Kündigungsschreiben: 5 Do’s, 5 Don’ts & 4 Vorlagen

Christin Gruber-Scheuermann (Fachredakteurin)

Ein Kündigungsschreiben muss immer gewisse Vorgaben erfüllen. Entscheidend ist, welchen Vertrag du kündigen möchtest. Unsere Tipps zeigen dir, worauf es bei einer Kündigung von Arbeitsvertrag, Mietvertrag oder Versicherung ankommt.

Verträge werden in der Regel mit einem Kündigungsschreiben gekündigt. Je nach Vertrag musst du unterschiedliche Anforderungen an Form und Inhalt beachten.

Im Folgenden erfährst du, welche Formen von Kündigungsschreiben es gibt. Zudem geben wir Tipps für das Schreiben von Kündigungen und haben Vorlagen für verschiedene Vertragsarten.

Verschiedene Formen von Kündigungsschreiben

Formen von Kündigungsschreiben

Bis auf wenige Ausnahmen muss eine Kündigung schriftlich erfolgen. Das Kündigungsschreiben ist aber nicht immer zwingend auf Papier erforderlich.

Je nach Vertragsart kannst du ein Kündigungsschreiben auch elektronisch übermitteln. Worin die Unterschiede liegen, erfährst du hier.

Schriftform: Kündigung schreiben auf Papier

Ist im Vertrag eine Kündigung in Schriftform verlangt, musst du das Kündigungsschreiben in Papierform abgeben oder einreichen. Wirksam ist es nur mit eigenhändiger Unterschrift oder notarieller Beglaubigung.

Textform: Kündigungen per E-Mail, Fax, SMS und WhatsApp

Ein Kündigungsschreiben in Textform muss keine eigenhändige Unterschrift enthalten. Bei der Textform ist lediglich eine lesbare Erklärung erforderlich, aus der dein Name deutlich hervorgeht. Außerdem muss sich die Kündigungserklärung auf einem dauerhaften Datenträger befinden.

Du kannst in diesem Fall deine Kündigung per E-Mail und Fax schreiben. Auch kopierte oder ausgedruckte Dokumente erfüllen die Anforderung der Textform. Die Textform ist beispielsweise beim Kündigen von Handyverträgen und Versicherungen üblich.

Eine Kündigung von Privatverträgen ist nach neuerer Rechtsprechung auch per SMS oder WhatsApp zulässig, da die Anforderungen der Textform erfüllt sind.

Elektronische Form: Dokument mit Signaturzertifikat

Kündigung in elektronischer Form

Die elektronische Form kann manchmal die gesetzlich vorgeschriebene Schriftform des Kündigungsschreibens ersetzen.

Befindest du dich zum Beispiel für längere Zeit im Ausland und möchtest einen Vertrag fristgerecht kündigen, kann diese Form der Kündigung nützlich sein.

Bei der elektronischen Form musst du der Kündigungserklärung deinen Namen hinzufügen und dann das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen.

Tipps und Vorlagen für verschiedene Kündigungsschreiben

Welche Art von Kündigungsschreiben für welche Vertragsart erforderlich ist, erfährst du hier. Außerdem haben wir Tipps und Vorlagen für dich, wie du Arbeitsverträge, Mietverträge und Versicherungen rechtssicher kündigen kannst.

Darauf solltest du bei der Zustellung achten

In vielen Fällen musst du dein Kündigungsschreiben schriftlich mit einer Originalunterschrift einreichen. Das ist zum Beispiel beim Arbeitsvertrag und bei den meisten Mietverträgen der Fall. Hier findest du Tipps zum Arbeitsvertrag kündigen.

Um den Vertrag zum gewünschten Zeitpunkt wirksam zu kündigen, musst du dich an Kündigungsfristen halten. Im Streitfall benötigst du einen Nachweis, dass dein Kündigungsschreiben rechtzeitig beim Empfänger angekommen ist.

Es reicht nicht, dass du dein Kündigungsschreiben am Stichtag zur Post bringst. Es muss dem Empfänger rechtzeitig in Papierform vorliegen.

Kündigung per Einschreiben

Kündigung per Einschreiben

Möchtest du deine Kündigung per Post verschicken, solltest du das per Einschreiben tun, um später einen Nachweis für die Zustellung zu haben.

Mehrere Varianten stehen dir zur Auswahl, die sich in Preis und Sicherheit unterscheiden.

Einwurf-Einschreiben: Hier bestätigt die Postbotin beziehungsweise der Postbote lediglich, dass er dein Kündigungsschreiben bei der Empfängerin oder dem Empfänger in den Briefkasten geworfen hat.

Einschreiben mit eigenhändiger Übergabe: In diesem Fall übergibt die Postbotin oder der Postbote das Einschreiben persönlich an die Empfängerin oder den Empfänger und lässt sich die Übergabe mit einer Unterschrift bestätigen.

Einschreiben mit Rückschein: Die Postbotin oder der Postbote lässt sich die Übergabe deines Kündigungsschreibens quittieren. Du erhältst als Nachweis eine schriftliche Bestätigung über die Zustellung.

Vor allem bei einer knappen Kündigungsfrist solltest du immer das Einschreiben mit eigenhändiger Übergabe oder mit Rückschein wählen. Bei einem Einwurf-Einschreiben kannst du nicht nachweisen, ob die Empfängerin oder der Empfänger rechtzeitig von deiner Kündigung erfahren hat.

Kündigungsschreiben selbst einwerfen

Wenn du das Kündigungsschreiben für deinen Arbeitsvertrag oder Mietvertrag selbst in den Briefkasten der zu empfangenden Person einwirfst, hast du keinen Beweis für die rechtzeitige Zustellung.

Aus diesem Grund solltest du einen oder mehrere Zeuginnen beziehungsweise Zeugen mitnehmen, die den Einwurf deines Schreibens bestätigen können. Im Streitfall können diese Personen bestätigen, dass du es rechtzeitig zugestellt hast.

Die persönliche Übergabe

Die persönliche Abgabe des Kündigungsschreibens

Kündigst du deinen Arbeitsvertrag oder Mietvertrag im Guten, so ist die persönliche Übergabe des Kündigungsschreibens oft der beste Weg.

So kannst du die Beweggründe für deine Kündigung erläutern und dich für die gute Zusammenarbeit oder das langjährige Mietverhältnis bedanken.

Lasse dir den Empfang deiner schriftlichen Kündigung am besten sofort bestätigen. So bist du auch rechtlich auf der sicheren Seite.

Arbeitsvertrag: Diese Angaben musst du machen

Deinen Arbeitsvertrag kannst du grundsätzlich nur in Schriftform kündigen. Der Gesetzgeber schreibt hier ein Kündigungsschreiben mit Originalunterschrift vor. Kündigungen per Fax, E-Mail oder auf einem anderen Weg sind unwirksam.

Es gibt mehrere Pflichtangaben, die du beim Schreiben einer Kündigung für einen Arbeitsvertrag beachten musst. Fehlen sie, ist deine Kündigung unwirksam. Halte dich beim Schreiben deiner Kündigung am besten an unsere Vorlage, dann bist du auf der sicheren Seite.

Hier findest du Tipps zur Kündigung in der Probezeit.

Briefkopf

Nenne ganz oben deine persönlichen Daten. Aus der Angabe deines vollständigen Namens und deiner aktuellen Anschrift geht eindeutig hervor, wer das Kündigungsschreiben verfasst hat.

Darunter kommt die vollständige Anschrift deiner Arbeitgeberin oder deines Arbeitgebers mit Firmennamen und kompletter Anschrift.

Datum

Das Datum oberhalb des Betreffs dient als Nachweis, dass du fristgerecht gekündigt hast. Außerdem solltest du im Betreff und/oder im Text das Datum nennen, wann dein Arbeitsverhältnis konkret enden soll.

Solltest du dir unsicher sein bei der Berechnung des Endtermins, kannst du stattdessen den Zusatz "zum nächstmöglichen Zeitpunkt" verwenden. Das ist ebenfalls zulässig.

Betreff

Der Betreff darf im Kündigungsschreiben nicht fehlen

Ein Kündigungsschreiben ist ein offizielles Dokument und benötigt eine Betreffzeile. Das Wort "Kündigung" ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, sorgt aber dennoch für Eindeutigkeit.

Eine gute Formulierung für die Betreffzeile lautet: "Kündigung meines Arbeitsvertrags zum XX.YY.ZZZZ". Zusätzlich kannst du deine Personalnummer nennen.

Anrede

Du musst deine Kündigung an eine zuständige Person richten und diese in der Anrede benennen. "Sehr geehrte Damen und Herren" ist nicht ausreichend.

Informiere dich vorab, wem du deine Kündigung schreiben musst. Im Normalfall ist dies deine Chefin beziehungsweise dein Chef oder die Personalabteilung.

Kündigungserklärung

Da die Kündigungserklärung der grundlegende Inhalt deines Kündigungsschreibens ist, muss diese auf Anhieb eindeutig zu erkennen sein. Bereits im einleitenden Satz muss stehen, dass du das Arbeitsverhältnis zu einem bestimmten Zeitpunkt beenden möchtest.

Unterschrift

Du musst das Kündigungsschreiben eigenhändig unterschreiben, sonst ist es unwirksam. Der getippte Name oder ein eingefügtes Bild deiner Unterschrift ist nicht ausreichend.

Freiwillige Angaben für die Kündigung des Arbeitsvertrags

Freiwillige Angaben

Es gibt einige freiwillige Angaben, mit denen du dein Kündigungsschreiben persönlicher machen kannst. Außerdem ist es immer sinnvoll, wenn du dir den Empfang bestätigen lässt und ein Arbeitszeugnis anforderst.

Kündigungsgrund

Bei einer ordentlichen Kündigung musst du keinen Kündigungsgrund angeben. Nur bei einer fristlosen Kündigung ist die Angabe des Kündigungsgrundes zwingend erforderlich.

Danksagung

Aus Gründen der Höflichkeit kannst du deiner Arbeitgeberin oder deinem Arbeitgeber für die gute Zusammenarbeit danken. Empfehlenswert ist es nur dann, wenn du dich im Guten trennst. Ansonsten solltest du diesen Zusatz besser weglassen.

Bitte um Empfangsbestätigung

Die Bitte um eine kurze Empfangsbestätigung ist immer sinnvoll. Dann hast du einen Nachweis für die Zustellung und die Einhaltung der Kündigungsfrist. Deine Arbeitgeberin oder dein Arbeitgeber ist dazu jedoch nicht verpflichtet.

Hinweis auf Arbeitszeugnis

Du hast einen gesetzlichen Anspruch auf ein qualifiziertes Arbeitszeugnis. Da du dieses für zukünftige Bewerbungen benötigst, solltest du danach in deinem Kündigungsschreiben immer fragen.

Kündigung schreiben für deinen Mietvertrag

Tipps bei einer Kündigung des Mietvertrags

Wenn du deinen Mietvertrag kündigen möchtest, musst du eine Kündigung schreiben. Mündliche Kündigungen deiner Wohnung sind genauso unwirksam wie Kündigungen per E-Mail, Fax, SMS oder WhatsApp.

Du kannst deinen Mietvertrag in elektronischer Form mit einer qualifizierten elektronischen Signatur kündigen, falls deine Vermieterin oder dein Vermieter dies ausdrücklich erlaubt hat.

Diese Angaben musst du bei der Kündigung von Mietverträgen machen:

• Anschrift und Datum
• Eindeutige Kündigungserklärung
• Adresse der Mietwohnung (mit Angabe des Stockwerks)
• Zeitpunkt, wann dein Mietvertrag enden soll
• Widerruf der Einzugsermächtigung
• Bitte um Nebenkostenabrechnung, Kautionsrückzahlung und Empfangsbestätigung
• Hinweis auf Kontaktaufnahme wegen Übergabetermin
• Original-Unterschrift aller Mieterinnen und Mieter

So kündigst du eine Versicherung

Unter welchen Bedingungen du eine Versicherung kündigen kannst, findest du entweder in den Allgemeinen Versicherungsrichtlinien (das Kleingedruckte im Anhang eines Versicherungsscheins) oder im Produktinformationsblatt.

In der Regel kannst du per Brief, E-Mail oder Fax kündigen. Bei einer ordentlichen Kündigung musst du keinen Grund angeben. Ein einfaches Kündigungsschreiben unter Angabe deiner persönlichen Kontaktdaten (Name und Anschrift) sowie der Versicherungsnummer reicht aus.

Es gibt Fälle, in denen du ein Sonderkündigungsrecht hast. Zum Beispiel bei einer Beitragserhöhung oder nach einem Schadensfall kannst du eine Versicherung außerordentlich kündigen. Hier musst du den Kündigungsgrund angeben.

Vorlagen zum Kündigungsschreiben

Vorlagen für dein Kündigungsschreiben

Im Folgenden findest du Vorlagen zum Kündigungsschreiben nach Anlass. Egal ob du deinen Arbeitsvertrag, Mietvertrag oder deine Versicherung kündigen möchtest, wir haben die passende Vorlage für dich.

Kündigungsschreiben Arbeitsvertrag

Diese Vorlage dient Arbeitnehmern. Mit ihr kannst du eine Kündigung für deinen Arbeitsvertrag rechtssicher schreiben.

Vorlage: Kündigungsschreiben Mietvertrag

Unsere Vorlage enthält alle Angaben, die dein Kündigungsschreiben für einen Mietvertrag enthalten muss. Achte darauf, dass alle Mieterinnen und Mieter eigenhändig unterschreiben – ansonsten ist die Kündigung unwirksam.

Vorlage: Kündigungsschreiben Versicherung

Versicherungen kannst du in der Regel schriftlich per Post, E-Mail oder Fax kündigen. Unsere Vorlage kannst du für alle Formen verwenden. Bei einer E-Mail-Nachricht entfällt der Briefkopf. Vergiss nicht, deine vollständigen Kontaktdaten im Text zu ergänzen.

Kündigungsschreiben Fitnessstudio

Möchtest du deinem Abonnement in einem Fitnessstudio kündigen, haben wir im Folgenden die passende Vorlage für dich.

Kündigung schreiben: Diese Fehler solltest du vermeiden

Vermeide diese Fehler beim Kündigungsschreiben

Ein Kündigungsschreiben ist schnell aufgesetzt.

Doch allzu leicht passieren Fehler, die deine Kündigung unwirksam machen können oder finanzielle Nachteile mit sich bringen. Im Folgenden zeigen wir dir fünf Don’ts beim Schreiben von Kündigungen.

Formfehler und Inhaltsfehler

Nicht selten machen Formfehler oder inhaltliche Fehler eine Kündigung zum gewünschten Zeitpunkt unwirksam. Möchtest du eine Kündigung schreiben, informiere dich vorab über die richtige Art: Schriftform, Textform oder elektronische Form.

Inhaltliche Fehler vermeidest du, indem du dich an unseren Vorlagen orientierst. Weiter oben findest du jeweils eine Vorlage für die Kündigung von Arbeitsvertrag, Mietvertrag und Versicherungen.

Kündigung schreiben – diese Form- und Inhaltsfehler können passieren:

• Falsch berechnete Kündigungsfrist
• Falsche Form der Kündigung (zum Beispiel E-Mail statt Brief)
• Fehlen von Pflichtangaben wie Datum, Kontaktdaten und Kündigungserklärung
• Fehlender Kündigungsgrund bei fristloser Kündigung oder tarifvertraglicher Regelung

Zu später Zugang des Kündigungsschreibens

Damit Arbeitsvertrag, Mietvertrag oder Versicherung zum gewünschten Zeitpunkt enden, musst du dein Kündigungsschreiben rechtzeitig zustellen. Es reicht nicht, wenn du es am letzten Tag zur Post gibst. Das Schreiben muss am Stichtag der Empfängerin oder dem Empfänger vorliegen.

Bei der Berechnung der Kündigungsfrist passieren oft Fehler. In den Vertragsunterlagen findest du Angaben zu den jeweiligen Kündigungsfristen. Fehlen diese, gilt die gesetzliche Kündigungsfrist.

Eine zu späte Zustellung kann die Kündigung deines Arbeitsvertrags unwirksam machen, meist greift sie jedoch einfach einen Monat später. Wenn du den Zusatz "oder zum nächstmöglichen Zeitpunkt" ergänzt, wird die Kündigung auf jeden Fall zur korrekten Kündigungsfrist wirksam.

Vor allem bei langen Kündigungsfristen ist die zu späte Zustellung deines Kündigungsschreibens ein Problem. Bei einer Kündigungsfrist zum Quartalsende bist du nicht nur einen Monat länger als gewollt an deinen Arbeitsvertrag gebunden. Die Kündigung greift erst zum darauffolgenden Quartalsende.

Zustellung lässt sich nicht belegen

Zustellung lässt sich nicht belegen

Im Streitfall benötigst du einen Nachweis, dass du dein Kündigungsschreiben rechtzeitig vorgelegt hast. Ohne Nachweis kannst du vor Gericht nicht belegen, dass du im Recht bist.

Im schlimmsten Fall behauptet dein Gegenüber, dein Schreiben nie erhalten zu haben. In diesem Fall musst du eine neue Kündigung schreiben und erneut die Kündigungsfrist einhalten.

Tipp: Verschicke dein Kündigungsschreiben in Papierform generell als Einschreiben. Außerdem bitte um eine Empfangsbestätigung unter Angabe des Endzeitpunkts. So bist du auf der sicheren Seite.

Übereilte Kündigung

Vorsicht ist geboten bei einer vorschnellen Kündigung. Ist das Kündigungsschreiben erst zugestellt, kannst du es nicht mehr rückgängig machen. Du kannst eine Kündigung nicht einseitig widerrufen.

Hast du dagegen im Affekt mündlich mit einer Kündigung gedroht und noch nicht schriftlich gekündigt, sieht die Sache anders aus. Eine mündliche Kündigung ist bei Arbeitsverträgen und Mietverträgen generell ausgeschlossen und auch bei Versicherungen gilt meist die Textform.

Mit Chefin oder Chef "abrechnen"

Auch wenn du zu Recht wütend auf deine Arbeitgeberin oder deinen Arbeitgeber bist, sollte dein Kündigungsschreiben keine Abrechnung sein. Denn der Spruch "Man begegnet sich immer zweimal im Leben" stimmt im Arbeitsleben nur allzu oft.

Machst du aus deinem Kündigungsschreiben eine Wutrede, hinterlässt du verbrannte Erde. Das kann sich im späteren Verlauf deines Berufslebens rächen. Die Welt ist bekanntlich klein und vor allem innerhalb einer Branche kommt es oft vor, dass sich leitende Personen von verschiedenen Unternehmen kennen.

Hier findest du Tipps, um besser mit deiner Wut umzugehen.

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