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Referenzen in der Bewerbung: Do’s + Dont’s fürs Referenzschreiben

Referenzen können die Glaubwürdigkeit deiner Bewerbung erhöhen und dich aus der Masse herausstechen lassen. Wir erklären dir, wie du ein Empfehlungsschreiben bekommst, wie du es in deine Bewerbung einfügst und welche Fehler du dabei vermeiden solltest.

Unterschiede zwischen Referenz und Arbeitszeugnis

Referenz, Empfehlungsschreiben, Arbeitszeugnis – meinen diese Begriffe nicht dasselbe? Während du die ersten beiden Begriffe meist als Synonym verstehen kannst, unterscheiden sie sich grundlegend vom Arbeitszeugnis. Während eine Empfehlung einen eher persönlichen Charakter hat und dich für eine bestimmte Position empfiehlt, legt die Referenz ihren Fokus auf deine Vergangenheit und richtet sich an ein Unternehmen statt an eine Einzelperson.

Mit dem Arbeitszeugnis bewertet der Arbeitgeber die Arbeitsleistung seines Beschäftigen. Es soll zukünftigen Arbeitgebern dazu dienen, die Fähigkeiten, Erfahrungen und Motivation des Bewerbers besser einschätzen zu können. Die gleiche Funktion hat zwar auch ein Referenzschreiben. Doch im Unterschied zum Arbeitszeugnis ist der Arbeitgeber hier nicht verpflichtet, ein solches auszustellen.

Referenzschreiben sind glaubwürdiger als Arbeitszeugnisse

Mit Referenzschreiben Glaubwürdigkeit steigern 

Dein Chef muss die Formulierungen im Arbeitszeugnis wohlwollend gestalten. Sollte er doch negative Aussagen über dich im Zeugnis unterbringen, kannst du das anfechten und ein Neues verlangen. Das ist zwar auf der einen Seite ein Vorteil für dich, doch gleichzeitig ist die Pflicht einer wohlwollenden Formulierung auch ein Nachteil von Arbeitszeugnissen. Denn viele Personaler stellen deren Wahrheitsgehalt deswegen in Frage.

Diese Regelungen gelten bei freiwilligen Referenzschreiben nicht. Dadurch gewinnen sie bei potenziellen Arbeitgebern an Wert. Sie gehen dann davon aus, dass der Referenzgeber die Leistungen des Bewerbers ehrlich einschätzt.

Große Auswahl bei Referenzgebern

Häufig stellt nicht dein direkter Vorgesetzter dein Arbeitszeugnis aus sondern ein Chef, zu dem du keinen unmittelbaren Kontakt hast. Bei einem Referenzschreiben ist das in den meisten Fällen anders. Selbst Studenten können ihre Dozenten und Professoren um ein Empfehlungsschreiben oder eine Referenz bitten, um schon vor dem Berufseinstieg ihre positiven Eigenschaften zu belegen. Wenn du vorher selbstständig warst, können dir auch Kunden eine Referenz ausstellen.

Der große Nachteil von Referenzen ist, dass sie gerade in Deutschland noch nicht so etabliert sind wie in der internationalen Berufswelt. Das klassische Arbeitszeugnis ist für die meisten Arbeitgeber in Deutschland nach wie vor der Maßstab.

Was einen guten Referenzgeber ausmacht

Auf den Referenzgeber kommt es an.

Als Referenzgeber solltest du eine Person wählen, die einen möglichst hohen beruflichen Status besitzt aber dennoch eng mit dir zusammengearbeitet hat. Verwandte, Kollegen und Freunde eignen sich nicht für eine Referenz, da sie weder neutral dir gegenüber noch höher gestellt sind. Der Referenzgeber sollte mindestens eine Hierarchiestufe über dir stehen.

Um sich ein Urteil über dich erlauben zu können, solltet ihr außerdem ausreichend lange in Verbindung gestanden haben. Solltest du dich nicht gut mit dem Referenzgeber verstanden haben oder seine Beurteilung über dich negativ ausfallen, verzichte lieber auf seine Referenz. Stattdessen könntest du deiner Bewerbung alternativ ein Motivationsschreiben beifügen.

In manchen Fällen im Arbeitsleben geht ein Chef, mit dem du dich gut verstanden hast und ein neuer Vorgesetzter, zu dem du einfach keinen guten Draht hast, nimmt seinen Platz ein. Deshalb kann es hilfreich sein, den Chef in so einem Fall vor seinem Weggang um eine Referenz zu bitten. Sonst ist die Chance schnell verpasst, dass du deine guten Leistungen belegen kannst.

Warum Referenzen so beliebt sind

Die Letter of recommendation sind sehr beliebt.

Ein Schreiben eines Fürsprechers der Bewerbung beizulegen, ist im englischsprachigen Raum deutlich verbreiteter als in Deutschland (wie du Bewerbungen auf Englisch verfasst, liest du hier) . Doch auch hier nutzen immer mehr Bewerber Referenzen, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Auch die Anzahl befristeter Arbeitsverträge und Freiberufler unterstützt diesen Trend. Gerade weil viele Freiberufler keinen Anspruch auf ein Arbeitszeugnis haben, fragen viele nach einer Referenz.

Ebenso eignen sich Referenzen besonders für Berufsanfänger. Obwohl diese oft noch kein Beschäftigungsverhältnis vorweisen können, kann sich so ein Mentor, Betreuer im Praktikum oder Dozent für sie verbürgen. Auch bei Initiativbewerbungen sind Referenzen als zusätzliche Begründung sinnvoll, warum gerade du für eine bestimmte Stelle gut geeignet bist.

Aufbau von Referenzen für Bewerbungen

Eine Referenz besteht entweder im bloßen Verweiß auf die Kontaktdaten des Referenzgebers oder aus einem Referenzschreiben, in dem sich der Verfasser auf einer Seite positiv über dich äußert und dich auch für eine bestimmte Position empfehlen kann. Im Gegensatz zu Arbeitszeugnissen unterliegen Referenzen keinen formalen Regeln und dürfen individuell gestaltet sein. Inhaltlich sollten trotzdem die folgenden Inhalte vorkommen.

  • Datum und Betreffzeile (Referenzschreiben für…)
  • Angaben über den Referenzgeber: Wer ist er und in welchem Verhältnis stand er zu dir? Auch seine Kontaktdaten sollten in der Referenz stehen.
  • Name des Bewerbers: Dein Name sollte natürlich fallen, ansonsten könnte die Referenz ja für jeden sein.
  • Zeitraum der Zusammenarbeit
  • Leistungen und Fähigkeiten: Welche Leistungen kann der Referenzgeber bei dir hervorheben.  Wodurch hast du dich in der Vergangenheit auszeichnen können?
  • Persönlichkeit des Bewerbers: Hier können Sätze über deine Motivation, deinen Fleiß oder dein Sozialverhalten fallen. Mit diesen Tipps kannst fällst du garantiert durch deine hohe Motivation auf.
  • Empfehlung: Was qualifiziert dich für einen bestimmten Job oder eine eine bestimmte Position?
  • Erklärung, für Rückfragen zur Verfügung zu stehen
  • Datum und Unterschrift des Referenzgebers

Referenzliste – Wann sie sinnvoll ist

Statt deiner Bewerbung ein ganzes Referenzschreiben beizufügen, hast du auch die Möglichkeit, mehrere Referenzgeber in einer Liste namentlich anzugeben. Hole dir dazu aber unbedingt das Einverständnis der erwähnten Personen ein. Nichts ist schlimmer, als wenn ein Unbekannter deinen völlig überraschten Chef anruft und der sich dann überrumpelt fühlt. Da liegt es nahe, dass er dann nicht unbedingt nur lobende Worte für dich findet.

Platzierung von Referenzen in der Bewerbung

Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse bilden noch immer das Herzstück einer jeden Bewerbung. Für die Angabe von Referenzen bieten sich dir mehrere Möglichkeiten. Du willst keine Fehler machen? Dann haben wir hier auch einen Wegweiser zu perfekten Bewerbungsmappe für dich.

  • Referenzschreiben gehören zwischen Lebenslauf und Zeugnissen: Vergesse nicht, Referenzen als eigenen Punkt im Anschreiben zu erwähnen. Sie sollten unter den Anlagen stehen.
  • Im Anschreiben auf einen Referenzgeber verweisen: Zum Beispiel – "Gerhard Richter, Vertriebsleiter der Muster GmbH, Tel. 018/ 999 000, Email g.richter@mustergmbh.de, bestätigt Ihnen mein gerne meine Fähigkeiten im Bereich X."
  • Im Lebenslauf auf einen Referenzgeber verweisen: Erwähne die Person bei der jeweiligen Station oder ganz am Ende deines Lebenslaufes mit Vornamen, Namen, Unternehmen, Telefonnummer und E-Mail-Adressen.
  • Referenzliste: Ein gesondertes Blatt, das zwischen Lebenslauf und Zeugnissen beizulegen ist. Erwähne auch hier die Referenzgeber mit Vornamen, Namen, Unternehmen, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Wie du nach einer Referenz fragst

Wie du nach einer Referenz fragst, hängt ganz davon ab, wen du fragst. Für Professoren und Dozenten an Universitäten ist es nicht Ungewöhnliches, um ein Empfehlungsschreiben gebeten zu werden. Als Angestellter kannst du dagegen schnell Misstrauen bei deinem Chef wecken, der dann einen Jobwechsel vermutet. Wie du in welcher Situation wie vorgehst, erklären wir dir im Folgenden.

Referenz an der Universität

Referenzschreiben für Studenten

Achte zuerst darauf, einen Professor oder einen Dozenten auszuwählen, der dich gut genug kennt. Gut eignet sich meist der Betreuer deiner Abschlussarbeit. Vielleicht hast du ja auch als studentische Hilfskraft mit jemandem länger zusammengearbeitet.

  • Wähle einen günstigen Zeitpunkt: Anstatt den Dozenten in seiner Mittagspause zu fragen, schreibe lieber eine Email oder vereinbare einen Termin in seiner Sprechstunden.
  • Erläutere genau, was du brauchst: Damit der Professor dir ein gutes Referenzschreiben geben kann, muss er wissen, welches Ziel du anstrebst. Wofür brauchst es, was sollte drin stehen, geht es eher um die fachliche Einschätzung oder die persönliche.
  • Stelle alle nötigen Unterlagen bereit: Mach es dem anderen leicht und stelle ihm deinen Lebenslauf, deine Zeugnisse oder auch einen Vordruck zur Verfügung.
  • Informiere ihn über Formales: Brauchst du ein Schreiben beispielsweise für ein Stipendium, das bestimmte Richtlinien erfüllt, teile diese dem Dozenten mit.
  • Plane genug Zeit ein: Der Uni-Alltag kann stressig sein, auch für Dozenten. Spreche ihn deswegen frühzeitig an. Am besten vier bis sechs Wochen bevor du die Referenz benötigst.

Referenz im Job

Solltest du deinen geplanten Jobwechsel noch nicht publik machen wollen, sei vorsichtig wen du nach einem Referenzschreiben fragst. In so einem Fall ist es ideal, einen ehemaligen Chef zu kontaktieren. Solltest du das nicht können und auch kein absolutes Vertrauen in deinen aktuellen Chef haben, warte lieber bis dein Vorgesetzter wechselt oder du offiziell kündigen willst.

  • Frage persönlich: Möchtest du eine Referenz haben, vereinbare persönlich einen Termin mit deinem Chef. Zum einen gibst du ihm damit die entsprechende Wertschätzung, zum anderen verhinderst du, dass euer Email-Verkehr vielleicht in die falschen Hände gerät,
  • Halte Beispiele für deine Leistung bereit: Sei darauf vorbereitet, wenn dein Chef dich nach Beispielen für deine guten Leistungen fragt. Diese solltest du optimaler Weise vorher natürlich erbracht haben.
  • Erkläre deine Anfrage: Gebe deinem Chef eine grobe Richtung vor und erkläre ihm, wofür du die Referenz genau brauchst.

Referenz als Freiberufler

Arbeitest du als Freiberufler, solltest du für deine Referenz besonders namenhafte Kunden auswählen. Ebenso eignen sich aber auch Kunden, die besonders zufrieden mit deiner Leistung waren.

  • Gehe aktiv auf den Kunden zu: Generell solltest du nach einem abgeschlossenen Projekt nach der Zufriedenheit des Kunden fragen. Bekommst du viel Lob, ist das die perfekte Gelegenheit nach einer Referenz zu fragen.
  • Schriftlich ist besser als mündlich: Lobt der Kunde dich überschwänglich? Dann halte es unbedingt auch schriftlich fest und frage ihn ob du seine Stimme verwenden darfst.
  • Schriftliches Einverständnis: Erläutere dem Kunden genau, wofür du seine Referenz benötigst. Willst du sie auf deiner Webseite angeben oder bei Bewerbungen für Aufträge angeben? Lasse dir das Einverständnis des Kunden ebenfalls schriftlich geben. Achte darauf, dass er der Nennung seines Namens und unter Umständen seiner Kontaktdaten zustimmt.
  • Firmenpapier verwenden: Eine Referenz auf schickem Firmenpapier erhöht die Glaubwürdigkeit des Dokuments.

Anzahl der Referenzen

Wichtig: Bewerbungen nicht mit Referenzen überfrachten.

Wie so oft bei Bewerbungen gilt: Weniger ist oft mehr. So sieht es auch bei der Anzahl der Referenzgeber aus, die du in deiner Bewerbungen erwähnst. Sie sollten die Kirche auf dem Eis bleiben und deine inhaltlich starke Bewerbung abrunden. Referenzen sollten auf keinen Fall als letzter Strohalm herhalten müssen, um den Personaler doch noch überzeugen zu wollen. Stattdessen sollten sie deine Integrität als Bewerber lediglich unterstreichen.

Gebe zwar mindestens zwei Referenzgeber an, aber überfrachte dein Anschreiben oder deinen Lebenslauf nicht mit Kontaktdaten. Während du im Anschreiben nicht mehr als eine Kontaktperson erwähnen solltest, können es im Lebenslauf etwas mehr sein. Pro Berufsstation solltest du dich aber auf eine Referenz beschränken. Referenzlisten sind erst ab drei Kontakten sinnvoll. Solltest du ein ganzes Referenzschreiben haben, dann reicht eines aus. Selbstständigen ohne Arbeitszeugnis können prinzipiell mehr Referenzen verwenden als Angestellte.

Online-Referenzen

Online-Referenzen erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Bei Xing, LinkedIn oder vergleichbaren Karriereportalen hast du meist die Möglichkeit, Kontakte als Referenzen anzugeben. Diese können potenzielle Arbeitgeber dann direkt über die Plattform kontaktieren. Während einige Personaler gern von dieser Möglichkeit Gebrauch machen, zweifeln andere die Aussagekraft solcher Referenzen an. In den seltensten Fällen schadet es dir aber, wenn du dein berufliches Netzwerk auf entsprechenden Webseiten angibst.

Dont’s für Referenzschreiben

Es gibt Dinge, die dein Referenzschreiben zu einem Nachteil für dich werden lassen anstatt deine Leistungen zu bestätigen.

  1. Dein Referenzgeber kennt dich nicht gut genug: Ein Referenzschreiben bekommen zu wollen ohne in besonders guter Verbindung mit dem Referenzgeber zu stehen, endet meist nicht gut. Entweder kann derjenige deine Leistung nicht einschätzen oder er verwendet sogar negative Formulierungen.
  2. Leere Worthülsen: Nichtssagende Sätze und allgemeine Floskeln bringen dir gar nichts. Ein Referenzschreiben sollte immer einen persönlichen Charakter haben und individuell auf dich zugeschnitten sein.
  3. Zu viele Superlative: Du bist der beste, tollste und am besten geeignete Bewerber für den Job. Zwar soll eine Referenz dich natürlich in ein gutes Licht stellen, zu übertriebenes Lob lässt diese aber schnell unauthentisch wirken.
  4. Schlechte Reputation des Referenzgebers: Personen, die eine schlechte Außenwahrnehmung genießen, solltest du lieber nicht als Referenzgeber in Betracht ziehen. Gleiches gilt natürlich auf für gleichgestellte Kollegen oder Familienangehörige.
  5. Denke dir niemanden aus: Das hört sich nach einem selbstverständlichen Tipp an, doch so mancher Bewerber erhofft sich mit einer erfundenen Person die nötige Reputation zu erfinden. In Zeiten des Internets fällt sowas aber schnell auf und deine Bewerbung landet schneller im Papierkorb als dir lieb ist.

Do’s für Referenzschreiben

Du willst dir eine möglichst gute Vorlage für das Vorstellungsgespräch geben? Dann beherzige diese Tipps und deinem hoffentlich zukünftigen Arbeitgeber bleiben keine Fragen mehr offen.

  1. Zeichne ein genaues Bild des Referenzschreibers: In der Referenz sollte dein Referenzgeber begründen, warum seine Meinung über dich Gewicht hat.
  2. Eine persönliche Beziehung: Um der Referenz die nötige Glaubwürdigkeit zu geben, sollte dein Referenzgeber euer Verhältnis erläutern und wie gut ihr euch kennt.
  3. Anschein von Objektivität: Dein Referenzgeber sollte deine Leistung genau bewerten und dabei weder übertreiben noch kleinreden. Niemand ist zu 100 Prozent objektiv. Trotzdem sollte der Referenzschreiber ein gewisses Reflexionsvermögen vermitteln.
  4. Detaillierte Beschreibung deiner Aufgaben: Dein zukünftiger Arbeitgeber möchte verstehen, für welche Position die Referenz geschrieben ist. Daher solltest du ihm deinen Verantwortungsbereich mit deinen konkreten Aufgaben deutlich machen.
  5. Konkrete Empfehlung: Je konkreter dein Referenzgeber dich für eine bestimmte Position empfiehlt, desto besser. Pauschale Aussagen ohne Begründungen schwächen die Empfehlung dagegen ab.
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