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Pareto-Prinzip anwenden: 7 Tipps für mehr Effizienz im Alltag & 5 Risiken

Laut dem Pareto-Prinzip lässt sich mit nur wenig Einsatz eine große Wirkung erzielen. Demnach sind oft nur 20 Prozent des Aufwandes für 80 Prozent des Ergebnisses verantwortlich. Wie du mit dem Pareto-Prinzip im Alltag viel Zeit sparst, mehr erreichst, aber welche Fehler du vermeiden solltest, erfährst du im folgenden Artikel.

Was das Pareto-Prinzip ist

Wie das Pareto-Prinzip funktioniert

Nach dem Pareto-Prinzip lassen sich mit nur 20 Prozent des Einsatzes oft rund 80 Prozent des Endergebnisses erzielen. Darum ist das Prinzip auch unter dem Begriff 80-20-Formel oder 80-20-Regel bekannt. Es sind also nicht alle Aufgaben gleich wichtig, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen.

Viele Unternehmen orientieren sich am Pareto-Prinzip. So verdienen sie häufig 80 Prozent ihres Umsatzes mit 20 Prozent ihrer Kunden. Im Umkehrschluss bedeutet das aber auch, dass 80 Prozent ihrer Kunden nur für 20 Prozent des Umsatzes verantwortlich sind. Nach dem Pareto-Prinzip ist eine Erfolgssteigerung immer mit einem stärkeren Fokus auf die wichtigen 20 Prozent verbunden. Das Pareto-Prinzip ist dabei aber als Daumenregel zu verstehen und basiert nicht auf einer prozentgenauen Verteilung.

Ursprung des Pareto-Prinzips

Das Pareto-Prinzips findet seinen Ursprung im gleichnamigen italienischen Ingenieur, Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto. Zu Beginn des 19. Jahrhunderts untersuchte er, wie die Vermögen der Italiener verteilt sind. Seine Erkenntnis: 20 Prozent der Bevölkerung besaßen rund 80 Prozent des Gesamtvermögens. Dadurch wurde der Name Pareto schnell ein gebräuchlicher Begriff für eine Ungleichverteilung. Paretos Erkenntnisse hatten eine große Auswirkung sowohl auf die Ökonomie als auch auf die Unzufriedenheit in der Gesellschaft, da sie dem ärmeren Teil der Bevölkerung die Kluft zum reicheren Teil verdeutlichten.

Eine ähnliche Kluft ist heute noch in der Aufteilung der Vermögen in Deutschland zu beobachten. Nach einer Studie des Deutschen Institutes für Wirtschaftsförderung (DIW) besitzen die reichsten zehn Prozent mehr als die Hälfte des gesamten Vermögens (56 Prozent). Die ärmere Hälfte macht dagegen nur einen Anteil von 1,3 Prozent des Gesamtvermögens aus. Das reichste Prozent der deutschen Bevölkerung besitzt dabei sogar einen Anteil von 18 Prozent.

Integriere das Pareto-Prinzip mit diesen Tipps im Alltag

Integriere das Pareto-Prinzip mit diesen Tipps im Alltag

Es gibt viele Möglichkeiten, wie du das Pareto-Prinzip gewinnbringend in deinem Alltag integrieren kannst. Manchmal lässt sich so die Effizienz der eigenen Arbeitskraft erheblich steigern. Manchmal hilft es dir bei einem erfolgreichen Zeitmanagement oder lässt dich deine Prioritäten einfach besser ordnen. In der stressigen Berufswelt überschatten oftmals die anstrengenden und unwichtigen Aufgaben die wirklich wichtigen Elemente eines Projektes. Behalte das Ziel von Pareto stets im Hinterkopf: Mit kleinem Einsatz einen großen Ertrag erhalten.

1. Wichtige Aufgaben von unwichtigen trennen

Das Pareto-Prinzip ist besonders wertvoll wenn viele Aufgaben gleichzeitig anstehen. Bevor du dich dann vor lauter Zeitdruck direkt an die Arbeit machst, solltest du zuerst die wirklich wichtigen Aufgaben identifizieren.

Hier ist die Erstellung einer To-Do-Liste, in der du die Punkte nach Prioritäten ordnest sinnvoll. Was bringt dich deinem Ziel am schnellsten und einfachsten näher? Statt deinen Fokus auf mehrere oder alle Aufgaben zu verteilen, konzentriere deinen Aufwand immer nur auf eine Aufgabe. So erreichst du in kürzerer Zeit sichtbar mehr Ergebnisse, da du nicht zwischen mehreren Aufgaben hin und her wechseln musst. Tipps für mehr Konzentration findest du hier.

2. Auf Perfektionismus verzichten

Auf Perfektionismus verzichten

Perfektionismus ist Fluch und Segen zugleich. Bei manchen Menschen kann er sogar zum Zwang ausarten. Sie müssen jede Aufgabe optimal erledigen und nehmen dafür gerne Überstunden und Stress in Kauf. Sie erlauben es sich nicht, Fehler zu machen und verlieren sich in Details.

Doch manchmal ist es besser, einige Aufgaben nur gut genug zu erledigen. Besonders wenn ein Projekt unter Zeitdruck fertig werden muss, fällt es Perfektionisten schwer, sich auf die wesentlichen Aspekte ihrer Arbeit zu konzentrieren. Langfristig könnten sie mit ihrer Zeit allerdings mehr Ergebnisse erzielen. Du willst übertriebenen Perfektionismus gerne ablegen? Einen Ratgeber dazu findest du in diesem Artikel.

Ein Beispiel dazu gibt es im Muskelaufbau-Training. Wer drei Stunden im Fitnessstudio verbringt und sich Zeit für jeden noch so kleinen Muskel nimmt, erreicht mit viel Aufwand nur einen Bruchteil des Muskelwachstums von jemandem, der sich auf Grundübungen fokussiert.

3. Effektiver Lernen mit dem Pareto-Prinzip

Effektiver Lernen

Beim lernen spielt das Pareto-Prinzip eine wichtige Rolle. Verschaffe dir zuerst einen Überblick über den Lernstoff und die Zeit, die du zur Verfügung hast. Dann erstelle einen Lernplan und beginne mit den wichtigsten Inhalten. Du musst dich nicht stoisch an 20 Prozent halten und 80 Prozent deines Lernstoffes vernachlässigen. Finde aber heraus, welche Teile für die Klausur, für die Prüfung oder das erfolgreiche Bewältigen deiner Aufgabe essenziell sind und welche nicht.

Sollte dir das Lernen dann irgendwann zu viel werden, fällt es dir einfacher, die unwichtigeren Teile wegzulassen. Mit dem Pareto-Prinzip sparst du nicht nur viel Zeit durch eine frühzeitige Organisation deines Lernalltags, du wirst auch gelassener mit Deadlines umgehen können. Immerhin hast du die wichtigen Dinge schon am Anfang gelernt. Weitere Tipps für effektiveres Lernen findest du hier.

4. Kürzere Präsentationen

Kürzere Präsentationen

Das Pareto-Prinzip lässt sich auch für Präsentationen anwenden. Oder wann immer du einem Menschen in eine für ihn neue Thematik einführen willst. Du solltest deinen Zuhörer nicht mit zu vielen Details überfordern, sondern die wichtigen Elemente umso prägnanter darlegen. Wohl jeder hat schon zur Schul- oder Studienzeit einer Präsentation zuhören müssen, die mit viel zu vielen Aspekten überfrachtet war. Meistens sogar visuell mit unzähligen Unterpunkten auf einer Power-Point-Präsentation. Das lenkt nicht nur vom Vortrag an sich ab, sonderlich viel hängen bleibt bei der Flut an Informationen ebenso nicht.

Beschränke dich deshalb auf die wesentlichen Aspekte deines Themas und konzentriere dich auf nur eine Botschaft zur selben Zeit. Das ist besonders bei Pitches in der Berufswelt wichtig. Denn hier sollten die Pluspunkte deines Projektes oder deines Unternehmens besonders im Gedächtnis hängen bleiben. Zählst du zu viele hintereinander auf ohne in die Tiefe zu gehen, bleiben sie das meistens nicht.

5. Bewusster Konsum

Bewusster Konsum

Beim bewussten Konsum kann das Pareto-Prinzip hilfreich sein. Bestimmt hast du schon mal selbst die Erfahrung gemacht, dass du etwas gekauft hast, es aber nicht wirklich brauchtest. Deutsche Haushalte sind voll von Staubfängern, die einst viel Geld gekostet haben. Egal ob es der zu volle Kleiderschrank, Elektronikgeräte oder Dekorationsstücke sind – wirklich bereichernd oder gar notwendig sind davon die wenigsten Dinge.

Du musst zwar kein Minimalist werden, aber mache dir deinen unnötigen Konsum bewusst. Gebe lieber mehr Geld für die wirklich wichtigen Dinge wie zum Beispiel gute Lebensmittel aus anstatt es in das zehnte Paar Schuhe zu stecken. Das hilft dir einerseits Geld zu sparen und andererseits Müll zu vermeiden. Wer unnötigen Käufen vorbeugen will, dem hilft außerdem ein einfacher Trick: Einen Tag abwarten. Meist ist der Kaufimpuls dann verschwunden.

Das gleiche Prinzip lässt sich auch auf den Konsum von Medien übertragen. Frage dich, wie viel deiner Zeit Medien beanspruchen. Anstatt den Tag über immer wieder nach Updates auf einem Nachrichtenportal zu schauen, ist ein Webseitenbesuch morgens oder abends viel effizienter.

6. Wenige aber dafür starke Freundschaften

Wenige aber dafür starke Freundschaften

Natürlich solltest du deine Freunde nicht nach den effizientesten 20 Prozent aussortieren. Immerhin sollte hier kein Leistungsprinzip im Vordergrund stehen. Trotzdem kannst du dir mal bewusst Gedanken über deine sozialen Kontakte machen. Immerhin verbringst rund 80 Prozent deiner Zeit mit etwa 20 Prozent der Menschen, die du näher kennst.

Gibt es Menschen, die deinem Wohlbefinden eher schaden als nutzen? Vielleicht hast du zwar viele Bekannte, fühlst dich aber keinem so richtig verbunden. Viele oberflächliche Freundschaften sind meist nicht so wertvoll wie wenige aber dafür enge Freunde zu haben. Konzentriere dich deswegen lieber auf die wirklich wichtigen Menschen in deinem Leben. Das hilft dir zudem dabei, zu anderen "Nein" sagen zu können. Hier erfährst du, wie du deinen Mitmenschen mehr Wertschätzung entgegen bringst.

7. Weniger arbeiten

Weniger arbeiten hört sich nach einem simplen Tipp an. Doch besonders in Deutschland ist der Gedanke weit verbreitet, dass wer länger arbeitet, der schafft mehr. Was die meisten dabei vergessen: Die Produktivität nimmt ab einer gewissen Arbeitszeit oder einem bestimmten Stresslevel stetig ab. In der Wissenschaft ist dieses Phänomen schon lange als der Yerkes-Dodson-Scheitelpunkt bekannt.

Der Yerkes-Dodson-Scheitelpunkt

Der Yerkes-Dodson-Scheitelpunkt

Schon 1908 fanden die beiden Psychologen Robert Yerkes und John D. Dodson heraus, dass die Leistungskurve ab einer bestimmten Überschreitung des Erregungszustand wieder abfällt. Nach ihnen wächst die Produktivität eines Menschen mit der Konfrontation einer Aufgabe zwar erst an, jedoch nur bis zu einem bestimmten Scheitelpunkt. Nach diesem Leistungsoptimum fällt die Produktivität ab. Wer dann noch weiter arbeitet, riskiert schlimmstenfalls einen Burnout.

Yerkes und Dodson haben auch herausgefunden, dass diese Belastungsgrenze nicht bei jedem Menschen gleich verläuft. Während die Kurve bei dem einen flacher ist, verläuft sie bei dem anderen spitz zu. Außerdem kannst du das eigene Leistungshoch beispielsweise durch körperliches oder mentales Fitnesstraining nach oben verschieben.

Erste 6-Stunden-Projekte in Schweden zeigen, dass die Produktivität im Gegensatz zu einem herkömmlichen 8-Stunden-Arbeitstag steigt. Das ist vor allem auf optimierte Arbeitsprozesse zurückzuführen. Getreu dem Pareto-Prinzip fallen so unnötige Scheinaufgaben oder das Prokrastinieren an der Kaffeemaschine weg. Leider ist eine kürzere Arbeitszeit auf der anderen Seite oft mit hohen Kosten für den Arbeitgeber verbunden. Auch wenn es nicht in jeder Branche umsetzbar ist, kannst du dennoch eine Verringerung deiner Arbeitszeit bei deinem Chef ansprechen.

Die Risiken des Pareto-Prinzips

Auch wenn das Pareto-Prinzip ein nützliches Gedankenkonzept ist, so wäre ein stricktes Handeln nach der 80-20-Regel in vielen Fällen wenig ratsam. Wir zeigen dir die größten Risiken des Pareto-Prinzips.

1. Details können wichtig sein

Details können wichtig sein

Der Fokus auf einen wichtigen und grundlegenden Teil einer Aufgabe ist zwar wichtig, trotzdem ist eine gewisse Detailverliebtheit in vielen Jobs notwendig. Die Frage ist immer, welche Folgen haben kleine Nachlässigkeiten.

In der Software-Entwicklung beispielsweise kann ein Tippfehler verheerende Folgen haben. Unter Umständen funktioniert das gesamte Programm nicht mehr. Ein Arzt, der ein Röntgenbild nicht umfassend betrachtet, riskiert die Gesundheit seines Patienten. Du siehst also, dass das Vernachlässigen von Details weitreichende Konsequenzen haben kann.

2. Fehler bei der Einordnung der Aufgaben

Welche Aufgaben sind wichtig und welche nicht? Während die Unterteilung in manchen Berufen relativ einfach ist, fällt die Unterscheidung in anderen Aufgabengebieten schwerer. Oft ist erst im Nachhinein ersichtlich, welcher Aufwand sich gelohnt hat. Das Pareto-Prinzip lässt sich also nur mit genügend Vorwissen und einer guten Einschätzung anwenden. Die Gefahr ist hoch, dass eine scheinbar unwichtige Aufgabe eine viel höhere Tragweite für das Endergebnis hat.

3. Keine Zeit für Experimente

Fehler haben den größten Lerneffekt. Oftmals sind sie sogar zwingend notwendig, um langfristig Erfolg zu haben. Wer seine Komfort-Zone nie verlässt und sich nur auf seine Kernkompetenz verlässt, riskiert, dass ihn ein Konkurrenzunternehmen überholt. Einfach weil dieses mutiger war, Dinge ausprobiert hat und so Erkenntnisse aus den eigenen Fehlschüssen sammeln konnte. Wer sich dagegen stoisch an das Pareto-Prinzip klammert, eliminiert alles, was im ersten Moment nicht effizient ist. Wirkliche Innovation lässt sich damit nicht erreichen.

In der Werbung und im Marketing ist es beispielsweise essenziell, Werbemethoden auszuprobieren. Nur so lassen sich zuverlässige Daten über eine Zielgruppe und deren Reaktion auf ein bestimmtes Produkt oder eine Werbebotschaft gewinnen. Erst im Anschluss kann der Großteil des Geldes in die effektivste Werbemethode fließen.

4. Der Kunde will 100 Prozent

Der Kunde will 100 Prozent

Das Pareto-Prinzip fördert den Mut zum Halbfertigen. Während sich so auf der einen Seite viel Zeit sparen lässt, kann das so manchem Kunden verärgern. Denn der will für sein Geld natürlich die vollen 100 Prozent seines Produktes bekommen.

Wenn du ein Auto kaufst, möchtest du schließlich auch, dass alles funktioniert und kein Teil fehlt. Darum solltest du das Pareto-Prinzip hier etwas anders anwenden: Anstatt viele halbfertige Projekte abzugeben solltest du dich auf wenige konzentrieren und aus ihnen das beste herausholen.

5. Die Kreativität leidet

Gerade kreative Aufgaben erfordern das Loslassen von festen Strukturen. Je größer der Zeitdruck, desto schädlicher ist das für die Kreativität. Das Pareto-Prinzip gibt allerdings vor, sich nur auf die Aspekte einer Aufgabe zu konzentrieren, die ein möglichst großes und konkretes Ergebnis erzielen. Alles andere wäre Zeitverschwendung. Demnach müsste das Design eines Autos zum Beispiel so gut wie keine Rolle im Entwicklungsprozess spielen. Das Fahrzeug sollte lediglich gut fahren können. Tatsächlich ist die Optik eines Autos allerdings ein zentraler Faktor bei der Kaufentscheidung des Kunden. Du willst deine Kreativität fördern? Dann haben wir hier 10 Tipps für mehr Kreativität für dich.

Alternativen für besseres Zeitmanagement

Das Pareto-Prinzip ist nicht die einzige Methode, seine Aufgaben zu priorisieren und die eigene Arbeitszeit effektiver zu nutzen. Neben der 80-20-Regel geben wir dir folgende alternative Leitfäden für besseres Zeitmanagement an die Hand.

Strukturiere Aufgaben in einer To-do-Liste

Strukturiere Aufgaben in einer To-do-Liste

Eine To-do-Liste hilft dir dabei, den Überblick über deine Aufgaben zu behalten. Darüber werden aber auch mentale Kapazitäten frei, denn du musst zukünftige Aufgaben ja nicht permanent in deinem Gedächtnis behalten. Bei einer To-Do-Liste solltest du wichtige Aufgaben entweder zuerst aufschreiben oder farblich einkreisen oder markieren. Auf diese Weise rücken die kleinen und unwichtigeren Aufgaben mehr in den Hintergrund und du triffst schneller die Entscheidung, was du als nächstes anpacken willst.

Störfaktoren minimieren

Den Fokus bei der Arbeit nicht zu verlieren, ist heute schwerer als je zuvor. Medien im Allgemeinen verlangen immer mehr Aufmerksamkeit in unserem Alltag. Wer immer den Fernseher oder das Radio im Hintergrund laufen hat, verliert immer einen Teil seines Fokus an diese Medien. Wer mit Internetzugang arbeitet, unterliegt stets der Versuchung, mal eben einen neuen Tab zu öffnen und auf Social-Media-Plattformen nach Neuigkeiten zu sehen. Da diese Störfaktoren immer wieder für eine Unterbrechung deiner Arbeitsroutine sorgen, solltest du ihren Einfluss möglichst minimieren.

Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse

Mit der ABC-Analyse kannst du dir das Verhältnis von deinen wichtigen, durchschnittlich wichtigen und unwichtigen Aufgaben bewusst machen. A-Aufgaben solltest du meist selbst erledigen, da sie den höchsten Stellenwert haben. B-Aufgaben haben eine durchschnittliche Wichtigkeit. Sie kannst du delegieren. C-Aufgaben sind am unwichtigsten, machen aber den größten Anteil an der Menge deiner Aufgaben aus. Versuche deine Zeit also größtenteils für A-Aufgaben aufzubringen, einen Bruchteil für B-Aufgaben und C-Aufgaben nur dann zu erledigen, wenn du sie nicht weitergeben oder sie vermeiden kannst.

Das Eisenhower-Prinzip

Das durch den ehemaligen US-Präsidenten bekannt gewordene Eisenhower-Prinzip unterscheidet zwischen Dringlichkeit und Wichtigkeit von Aufgaben. Das Prinzip teilt Tätigkeiten in vier Quadranten ein. Im ersten Quadranten befinden sich sowohl dringliche als auch wichtige Aufgaben, die sofortige Aufmerksamkeit einfordern.

Viel wichtiger als der erste ist aber der zweite Quadrant. Hier finden sich alle wichtigen aber nicht dringlichen Aufgaben. Beispiele wären die eigene Bildung, Beziehungsprobleme, strategische Arbeiten aber auch die Regeneration der eigenen Arbeitskraft.

Da oftmals die dringenden aber unwichtigen Aufgaben aus dem dritten Quadranten die weniger dringenden aber wichtigen aus dem zweiten Quadranten überschatten, rät das Eisenhower-Prinzip dazu, möglichst viel Zeit für Tätigkeiten aus Quadrant aufzubringen.

Möglichst ganz vermeiden solltest du Dinge aus Quadrant vier, die weder dringend noch wichtig sind. Das sind vor allem triviale Aufgaben oder zeitverschwendende Beschäftigungen.

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