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Krankmeldung: 7 Tipps & 5 Fallstricke bei der Krankschreibung

Arbeitnehmende müssen im Falle einer Erkrankung unverzüglich eine Krankmeldung vornehmen. Wir erklären im Folgenden, worauf es dabei ankommt und was bei einer ärztlichen Krankschreibung zu beachten ist. Außerdem haben wir Tipps für dich und erklären mögliche Fallstricke.

Husten, Migräne oder Kreislaufprobleme – wenn du wegen einer Krankheit nicht zur Arbeit gehen kannst, ist eine korrekte Krankmeldung wichtig. Ab wann du zusätzlich eine Krankschreibung benötigst und worauf du sonst noch achten solltest, erfährst du hier.

Unterschied zwischen Krankmeldung und Krankschreibung

Unterschied zwischen Krankmeldung und Krankschreibung

Mit einer Krankmeldung kommst du deiner "Anzeigepflicht" nach, deinen Arbeitgebenden unverzüglich über deine Arbeitsunfähigkeit zu informieren.

Eine Krankschreibung durch eine ärztliche Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung dient dagegen deiner "Nachweispflicht", der du im Falle einer länger als drei Tage andauernden Erkrankung nachkommen musst.

Wie du bei einer Erkrankung vorzugehen hast, ist größtenteils gesetzlich geregelt. Es gibt jedoch auch Ausnahmen, die du kennen solltest. Denn eine fehlerhafte Krankmeldung kann eine Abmahnung oder sogar eine Kündigung zur Folge haben.

Machst du Fehler bei der Krankschreibung, kann dies zudem negative Auswirkungen auf die Entgeltfortzahlung haben.

Darauf kommt es beim Krankmelden an

Beim Krankmelden solltest du unbedingt gewissenhaft vorgehen und dich an die gesetzlichen oder im Arbeitsvertrag vereinbarten Richtlinien halten. Diese Punkte solltest du bei einer Krankmeldung grundsätzlich berücksichtigen.

Krankschreibungen, die dir online ausgestellt werden (zum Beispiel anhand eines Fragebogens) sind nicht zulässig. Genauso reicht es in der Regel nicht aus, wenn du nur mit deinem Arzt telefonierst. Eine Krankschreibung ohne Arztbesuch wird demnach in den meisten Fällen nicht vom Arbeitgebenden anerkannt.

Krankmeldung muss unverzüglich erfolgen

Eine sofortige Krankmeldung bei der oder dem Vorgesetzten gehört zu den Pflichten eines Arbeitnehmenden. Dabei darfst du mit der Krankmeldung nicht warten, bis du beim Arzt warst. Sobald du sicher bist, nicht in die Arbeit gehen zu können, musst du deinen Arbeitgebenden informieren.

Melde dich möglichst vor Arbeitsbeginn am ersten Krankheitstag. Sofern es dein Gesundheitszustand zulässt, solltest du dich persönlich krankmelden. Ansonsten kannst du auch eine nahestehende Person darum bitten, diese Aufgabe für dich zu übernehmen.

Die richtigen Ansprechpartner informieren

Die Person, die du über deine Krankheit informierst, ist dein Arbeitgebender. In größeren Unternehmen ist es üblich, sich bei der Personalabteilung und/oder deinem Abteilungsleitenden krankzumelden. Sie stehen stellvertretend für deinen Arbeitgebenden.

Vorsicht: Eine Krankmeldung bei einer Kollegin oder einem Kollegen birgt die Gefahr, dass die Information nicht rechtzeitig an die zuständige Stelle weitergeleitet wird. Die Verantwortung dafür liegt bei dir und nicht bei deinem Kollegen.

Krankmeldung per Telefon oder E-Mail

Melde dich per Telefon oder E-Mail krank

In vielen Unternehmen ist es üblich, sich beim Arbeitgebenden oder einem seiner Stellvertretenden telefonisch in der Früh krankzumelden. Teilweise reicht auch eine schriftliche Krankmeldung per E-Mail oder neuerdings per WhatsApp.

Gesetzlich ist nicht geregelt, auf welchem Weg eine Krankmeldung erfolgen muss. Ob telefonisch, über ein Personalmanagement-Tool, per E-Mail oder WhatsApp – informiere dich unbedingt, welche Gepflogenheiten bei einer Krankmeldung in deinem Unternehmen gängig sind. Teilweise findest du hierzu Informationen in deinem Arbeitsvertrag.

Grund der Erkrankung muss nicht genannt werden

Den Grund deiner Erkrankung musst du bei einer Krankmeldung nicht mitteilen. Denn dein Arbeitgebender hat kein Recht darauf zu wissen, woran du erkrankt bist. Du kannst für dich selbst entscheiden, ob du den Grund für deine krankheitsbedingte Abwesenheit nennen möchtest.

Ausnahme: Bei einer ansteckenden Krankheit, die beim Gesundheitsamt meldepflichtig ist, musst du deinen Arbeitgebenden schon bei der Krankmeldung darüber informieren. Hier besteht eine Informationspflicht, um deine Kolleginnen und Kollegen vor einer möglichen Ansteckung zu schützen.

Dauer der Erkrankung

Dein Arbeitgebender hat ein Recht darauf zu erfahren, wie lange deine Erkrankung in etwa dauern wird. Deswegen solltest du bereits bei der Krankmeldung mitteilen, wie lange du voraussichtlich nicht zur Arbeit kommen kanns. So kann dein Arbeitsausfall entsprechend organisiert werden.

Was bei einer Krankschreibung zu beachten ist

Das solltest du bei der Krankschreibung beachten

Während der Arbeitnehmende eine Krankmeldung selbst vornehmen darf, muss eine Krankschreibung durch eine Ärztin oder einen Arzt erfolgen. Nach einer ärztlichen Untersuchung stellt diese oder dieser eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, besser bekannt unter der Abkürzung AU oder den alternativen Bezeichnungen "gelber Schein", "gelber Zettel" und Krankenschein.

Ab wann eine Krankschreibung erforderlich ist

In den ersten drei Tagen reicht im Normalfall die Krankmeldung aus. Ab dem vierten Tag der krankheitsbedingten Abwesenheit musst du deinem Arbeitgebenden eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorlegen, die das voraussichtliche Ende der Arbeitsunfähigkeit nennt.

Wichtig: Der Arbeitgebende kann im Arbeitsvertrag oder durch eine Arbeitsanweisung festlegen, dass du bereits ab dem ersten Tag eine Krankschreibung durch einen Arzt vorlegen musst.

Dabei darf es sich aber nicht um willkürliche Schikane handeln. Die allgemeinen Rechtsgrundsätze müssen eingehalten werden, insbesondere der Gleichbehandlungsgrundsatz und das Diskriminierungsverbot.

Fristen für die Abgabe einer Krankschreibung

Falls es im Arbeitsvertrag nicht anders geregelt ist, müssen Arbeitnehmende ab dem vierten Fehltag eine Krankschreibung bei ihrem Arbeitgebenden vorlegen. Um die Fristen für die Abgabe einzuhalten, muss das Schriftstück bereits am Stichtag eintreffen.

Ausnahme Wochenende: Warst du krankheitsbedingt von Mittwoch bis Freitag nicht in der Arbeit, kannst du bei einer fortbestehenden Erkrankung die Krankschreibung erst am Montag vorlegen. Arbeitest du normalerweise am Samstag, so ist dieser Wochentag für dich ein normaler Arbeitstag und zählt dazu. Die Krankschreibung muss dann am Samstag abgegeben werden.

Praxis-Tipp: Die meisten Arbeitgebenden akzeptieren es, wenn du die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung einscannst oder als Foto per E-Mail an die Personalabteilung schickst. Das Original kannst du dann per Post nachschicken oder am nächsten Arbeitstag persönlich abgeben.

Wer von deiner Krankschreibung erfahren muss

Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung besteht aus vier Seiten. Eine Seite verbleibt in deiner Krankenakte beim Arzt, ein Durchschlag ist für dich bestimmt. Die anderen beiden Seiten sind für deinen Arbeitgebenden und die gesetzliche Krankenkasse als Nachweis für deine Krankschreibung.

Wichtig: Bis zum 42. Tag deiner Krankschreibung erhältst du von deinem Arbeitgebenden dein volles Gehalt weiterbezahlt. Danach erhältst du von deiner gesetzlichen Krankenkasse Krankengeld. Das sind 70 Prozent von deinem Bruttogehalt, aber höchstens 90 Prozent von deinem Nettogehalt.

Finanz-Tipp: Auch wenn du privat krankenversichert bist, kannst du Krankengeld erhalten. Du musst hierzu jedoch im Vorfeld eine private Krankentagegeldversicherung abschließen.

eAU: Neue Regelungen für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung

Seit dem 1. Oktober 2021 gibt es für die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) neue Regeln. Die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) wird seitdem direkt von der Arztpraxis an deine Krankenkasse übermittelt.

Du als Arbeitnehmende oder Arbeitnehmender bist also nicht mehr dafür zuständig, dass die Krankenkasse von deiner Krankschreibung erfährt.

Da noch nicht alle Arztpraxen über die benötigte technische Ausstattung verfügen, gilt bis zum 31. Dezember 2021 eine Übergangsfrist. Bis dahin solltest du sicherheitshalber mit der Praxis klären, wie der Ablauf ist.

Tipps für die Krankmeldung

Tipps für die Krankmeldung

Im Falle einer Erkrankung ist es wichtig, dass du bei der Krankmeldung und Krankschreibung alles richtig machst. Die wichtigsten Tipps findest du hier.

Schriftliche Krankmeldung an mehrere Personen schicken

Bei einer schriftlichen Krankmeldung per E-Mail oder WhatsApp musst du dafür sorgen, dass die Nachricht rechtzeitig gelesen wird. Informierst du beispielsweise nur deinen Abteilungsleitenden per E-Mail über deine Arbeitsunfähigkeit, kann es sein, dass dein Chef aufgrund einer Besprechung deine Krankmeldung erst im Laufe des Tages liest.

Erfährt die verantwortliche Stelle zu spät von deiner Krankmeldung und kann deswegen nicht rechtzeitig für eine Ersatzkraft sorgen, drohen dir negative Konsequenzen wie Abmahnung oder Kündigung.

Schicke deine schriftliche Krankmeldung grundsätzlich an mehrere Personen. Außer deinem Abteilungsleitenden und der Personalabteilung solltest du auch Kolleginnen und Kollegen informieren, die von deiner Abwesenheit wissen müssen. Bitte die Empfänger um eine Bestätigung, dass sie die Krankmeldung rechtzeitig erhalten haben.

Krankmeldung am besten telefonisch und schriftlich

Aus arbeitsrechtlicher Sicht empfiehlt sich eine Kombination aus telefonischer und schriftlicher Krankmeldung. Hast du dich beispielsweise in der Früh bei einer Kollegin oder einem Kollegen telefonisch krankgemeldet, so solltest du sicherheitshalber gleich eine E-Mail an die Personalabteilung oder deinen Abteilungsleiter hinterherschicken.

Praxis-Tipp: Eine telefonische Krankmeldung ist besser als eine schriftliche Nachricht allein. Denn am Telefon kann dein Gesprächspartner an deiner Stimme hören, wie es dir geht. Das wirkt glaubhafter.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rechtzeitig einreichen

Reiche die AU rechtzeitig ein

Bei einer Krankschreibung stellt dir deine Ärztin oder dein Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aus, die du rechtzeitig bei deinem Arbeitgebenden einreichen musst. Spätestens drei Tage nach deiner Krankmeldung ist sie fällig, teilweise schon früher.

Wenn absehbar ist, dass du länger ausfallen wirst, solltest du frühzeitig zum Arzt gehen. Auch wenn deine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung erst am vierten Tag vorliegen muss, muss sie dennoch rechtzeitig bei deinem Arbeitgebenden ankommen. Eine frühzeitige Ausstellung der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verschafft dir Luft bei der Zustellung.

Vorsicht: Eine rückwirkende Krankschreibung durch eine Ärztin oder einen Arzt ist nur im Ausnahmefall möglich. Solltest du entgegen der vertraglichen Regelung nicht bereits am ersten Tag eine Krankschreibung vorgelegt haben, so darfst du ärztlich rückwirkend für maximal drei Tage krankgeschrieben werden.

Folgebescheinigung lückenlos ausstellen lassen

Bei einer länger andauernden Krankheit benötigst du unter Umständen eine Folgebescheinigung. Um alle Rechte zu wahren, muss diese lückenlos an die vorhergehende Krankschreibung anschließen. Du solltest deinen Arbeitgebenden vorab in Form einer Krankmeldung telefonisch oder schriftlich über die Verlängerung informieren.

Beispiel: Endet deine Krankschreibung an einem Donnerstag, so benötigst du ab Freitag eine Folgebescheinigung, damit du lückenlos krankgeschrieben bist. Wenn die alte Krankschreibung an einem Freitag endet, kannst du dir die Folgebescheinigung auch erst am Montag ärztlich ausstellen lassen. Sie muss jedoch noch am gleichen Tag deinem Arbeitgebenden vorliegen.

Sonderfall: Krankschreibung mit Unterbrechungen

Gehst du nach sechs Wochen Krankschreibung zur Arbeit und wirst kurz darauf mit der gleichen Diagnose erneut krankgeschrieben, so hast du keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch deinen Arbeitgeber. In diesem Fall zahlt dir deine Krankenkasse für die neuen Fehltage Krankengeld.

Das Gleiche gilt für Diagnosen, die als Weiterentwicklung angesehen werden. Bist du zum Beispiel sechs Wochen wegen eines Atemweginfekts krankgeschrieben und wirst kurz nach der Arbeitsaufnahme wegen einer Lungenentzündung krankgeschrieben, so stehen die Erkrankungen in einem Zusammenhang. Die Lungenentzündung gilt als Folgeerkrankung des Atemweginfekts.

Liegen zwischen Krankschreibungen mit der gleichen Diagnose sechs Monate und du warst zwischenzeitlich genesen, dann zählt eine neue Krankschreibung mit der gleichen Diagnose als Ersterkrankung. Du hast also Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Das gilt auch, wenn du zwischenzeitlich nicht genesen warst, aber zwölf Monate zwischen den Krankschreibungen liegen.

Neu im Betrieb: Krankenkasse zahlt Krankengeld

Krankenkasse zahlt, wenn du neu im Betrieb bist

Wenn du deinen Job gerade erst begonnen hast und noch keine vier Wochen im Betrieb bist, muss dein Arbeitgebender dir weder Gehalt noch Lohn zahlen. In diesem Fall springt die gesetzliche Krankenkasse ein und zahlt dir für diesen Zeitraum Krankengeld.

Da dein Arbeitgebender in der kurzen Zeit noch kein Vertrauen zu dir aufbauen konnte, solltest du immer eine telefonische Krankmeldung machen. Das wirkt vertrauensvoller.

In den ersten vier Wochen deiner Probezeit benötigst du im Krankheitsfall ab dem ersten Tag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch deine Ärztin oder deinen Arzt. Kläre mit deiner gesetzlichen Krankenkasse ab, ob du das Krankengeld extra beantragen musst oder ob die übermittelte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reicht.

Trotz Krankschreibung arbeiten

Eine Krankschreibung ist kein striktes Beschäftigungsverbot. Wenn du dich früher wieder fit genug für deine Arbeit fühlst, als deine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung aussagt, darfst du arbeiten gehen. Eine ärztliche "Gesundschreibung" gibt es nicht. Du als Arbeitnehmender bist entscheidungsbefugt über deinen Gesundheitszustand.

Um den vollen Schutz der Kranken- und Unfallversicherung zu garantieren, solltest du deinem Arbeitgebenden aber rechtzeitig Bescheid geben, ab wann du wieder zur Arbeit kommst. Das ist auch wichtig für den Unfallschutz auf deinem Weg zur Arbeit.

Gehst du trotz einer Krankschreibung zur Arbeit und fühlst dich dann doch wieder krank, so ist eine neue Krankmeldung sowie eine neue Krankschreibung nötig. Die alte Krankschreibung erlischt mit deiner vorzeitigen Arbeitsaufnahme.

Kinderkrankengeld beantragen

Beantrage Kinderkrankengeld

Wird dein Kind krank, solltest du umgehend eine Krankmeldung bei deinem Arbeitgebenden machen. Dein Arbeitgebender muss dich von der Arbeit freistellen, wenn dein Kind krankgeschrieben ist und es nachweislich keine andere Möglichkeit der Betreuung gibt. Allerdings muss dein Kind jünger als zwölf Jahre sein und die Krankschreibung muss bereits am ersten Tag dem Arbeitgebenden vorliegen.

Im Arbeitsvertrag ist geregelt, ob und wie lange du bei der Erkrankung deines Kindes weiter Lohn oder Gehalt bezahlt bekommst. Wurde dies vertraglich ausgeschlossen oder ist die vereinbarte Entgeltfortzahlungsfrist abgelaufen, so zahlt die Krankenkasse bei gesetzlich versicherten Kindern ein Kinderkrankengeld.

Fallstricke bei der Krankschreibung

Wir zeigen dir hier die häufigsten Fehler und Irrtümer, die im Zusammenhang mit einer Krankschreibung auftreten.

Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zu spät eingereicht

Das Gesetz sieht vor, dass ab dem vierten Tag einer krankheitsbedingten Abwesenheit eine ärztliche Krankschreibung erfolgen muss. Doch das gilt nur dann, wenn du mit deinem Arbeitgebenden nichts anderes vereinbart hast.

Arbeitgebende können im Arbeitsvertrag festlegen, dass bereits ab dem ersten krankheitsbedingten Fehltag eine Krankschreibung erforderlich ist. Der Arbeitsvertrag hat Vorrang vor der allgemein gültigen gesetzlichen Regelung.

Auch die Fehleinschätzung deiner Ärztin oder deines Arztes kann dazu führen, dass du Fristen versäumst. Hält dich deine Ärztin oder dein Arzt fälschlicherweise für nicht arbeitsunfähig und stellt dir keine Krankschreibung aus, hilft oft nur der Gang zu einem ärztlichen Gutachter. In diesem Fall musst du dich innerhalb von einer Woche an deine Krankenkasse wenden, um deine Rechte geltend zu machen.

Fehlverhalten kann schlimme Konsequenzen haben

Wenn du dich krankgemeldet hast und krankgeschrieben bist, musst du nicht das Bett hüten. Du darfst aber kein Fehlverhalten an den Tag legen, das Zweifel an deiner Erkrankung aufkommen lässt. Außerdem bist du dazu verpflichtet, die Ratschläge deines Arztes zu befolgen, um möglichst schnell wieder arbeitstauglich zu werden.

Partys und trinkfreudige Kneipenbesuche sind grundsätzlich tabu. Aber auch Gefälligkeitsdienste für Freunde können zu einem Problem werden, wenn du dabei von einem Arbeitskollegen gesehen wirst. Bist du zum Beispiel wegen eines Rückenleidens krankgeschrieben und hilfst einer Freundin beim Umzug, ist dies ein offensichtliches Fehlverhalten.

Grundsätzlich solltest du alles vermeiden, was deine schnelle Genesung behindern könnte. Denn fehlerhaftes Verhalten während einer krankheitsbedingten Abwesenheit hat nicht selten eine Abmahnung oder gar einer Kündigung zur Folge.

Kündigung trotz Krankschreibung

Kündigung trotz Krankschreibung

Entgegen der weitverbreiteten Meinung ist es möglich, dass dir trotz Krankschreibung gekündigt wird. Eine Kündigung wegen einer Krankheit ist zum Beispiel zulässig, wenn du aufgrund einer Erkrankung deine im Arbeitsvertrag festgelegten Aufgaben in absehbarer Zeit nicht mehr erfüllen kannst.

Beispiel: Die Mitarbeiterin einer Parfümerie leidet unter einer Duftstoffallergie und lässt sich wegen Asthmaanfällen krankschreiben. Eine Kündigung ist zulässig, weil die Mitarbeiterin ihre Tätigkeit als Verkäuferin in einer Parfümerie aufgrund einer nicht heilbaren Allergie nicht mehr ausüben kann.

Auch vermehrte Krankschreibungen können Grund für eine Kündigung sein. Wird ein Arbeitnehmender durch Fehlzeiten und dadurch verursachte Mehrkosten für den Arbeitgebenden zu einer betrieblichen Belastung, kann eine Kündigung rechtmäßig sein.

Lässt sich ein Arbeitnehmender mehrere Jahre regelmäßig länger als sechs Wochen krankschreiben, so ist das für den Arbeitgebenden unzumutbar.

Krankschreibung im Kündigungsfall

Besondere Vorsicht ist bei einer Krankschreibung geboten, die direkt nach einer Kündigung eingereicht wird. Wer sich noch am Tag der Kündigung bis exakt zum Auslauf der Kündigungsfrist krankschreiben lässt, erscheint unglaubwürdig.

Das Bundesarbeitsgericht entscheidet in solchen Fällen teilweise zugunsten des Arbeitgebenden, weil der Beweiswert der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch die passgenaue Dauer der Krankschreibung angezweifelt wird. Bekommt der Arbeitgebende Recht, muss er kein Entgelt für den betreffenden Zeitraum bezahlen.

Sonderfall Urlaub

Im Urlaub krankmelden

Auch im Urlaub kannst du dich krankmelden. Allerdings musst du bereits ab dem ersten Tag eine Krankschreibung vorweisen. Wichtig ist, dass du deinen Vorgesetzten und die Krankenkasse sofort informierst. Das gilt auch, wenn du dich im Ausland aufhältst.

Um Krankheitstage geltend zu machen, benötigst du einen Arbeitsunfähigkeitsnachweis durch eine Ärztin oder einen Arzt. Ob dieser in Deutschland anerkannt wird, hängt von der prüfenden Stelle ab. Du solltest das Schriftstück auf jeden Fall sowohl deinem Arbeitgebenden als auch der Krankenkasse rasch übermitteln, um deine Rechte zu wahren.

Wenn du im Urlaub erkrankst, darfst du deinen Urlaub nicht eigenmächtig verlängern. Dein Urlaub endet zum vereinbarten Zeitpunkt. Die zusätzlichen Urlaubstage musst du neu beantragen. Freie Tage durch abgebummelte Überstunden gelten nicht als Urlaub. An diesen Tagen kannst du dich nicht krankmelden.

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