Damit wird das Protokoll "offiziell". Du bezeugst mit deiner Unterschrift, dass du nach bestem Wissen und Gewissen mitgeschrieben hast. Und die Person, die die Sitzung geleitet hat, bestätigt dies.
Der Anhang eines Protokolls
Es kann sinnvoll sein, einen Anhang beizufügen. Hier finden alle Unterlagen Platz, die zur Sitzung gehören. Das kann zum Beispiel die Tagesordnung sein.
Aber auch Handouts, Dokumente, Bilder, Adresslisten und ähnliche Unterlagen gehören in den Anhang des Protokolls. So findet sich alles, was das Treffen betrifft, an einem Platz.
Tipps zum Schreiben eines Protokolls
Wie schreibt man nun ein gutes Protokoll? Diese 14 Tipps helfen dir weiter und nehmen der ungeliebten Aufgabe des Protokollierens ihren Schrecken.
Frage nach, wie detailliert das Protokoll sein soll
Frage nach, wie detailliert das Protokoll sein soll
Wenn du ein Protokoll führen sollst, dann frage genauer nach, was damit gemeint ist. Soll es ein Verlaufs- oder ein Ergebnisprotokoll sein? Wie detailliert soll es geschrieben werden?
Je genauer du die Anforderungen kennst, umso besser kannst du das Protokoll führen. Schaue dir, wenn möglich, ältere Protokolle aus ähnlichen Sitzungen an.
Frage nach einer Vorlage für dein Protokoll
Erkundige dich, ob es vielleicht schon eine Protokollvorlage gibt. In vielen Unternehmen oder Vereinen gibt es solche Vorlagen.
Sie können dir die Arbeit deutlich erleichtern und zeigen dir außerdem, was von dir gefordert wird. Falls es keine Vorlage gibt, kannst du dir natürlich selbst eine erstellen.
Eine gute Orientierung für eine eigene Vorlage ist die geplante Tagesordnung oder Themensammlung. Wenn du nun noch einen Protokollkopf hinzufügst, hast du eine gute und sehr individuelle Vorlage für dein Protokoll.
Schreibe das Protokoll sachlich
Schreibe das Protokoll sachlich
Ein Protokoll ist ein Sachtext. Das bedeutet, dass du als Protokollantin oder Protokollant neutral bleiben solltest. Deine persönlichen Meinungen oder Sichtweisen haben im Protokoll keinen Platz.
Auch Scherze, umgangssprachliche Äußerungen oder Ähnliches solltest du im Protokoll nicht nutzen. Achte auf eine sachliche und neutrale Sprache.
Nutze das Präsens
Die richtige Zeitform für dein Protokoll ist immer das Präsens, also die Gegenwartsform. Selbst wenn das Treffen in der Vergangenheit stattgefunden hat, nutzt du das Präsens.
Du schreibst also zum Beispiel: "Die Versammlung beschließt einstimmig, dass …" und nicht "Die Versammlung beschloss einstimmig, dass …"
Übernimm kein weiteres Amt in der Sitzung
Als Protokollantin oder Protokollant bist du in der Sitzung ganz schön beschäftigt. Schließlich ist es deine Aufgabe, alles zu verfolgen und korrekt aufzuschreiben.
Das bedeutet aber auch, dass du keine weiteren Aufgaben im Meeting haben solltest. Keinesfalls solltest du das Protokoll führen, wenn du gleichzeitig das Gespräch moderierst oder einen Vortrag hältst.
Frage nach, wenn du etwas nicht verstehst
Frage nach, wenn du etwas nicht verstehst
Wenn du das Protokoll führst, ist es wichtig, dass du verstehst, was gerade im Gespräch passiert. Deshalb ist es wichtig, dass du Fragen stellst, um alles richtig zu erfassen.
Es kann zum Beispiel leicht passieren, dass du beim Schreiben etwas nicht mitbekommst. Frage dann frühzeitig nach, um nicht den Anschluss zu verlieren.
Auch wenn du Namen, Termine und so weiter nicht genau verstanden hast, solltest du direkt nachfragen. Und auch bei Unsicherheiten ist eine Nachfrage wichtig.
Keine Angst vor zu vielen Fragen: Es wäre sehr verwirrend und kontraproduktiv, wenn hinterher im Protokoll etwas Falsches stünde. Versichere dich deshalb, dass du wirklich alles verstanden hast.
Nutze das Medium, mit dem du schnell schreiben kannst
Manchmal geht es in einer Sitzung heiß her und du musst ein ganz schönes Tempo vorliegen, um alles mitzuschreiben. Nutze deshalb das Medium, mit dem du am schnellsten schreiben kannst.
Wenn du besonders schnell mit Bleistift oder Kugelschreiber auf Papier schreibst, dann nutze einen Notizblock. Wenn du schneller tippst, bringe einen Laptop oder ein Tablet mit.
Abkürzungen und Stichpunkte sind beim Mitschreiben eine gute Idee, weil sie das Schreiben beschleunigen. Achte aber darauf, dass du hinterher bei der Reinschrift selbst noch weißt, was du mit einer Abkürzung gemeint hast.
Lass Platz auf deiner Seite
Lass Platz auf deiner Seite
Falls du auf Papier schreibst, solltest du nach jedem Punkt ein wenig Platz auf der Seite lassen. Es passiert nämlich häufig, dass noch einmal jemand auf einen früheren Punkt zurückkommt.
Dann ist es ärgerlich, wenn du keinen Platz mehr hast und neue Informationen irgendwo dazwischenschieben musst. Plane deshalb zwischen den einzelnen Punkten Raum für solche Situationen ein.
Auch wenn du diesen Platz am Ende nicht brauchst, hat er einen Zweck: Dein Protokoll wird übersichtlicher, wenn nicht zu viel Text auf eine Seite gequetscht wird.
Fasse wichtige Aussagen zusammen
Bei einem Ergebnisprotokoll formulierst du sowieso nur die Beschlüsse und Absprachen des Meetings. Aber auch bei einem Verlaufsprotokoll solltest du nicht zu sehr ins Detail gehen.
Es geht nicht um die wörtlichen Aussagen jeder einzelnen Person. Wichtig sind die Argumente und Gegenargumente, die zu einer Entscheidung geführt haben.
Fasse die Positionen und Wortmeldungen deshalb zusammen und schreibe nur die Kernaussagen auf. Das gelingt mit ein wenig Übung immer besser.
Hole direkt ein kurzes Feedback ein
Hole direkt ein kurzes Feedback ein
Am Ende der Sitzung solltest du die wichtigsten Punkte deines Protokolls kurz vorlesen und von den Anwesenden bestätigen lassen. So fallen mögliche Fehler rechtzeitig auf.
Es könnte ja zum Beispiel sein, dass du einen falschen Namen für eine Aufgabe eingetragen oder etwas Wichtiges verpasst hast. So etwas kannst du dann direkt korrigieren.
Außerdem gibt dir das direkte Feedback Sicherheit. Du hast schon einmal die Bestätigung, dass du mit deinem Protokoll auf dem richtigen Weg bist.
Lass dir alle wichtigen Dokumente geben
Zum Protokoll gehören unter Umständen auch Anhänge. Bitte deshalb sofort darum, dass die Zuständigen dir die wichtigen Dokumente geben. Vielleicht können diese direkt kopiert werden?
Natürlich kannst du die Anhänge auch später per E-Mail erbitten. Aber das wird dich deutlich mehr Zeit kosten und die Fertigstellung des Protokolls unnötig verzögern.
Überarbeite dein Protokoll möglichst schnell
Überarbeite dein Protokoll möglichst schnell
Bei kleineren Sitzungen kann es ausreichen, ein paar handschriftliche Notizen zu machen und diese abzulegen. In den meisten Fällen genügt das aber nicht und du musst dein Protokoll überarbeiten.
Du überträgst also deine Notizen in ein gut lesbares und für alle verständliches Format. Das solltest du so schnell wie möglich nach der Sitzung machen, solange die Erinnerung noch frisch ist.
Sonst besteht die Gefahr, dass du mit deinen Abkürzungen und Stichpunkten doch nicht mehr klar kommst und nicht mehr ganz genau weißt, was besprochen wurde. Das kann zu schwerwiegenden Fehlern führen.
Außerdem kann das Protokoll leicht im Alltagsgeschäft untergehen. Nimm dir also so schnell wie möglich die Zeit, das Gesprächsprotokoll zu überarbeiten.
Arbeite mit Formatierungen
Bei einem längeren Protokoll kann es sehr hilfreich sein, die wichtigsten Punkte mithilfe der Formatierung hervorzuheben. Vor allem Beschlüsse, Entscheidungen und To-Dos sollten schnell sichtbar sein.
Du kannst sie fett drucken, farblich hinterlegen oder unterstreichen. Achte nur darauf, nicht zu viele unterschiedliche Formatierungen zu verwenden. Sonst wird es unübersichtlich.
Bringe das Protokoll zügig an seinen Bestimmungsort
Bringe das Protokoll zügig an seinen Bestimmungsort
Was soll mit dem Protokoll geschehen? Hat es Platz in einem digitalen oder physischen Ordner, den alle einsehen können? Soll es per E-Mail verschickt werden? Oder sollst du es nur im Sekretariat abgeben?
Erkundige dich schon zu Beginn deiner Arbeit, wo und wie du dein Protokoll abgeben sollst. Und bringe es dann so schnell wie möglich an seinen Bestimmungsort.
Dann kannst du die Aufgabe zügig abhaken. Und andere Personen haben jederzeit die Gelegenheit, das Meeting nachzulesen.
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