Onboarding: 4 Phasen & 7 Tipps zur Einarbeitung

Christin Gruber-Scheuermann (Fachredakteurin)

Der Begriff Onboarding bezeichnet den Eingliederungsprozess neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ein Unternehmen. Die wichtigsten Ziele sind eine zügige fachliche Einarbeitung sowie die Integration ins Team. Welche Phasen es beim Onboarden gibt und wie es am besten gelingt, erfährst du hier.

Die erste Zeit in einem neuen Unternehmen ist mit zahlreichen Eindrücken verbunden und kann nervenaufreibend sein.

Onboarding setzt genau hier an. Durch zielgerichtete Maßnahmen sollen sich neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Beginn an im Unternehmen willkommen fühlen und dadurch schnell Top-Leistungen erbringen können.

Was Onboarding ist

Das ist Onboarding

Onboarden bedeutet übersetzt so viel wie "an Bord holen". Der Onboarding-Prozess gewinnt für Unternehmen zunehmend an Bedeutung, weil die Einstellung neuer Beschäftigter mit großem Aufwand verbunden ist.

Zudem wird es durch den Fachkräftemangel immer wichtiger, Mitarbeitende früh ans Unternehmen zu binden.

Ziele und Aufgaben

Onboarding soll verhindern, dass sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Hals über Kopf in die Arbeit stürzen und von den vielen neuen Eindrücken übermannt werden.

Denn ein neuer Job bringt viele Herausforderungen mit sich, die ohne Kenntnisse über die Gepflogenheiten und Ziele eines Unternehmens nur schwer zu bewältigen sind.

Durch Onboarding kannst du die Produktivität und Motivation von neuen Mitarbeitenden steigern. Gute Erfahrungen in der Anfangsphase tragen dazu bei, dass schnell eine Loyalität gegenüber dem Unternehmen entsteht.

Ein gelungener Eingliederungsprozess verbessert zudem nachhaltig das Arbeitgeber-Image und verhindert hohe Kündigungsquoten in der Probezeit.

Tipps und Fristen zum Kündigung in der Probezeit haben wir hier für dich.

Deine wesentlichen Ziele und Aufgaben beim Onboarden:

• Richtlinien zur Arbeitssicherheit und rechtsgetreuem Verhalten am Arbeitsplatz mitteilen
• Neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schnell an ihre Aufgaben heranführen
• Rolle innerhalb der Organisation aufzeigen
• Unternehmenskultur und interne Prozesse vermitteln
• Unterstützung bei der Kontaktaufnahme zu neuen Kolleginnen und Kollegen

Dauer des Eingliederungsprozesses

Der Eingliederungsprozess beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrages und endet meist nach sechs Monaten mit Ablauf der Probezeit. Je nach Komplexität der Stelle kann das Onboarding kürzer oder länger ausfallen.

Eine einfache Tätigkeit mit wenig Schnittstellen zu anderen Abteilungen erfordert weniger Zeit als eine Stelle mit Leitungsfunktion oder vielfältigen Aufgaben.

Ist eine Vorgängerin oder ein Vorgänger vorhanden, richtet sich die Einarbeitungsdauer auch nach der restlichen Beschäftigungsdauer. Je mehr Aufgaben und Fachwissen übergeben werden müssen, desto mehr Zeit solltest du für das Onboarden einplanen.

Spätestens nach einem Jahr sollte die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter voll einsatzfähig und komplett ins Unternehmen integriert sein.

Vorteile durch Onboarding

Das sind die Vorteile des Onboardings

Die erste Zeit im neuen Job ist von Erwartungen und Begeisterung geprägt. Im Arbeitsalltag tritt dann häufig eine Ernüchterung ein, weil die Bedingungen nicht so optimal wie erwartet sind.

Die Gefahr ist groß, dass Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schon in der Anfangsphase wieder kündigen.

Gutes Onboarding leistet hier einen wichtigen Beitrag. Indem du Neuzugänge im Auge behältst, kannst du zielgerichtet negativen Entwicklungen entgegenwirken.

Das bringt zahlreiche Vorteile mit sich – sowohl für dein Unternehmen als auch für die neuen Beschäftigten.

Leistungsfähigkeit

Je besser der Einstieg ins Unternehmen gelingt, desto schneller ist der Neuzugang ins Team integriert und kann Top-Leistung erbringen. Willst du deine Aufmerksamkeit steigern, haben wir hier den passenden Artikel für dich.

Motivation

Fühlen sich Neuzugänge von Beginn an im Unternehmen willkommen, arbeiten sie mit mehr Freude und sind entsprechend motivierter. Hier erfährst du die besten Tipps, um deine Motivation zu steigern.

Fehlerreduzierung

Gutes Onboarding beinhaltet eine umfassende inhaltliche Einarbeitung. Je schneller du Abläufe vermittelst, desto höher ist die Arbeitsqualität. Vor allem im Bereich IT-Sicherheit verhindert eine rasche Einweisung Fehler, die im schlimmsten Fall das ganze Unternehmen lahmlegen können.

Mitarbeiterbindung

Viele Branchen sind vom Fachkräftemangel betroffen. Die Besetzung offener Stellen ist oft mit hohem Aufwand und Kosten verbunden. Durch Onboarden bindest du Beschäftigte früh ans Unternehmen und verhinderst Kündigungen in der Probezeit.

Arbeitgeber-Image

Das Arbeitgeber-Image wird verbessert

Der erste Eindruck zählt. Deswegen sollte sich dein Unternehmen von Beginn an von seiner besten Seite zeigen. Neue Beschäftigte können sich so schneller mit dem Unternehmen identifizieren.

Außerdem berichten sie ihrem Umfeld von ihren positiven Erfahrungen, was das Arbeitgeber-Image nachhaltig verbessert.

Vier Phasen beim Onboarden

Der Onboarding-Prozess besteht aus vier Phasen. Wir zeigen dir, worauf es jeweils ankommt und auf was du achten solltest.

Preboarding – die Zeit vor dem Arbeitsantritt

Das Onboarding beginnt mehrere Wochen vor dem ersten Arbeitstag. Die sogenannte Preboarding-Phase beginnt mit der Unterschrift des Arbeitsvertrags und endet mit Arbeitsantritt der Mitarbeiterin oder des Mitarbeiters.

Sobald Position und Abteilung des Neuzugangs feststehen, kannst du mit den Vorbereitungen beginnen. Organisiere eine feste Person, die bereits im Vorfeld bei Fragen kontaktiert werden kann und die später vor Ort mit Rat und Tat zur Seite stehen wird.

Erstelle dann gemeinsam mit der Fachabteilung einen Einarbeitungsplan, der den Arbeitsablauf in den ersten Wochen strukturiert. Zugriffsrechte auf Dateien und Ordner müssen organisiert und Dienstkleidung besorgt werden.

Je nach Position musst du auch Visitenkarten und personalisiertes Briefpapier in Auftrag geben.

Spätestens zwei Wochen vor Arbeitsbeginn solltest du die Einrichtung des Arbeitsplatzes veranlassen. Neben Möbeln und Büromaterialien muss der Arbeitsplatz technisch komplett ausgestattet werden.

Etwa eine Woche vor Arbeitsantritt solltest du die neue Mitarbeiterin oder den neuen Mitarbeiter per E-Mail oder Telefon kontaktieren und die wichtigsten Informationen zum ersten Arbeitstag mitteilen.

Das ist auch ein guter Zeitpunkt für die Zusendung von Organigramm (Organisation mit Diagramm), Unternehmensleitbild und weiteren Broschüren.

Der erste Arbeitstag

Der erste Arbeitstag

Beim Onboarden ist der erste Arbeitstag besonders wichtig. Ein harmonischer und gut strukturierter Ablauf sorgt von Anfang an für ein gutes Gefühl und verhindert Situationen, in denen sich der Neuzugang verloren fühlt.

Wird der erste Tag als positiv erlebt, hat das großen Einfluss auf die Mitarbeiterbindung.

Um das typische Morgenchaos zu vermeiden, sollte der erste Arbeitstag eine Stunde später starten. Hole den Neuzugang am Empfang ab und begrüße ihn persönlich.

Anschließend folgt der Gang in die Fachabteilung, wo die betreuende Person schon warten sollte.

Am ersten Tag solltest du genügend Zeit für eine ordentliche Arbeitsplatzeinweisung einplanen. Eine Vorstellungsrunde in den benachbarten Abteilungen erleichtert die Kontaktaufnahme und senkt die Hemmschwelle, sich bei Fragen an die betreffenden Personen zu wenden.

Versichere dich zur Mittagszeit, dass die neue Mitarbeiterin oder der neue Mitarbeiter gemeinsam mit der Abteilung zum Essen geht.

Ist dies nicht der Fall, biete deine Gesellschaft an und suche in der Kantine einen Tisch aus, an dem ein guter Austausch mit den Kolleginnen und Kollegen der entsprechenden Abteilung möglich ist.

Tipps für den ersten Arbeitstag haben wir hier für dich.

In der ersten Woche

Die zahlreichen Eindrücke am ersten Arbeitstag machen es beinahe unmöglich, sich alle Informationen auf Anhieb zu merken. In der ersten Arbeitswoche geht es darum, den Neuzugang an die Hand zu nehmen und Stück für Stück an die neuen Aufgaben heranzuführen.

Zu Beginn solltest du eine Vorschau auf das Onboarding geben, damit der Ablauf der ersten Tage und Wochen nachvollziehbar ist. Die Aufgaben sollten gut zu bewältigen sein, damit sich der Neuzugang langsam herantasten kann.

Denn in der Anfangsphase gibt es viele Unsicherheiten und Ablenkungen, die ein hohes Arbeitstempo verhindern.

Bei der Einarbeitung ist es wichtig, nicht nur mündlich aufzuklären. Es sollte so viel wie möglich schriftlich festgehalten werden, damit der Neuzugang später bei der Erledigung der Aufgaben darauf zurückgreifen kann.

In dieser Phase des Onboardings ist es außerdem wichtig, die gegenseitigen Erwartungen zu klären. Es ist eine gute Gelegenheit, um Missverständnisse frühzeitig auszuräumen und eine angenehme Arbeitsatmosphäre zu schaffen.

Plane benötigte Sicherheitseinweisungen in der ersten Woche ein, damit Aufgaben zügig übernommen werden können.

Ein Rundgang durch alle Abteilungen hilft dabei, die Bedeutung der eigenen Tätigkeit besser einordnen zu können. In dieser Onboarding-Phase sollten auch die wichtigsten Produkte oder Dienstleistungen kurz vorgestellt werden.

Onboarding in der restlichen Probezeit

Onboarding in der Probezeit

Gutes Onboarding hört nicht auf, wenn der Neuzugang seine Aufgaben vollumfassend übernommen hat.

Während der gesamten Probezeit sollte die soziale Eingliederung und Integration ins Team weiter gefördert werden.

Einführungsveranstaltungen sind eine gute Gelegenheit, um Produkte, Projekte oder Abteilungen ausführlich vorzustellen. In großen Unternehmen ist es zudem üblich, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für einen oder mehrere Tage in andere Abteilungen hineinschnuppern. D

as fördert die abteilungsübergreifende Arbeit und das Verständnis für das große Ganze.

In dieser Phase solltest du auch feste Termine für Mitarbeitergespräche einplanen, um regelmäßig Feedback über das Onboarding zu erhalten. Teambuilding-Veranstaltungen und gemeinsame Ausflüge sorgen für eine bessere Eingliederung ins Team.

Hilfreiche Tipps zur Einarbeitung

Onboarding leistet einen wichtigen Beitrag zur Mitarbeiterbindung und erhöht die Leistungsfähigkeit neuer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Anfangszeit. Damit die Maßnahmen schnell die gewünschte Wirkung erzielen, haben wir für dich hilfreiche Tipps zur Einarbeitung zusammengestellt.

Erstelle einen Einarbeitungsplan

Beginne bereits mehrere Wochen vor dem ersten Arbeitstag mit der Erstellung eines Einarbeitungsplans. Darin legst du fest, wie das Onboarding konkret ablaufen soll. Beziehe frühzeitig zuständige Personen und Abteilungen ein.

Der Einarbeitungsplan sollte einen detaillierten Ablaufplan für die erste Arbeitswoche enthalten, damit es weder zu einer Überlastung noch zu einer Unterforderung kommt. Plane zudem Termine für Einführungsveranstaltungen und Feedbackgespräche während des gesamten Onboarding-Prozesses ein.

Erstelle außerdem eine Checkliste, auf der du die Termine und Aufgaben beim Onboarden übersichtlich darstellen und nach Erledigung abhaken kannst.

Richte den Arbeitsplatz ein

Richte den Arbeitsplatz ein

Die Ausstattung des Arbeitsplatzes ist eine wesentliche Aufgabe beim Onboarden. Beginne unbedingt rechtzeitig mit den Vorbereitungen, damit der Neuzugang bereits am ersten Tag einen voll funktionstüchtigen Arbeitsplatz vorfindet.

Im Normalfall sind mehrere Abteilungen an diesem Prozess beteiligt. Neben der IT-Abteilung musst du dich an das Facility-Management oder den Hausmeister wenden, um die benötigten Möbel zu beschaffen.

Büromaterialien erhältst du in der Abteilung, die für Büroorganisation zuständig ist.

Darauf kommt es bei der Einrichtung des Arbeitsplatzes an:

1. Die Computerausstattung muss zu den Anforderungen der Stelle passen. Bei Bedarf musst du dafür sorgen, dass ein Neugerät oder ein zweiter Monitor angeschafft wird.

2. Die IT-Abteilung vergibt Passwörter und Zugriffsrechte auf Dateien und Ordner. Außerdem müssen wichtige Programme installiert und Zugänge zu Drucker, Internet und benötigten Tools erstellt werden.

3. Der Zugang zum Gebäude muss vom ersten Tag an funktionieren. Unter Umständen musst du einen Eingangscode installieren oder einen neuen Schlüssel anfertigen lassen.

4. Weise dem Neuzugang eine Telefonnummer zu und veranlasse den Eintrag ins Firmentelefonbuch.

5. Der Arbeitsplatz muss voll ausgestattet sein mit Bürostuhl, Büromaterialien und Möbeln.
Gehört zu der Stelle Außendienst, wird meist ein mobiles Telefon benötigt. Kümmere dich rechtzeitig um Vertrag und Gerät.

Besorge ein Willkommensgeschenk

Ein Willkommensgeschenk am ersten Arbeitstag ist eine schöne Geste, mit der du eine große Wirkung erzielen kannst. Besorge zum Beispiel ein paar Pralinen und eine Grußkarte, das kommt immer gut an. So startet das Onboarding mit einem positiven Erlebnis, das noch lange in Erinnerung bleibt.

Mit einem Willkommensgeschenk gibst du neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern das Gefühl, dass sie von Anfang an wertgeschätzt werden. Überreiche das Geschenk mit ein paar freundlichen Worten und betone die Wichtigkeit des Neuzugangs für das Unternehmen.

Fördere Teambuilding und Integration

Teambuilding und Integration des neuen Mitarbeitenden

Gerade in der Anfangsphase ist es wichtig, dass Neuzugänge möglichst rasch in bestehende Teams integriert werden. Mit speziellen Teambuilding-Events gelingt dies besonders gut.

Organisiere beispielsweise ein gemeinsames Wochenende oder ein Abendessen mit allen Team-Mitgliedern.

Ein Stadtrundgang mit dem Team hilft neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern dabei, sich besser in der neuen Umgebung zurechtzufinden. Hier erfährst du Ideen für das Teambuilding.

Führe Einführungsveranstaltungen durch

Einführungsveranstaltungen sind in der Onboarding-Phase eine gute Möglichkeit, um neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter schneller über die Abläufe und Zusammenhänge im Unternehmen zu informieren.

Handelt es sich um ein produzierendes Unternehmen, können zum Beispiel Schlüsselprodukte näher erklärt werden. In größeren Unternehmen ist es zudem üblich, dass sich die einzelnen Abteilungen auf einer Einführungsveranstaltung kurz vorstellen.

Eine weitere Möglichkeit für eine Einführungsveranstaltung beim Onboarden ist die Jobrotation. Neuzugänge werden für mehrere Stunden oder Tage von ihren Aufgaben freigestellt, damit sie in andere Abteilungen hineinschnuppern können. Das verbessert das Verständnis für die Arbeit dieser Abteilungen und hilft beim Knüpfen neuer Kontakte.

Organisiere Außentermine

Onboarding funktioniert nicht nur nach innen, sondern auch im Kontakt nach außen. Plane Kundentermine so, dass neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter anfangs von einer erfahrenen Kraft begleitet werden können. Das nimmt Berührungsängste und erhöht von Beginn an die Effektivität.

Auch der gemeinsame Besuch von Messen und Konferenzen ist eine wirkungsvolle Maßnahme, um die Kontaktaufnahme zu anderen Personen und das Vernetzen mit Fachleuten zu erleichtern. Begleitete Außentermine sind zudem eine gute Gelegenheit, den Neuzugang in Aktion zu erleben.

Nutze Mitarbeitergespräche für Feedback

Führe Mitarbeitergespräche durch

Beim Onboarden ist es wichtig, dass du dir regelmäßig Feedback von neuen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einholst.

Das erste kurze Mitarbeitergespräch sollte am Ende des ersten Arbeitstages stattfinden. Erkundige dich, wie der erste Tag im Job gelaufen ist und ob es Probleme gab. Tipps und typische Fehler beim Mitarbeitergespräch erfährst du hier.

Danach solltest du weitere Feedbackgespräche in regelmäßigen Abständen einplanen.

In der Onboarding-Phase entstehen häufig Fragen, die am besten im persönlichen Gespräch zu klären sind. So deckst du frühzeitig Unstimmigkeiten auf und kannst negativen Entwicklungen gezielt entgegenwirken.

Nutze Feedbackgespräche auch dazu, dem Neuzugang eine ehrliche Rückmeldung über die bisher geleistete Arbeit zu geben. Biete bei Problemen Unterstützung an und organisiere bei Bedarf eine Weiterbildung.

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