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Selbstmanagement: 10 Tipps & 4 Methoden für mehr Effektivität

Privater und beruflicher Erfolg stehen in engem Zusammenhang mit einem geschickten Selbstmanagement. Motivation, Zielsetzung und Organisation sind nur einige Aspekte davon. Warum Selbstmanagement so wichtig ist und die effektivsten Tipps und Methoden für mehr beruflichen und privaten Erfolg stellen wir hier für dich vor.

Möchtest du dich privat oder beruflich weiterentwickeln, kommst du um ein effektives Selbstmanagement kaum herum. Es hilft dir, deinen Fokus zu setzen und die wirklich wichtigen Dinge vor Augen zu behalten. Was Selbstmanagement eigentlich ist, erklären wir im Folgenden.

Was Selbstmanagement ist

Selbstmanagement: Definition und Merkmale

Beim Selbstmanagement geht es um die Kompetenz, die eigene persönliche oder berufliche Entwicklung größten Teils unabhängig von äußeren Gegebenheiten zu gestalten. Laut Definition umfasst sie die Teilkompetenzen Motivation, Zielsetzung, Planung, Zeitmanagement, Organisation, Lernfähigkeit und Erfolgskontrolle. Das Ziel ist es, die eigene Motivation zu steigern, erreichbare Ziele herauszuarbeiten und diese letztendlich effektiver zu erreichen.

Dabei spielt die eigene Verantwortung eine große Rolle. Nur wenn du den Willen besitzt, Verantwortung für dein persönliches Werden zu übernehmen, kannst du dich und deine Aufgaben effektiv managen. Selbstmanagement kannst du erlernen, indem du dir unterschiedliche Methoden aneignest und damit mehr Produktivität erlangst. Die Techniken stammen dabei aus den Bereichen des Managements, der Psychologie und der persönlichen Führung.

Selbstmanagement versus Zeitmanagement

Die Begriffe Selbstmanagement und Zeitmanagement werden teilweise synonym verwendet. Dabei gibt es einen wesentlichen Unterschied: Zeit an sich kannst du nicht managen – sie vergeht immer gleich schnell – dich selbst allerdings schon. Daher ist der Begriff Zeitmanagement leicht irreführend, bezeichnet aber im Grunde ein ähnliches Prinzip. Wieso Selbstmanagement für deinen persönlichen Erfolg wichtig ist, erklären wir im Folgenden.

Darum ist Selbstmanagement so wichtig

Darum ist Selbstmanagement wichtig

In der heutigen Leistungsgesellschaft ist der Großteil der Arbeitenden chronisch gestresst oder überfordert. Diese dauerhafte psychische Belastung führt nicht nur zu anhaltender innerer Unruhe, sondern kann auch Schlafstörungen oder gar Burnout begünstigen. Daher ist es wichtig, sich intensiv mit sich selbst, seinen Zielen und seiner Motivation auseinanderzusetzen und vor allem seine verfügbare Zeit effektiv zu nutzen, ohne sich zu stressen.

Außerdem ist die Persönlichkeitsentwicklung eng verknüpft mit dem persönlichen und beruflichen Erfolg. Wer ein klares Ziel vor Augen hat und eine Passion oder Leidenschaft für eine Tätigkeit entwickelt, der kann voll und ganz in dieser Aufgabe aufgehen. Viele erleben dadurch eine Art “Flow“, also Erfolgs- und Glücksgefühle, die sie immer weiter anspornen und motivieren. Wenn du zusätzlich dazu einen sinnvollen Umgang mit deiner verfügbaren Zeit erlernst, kannst du weit über dich hinauswachsen.

Tipps für mehr Effektivität im Alltag

Im Folgenden findest du einfache und praktische Tipps, die deinen Alltag effektiver gestalten können. Sie können dir dabei helfen, deine Prioritäten zu setzen, dich selbst besser zu strukturieren und effektiver mit deiner Zeit umzugehen.

Prioritäten setzen

Bevor du überhaupt Prioritäten setzen kannst, solltest du dich fragen, was eigentlich deine Einstellung und deine Motivation ist. Welche Projekte würdest du gerne angehen? Welche Aufgaben musst du erledigen? Was genau musst du tun, um dieses oder jenes Ziel zu erreichen?

Um dich selbst und deine Projekte managen zu können, brauchst du ein klares Verständnis über deine eigene Persönlichkeit und deine persönlichen Motive. Indem du Prioritäten setzt, schaffst du einen klaren Blick für das Wesentliche – für das, was für dich wesentlich ist.

Motivations-Fragen

Stell dir einmal selbst die folgenden Fragen und versuche sie so klar wie möglich zu beantworten:

  • Passt die Aufgabe/Tätigkeit zu meinen persönlichen Zielen und meiner Zukunftsperspektive?
  • Wohin führt die Erfüllung dieser Aufgabe? Bringt sie mich meinen Zielen näher?
  • Gibt es jemanden (außer mir selbst), der erwartet, dass ich diese Aufgabe erledige?
  • Handel ich zielführend oder agiere ich einfach nur?
  • Was lässt mich gut fühlen (sowohl körperlich als auch mental)?
  • Wann und wobei hatte ich das letzte Mal das Gefühl, selbstbestimmt zu handeln?
  • Wie habe ich das Gefühl erreicht?

Verschaffe dir einen Überblick

Verschaffe dir einen Überblick über deine Aufgaben und Projekte

Zunächst brauchst du Aufgaben oder Projekte, die du überhaupt priorisieren kannst. Verschaffe dir einen Überblick, indem du sie alle auflistest. Das kann auch Zeit für dich, wie etwa Lesen oder Sport machen sein. Teile die Aufgaben nun nach der Eisenhower-Methode in zwei Kategorien ein: 1. Wichtigkeit (wichtig oder nicht wichtig) und 2. Dringlichkeit (dringend oder nicht dringend). Hast du alle Tätigkeiten in diese zwei Kategorien eingeteilt, hast du im Prinzip schon deine Prioritäten.

Alles, was mit dringend UND wichtig markiert ist, hat absoluten Vorrang. Danach folgen Tätigkeiten, die zwar nicht wichtig, dafür aber dringend sind. Alternativ kannst du diese Aufgaben auch versuchen zu delegieren beziehungsweise auszulagern oder jemand anderem überlassen. Ist das nicht möglich, kommen sie zeitnah auf deine To-Do-Liste.

Bei Projekten, die wichtig, aber nicht dringend sind, handelt es sich oft um Herzensangelegenheiten. Solche Aufgaben kannst du in ruhigen Momenten angehen, oder sie für einen späteren Zeitpunkt im Kalender festhalten. Alles, was du mit nicht dringend und nicht wichtig markiert hast, kannst du von der Liste streichen. Sie sollten erstmal keinen Platz in deinen Gedanken einnehmen.

Tagebuch führen

Ein Zeittagebuch kann dir dabei helfen, deine persönlichen Zeitfresser zu entlarven. Notiere dir hierfür mindestens eine Woche lang täglich, welche Aufgaben du erledigst und wie viel Zeit du insgesamt dafür brauchst. Was erledigst du schnell und präzise? Was kostet dich besonders viel Zeit?

Auf diese Weise lernst du dich und dein Verhalten etwas besser kennen. Du bekommst ein Gefühl dafür, wie schnell du arbeitest und kannst dir im nächsten Schritt überlegen, wie du diesen Prozess optimieren kannst. Dies gilt vor allem für Tätigkeiten, die eigentlich nicht wichtig sind, von dir aber sehr zeitaufwendig bearbeitet werden.

Verabschiede dich vom Perfektionismus

Löse dich vom Perfektionismus

Häufig geben wir uns mehr Mühe, als vielleicht nötig wäre. Aber manchmal ist “gut” schon gut genug. Bestimmte Aufgaben können nicht einmal perfekt bearbeitet werden – wie eine komplett saubere Wohnung beispielsweise. Hier hilft es wieder, Projekte niederzuschreiben und Prioritäten zu setzen, ehe du eine Aufgabe beginnst. Wie du es schaffst, deinen Perfektionismus abzulegen, erklären wir dir hier.

Klein starten statt schnell aufgeben

Manchmal schrecken wir vor Tätigkeiten zurück, ehe wir sie überhaupt angefangen haben. Selbst wenn wir sie gerne umsetzen würden. Häufig fehlt die Muße, nach einem acht Stunden Arbeitstag und einem schnellen Wohnungsputz noch die geplante 30 Minuten Yoga-Einheit durchzuführen.

Wenn die anstehende Aktivität aufgrund ihrer Dauer ein Unwohlsein in dir auslöst, kürze sie einfach. Statt 30 Minuten Yoga, eine Stunde Lesen und 10 Minuten Meditation kannst du dich auf zehn Minuten Yoga, fünf Minuten Meditieren und nur 30 Minuten Lesen beschränken. Die Bereitwilligkeit, einer Sache nur die Hälfte deiner Zeit zu schenken, ist höher, als direkt den ganzen Abend zu verplanen. So agierst du trotz deiner momentanen Demotivation zielführend. Natürlich sollte dies kein Dauerzustand sein, wenn du auf diese Weise nur stockend deinem Ziel näher kommst.

Erstelle eine Prokrastination-Liste

Erstelle neben deinen täglichen oder wöchentlichen To-Dos eine sogenannte Prokrastination-Liste. Hier notierst du zehn bis zwanzig Tätigkeiten oder Projekte, die du erledigen kannst, wenn du dich gerade gedanklich nicht auf wichtige Aufgaben einstellen kannst. Die Zeit, die du sonst prokrastiniert hättest, verbringst du auf diese Weise dennoch produktiv.

Auf der Liste können Tätigkeiten stehen wie eine Einkaufsliste zu erstellen, Wäsche zu waschen, deinen Desktop aufzuräumen oder mit Familie oder Freunden zu telefonieren.

Lass dich inspirieren

Es gibt zahlreiche Bücher, Podcasts, E-Books, Seminare und Motivationsvideos, die sich mit Persönlichkeitsentwicklung und Selbstmanagement auseinandersetzen. Lass dich von ihnen inspirieren, motivieren oder such nach neuen Ideen für deine Projekte. Diesen Punkt kannst du auch auf deine Prokrastination-Liste setzen. Hier findest du spannende Tipps zur Persönlichkeitsentwicklung:

Kenn deine persönliche Prime-Time

Kenne deine persönliche Prime-Time

Jeder Mensch tickt anders. Wir alle tragen eine innere Uhr in uns, die Wachsein und Müdigkeit reguliert. So wie es typische Morgenmuffel gibt, so sind andere Menschen gerade in den frühen Morgenstunden am leistungsfähigsten.

Dieses Zeitfenster, in welchem du zu Hochleistungen fähig bist, ist deine sogenannte “persönliche Prime-Time”. Hier bist du in der Regel am motiviertesten, effektivsten und fittesten. Wenn du deine persönliche Prime-Time kennst, kannst du in dieser Zeit deine wichtigsten und dringendsten Aufgaben erledigen. Kennst du sie nicht, hältst du über eine Woche jeden Tag deine Energielevel fest und wertest diese am Ende der Woche aus.

Schluss mit Multitasking

Für viele Menschen ist Multitasking eine lobenswerte Eigenschaft. Tatsächlich aber ist der Mensch – unabhängig seines Geschlechts – nachweislich überhaupt nicht darauf ausgelegt, mehrere Dinge gleichzeitig zu tun.

Vielmehr ist es genau andersherum: Du kannst dich nicht mehr voll und ganz auf eine Sache fokussieren. Die Wahrscheinlichkeit, jetzt einen Fehler zu machen, ist deutlich erhöht. Außerdem steigt dein Stresspegel an, du fühlst dich schneller überfordert und fahrig. Erledige die Dinge lieber der Reihe nach. Das kostet dich am Ende auch nicht mehr Zeit, als würdest du dich nur halb auf zwei Dinge gleichzeitig konzentrieren.

Mach Powernapping

Beim Powernapping hältst du ein kleines effektives Nickerchen, ganz ohne, dass es dir die Energie für den restlichen Tag raubt. Dadurch, dass du beim Powernap nicht in die Tiefschlafphase gelangst, fühlst du dich nach dem Aufwachen weder benommen noch vernebelt im Kopf. Stattdessen sorgt das 20-Minuten-Schläfen für frische Energie. Dies ist besonders hilfreich, wenn du dich oft tagsüber müde fühlst, aber nicht die Zeit mit einem langen Schläfchen verschwenden möchtest. Wie Powernapping funktioniert, erklären wir dir hier.

Pflege eine gesunde Lebensweise

Pflege eine gesunde Lebensweise

Körperliches und psychisches Wohlbefinden stehen in engem Zusammenhang. Wer sich körperlich fit hält, ist in der Regel auch fitter im Kopf, gegen Stress besser gewappnet und weniger anfällig für Erkrankungen oder Müdigkeit.

Neben einer gesunden und ausgewogenen Ernährung spielt vor allem regelmäßige Bewegung eine wichtige Rolle. Kurze Sporteinheiten oder eine kleine Jogging-Runde reichen in der Regel schon aus. Schließlich sollst du dich damit nicht zusätzlich stressen, sondern die Pflege deines Körpers als eine Art Auszeit oder Self-Care betrachten.

Methoden für ein besseres Selbstmanagement

Beim Selbstmanagement ist es hilfreich, ein konkretes Ziel vor Augen zu haben, das du möglichst effektiv erreichen möchtest. Dieses Ziel sollte bestenfalls spezifisch nennbar, messbar, erreichbar und – ganz wichtig – auch realistisch sein. Nicht jedes Ziel lässt sich anhand all dieser Kriterien definieren, und das muss es auch gar nicht. Die konkrete Benennung und Einschätzung deiner Ziele kann dir jedoch dabei helfen, Motivation zu fassen und die Sache effektiv anzugehen. Wir stellen im Folgenden bewährte Methoden für ein besseres Selbstmanagement vor.

ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist ein Konzept zum Strukturieren, Planen und Priorisieren. Die Umsetzung der Methode gestaltet sich gerade für Anfänger nicht unbedingt leicht, kann mit ein wenig Übung jedoch gut erlernt werden. Es handelt sich dabei um ein Akronym, welches aus fünf Elementen besteht:

  • Aufgaben aufschreiben
  • Länge einschätzen
  • Pufferzeit einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrollieren

Aufgaben aufschreiben: Notiere dir alle zu erledigenden Aufgaben in einer To-Do-Liste. So erhältst du einen ersten Überblick über bevorstehende Tätigkeiten.

Länge einschätzen: Schreibe neben jeder Aktivität den zu erwartenden Arbeitsaufwand. Sei dabei möglichst realistisch, auch in Bezug darauf, wie lang du für gewöhnlich brauchst. Tipp: Überlege hierbei direkt, bei welchen Aufgaben sich ein hoher Zeitaufwand überhaupt nicht lohnt – unwichtige Tätigkeiten kannst du ruhig etwas knapper kalkulieren.

Pufferzeit einplanen: Kalkuliere den Zeitaufwand noch einmal neu und plane zwischendurch Puffer ein. Es kommt immer wieder vor, dass nicht vorhersehbare Ereignisse eintreten, die deinen gesamten Plan durcheinander bringen könnten. Indem du Puffer einplanst, löst du dich von dem Stress, der dich bei unerwarteten Ereignissen ereilen könnte. Die ALPEN-Methode sieht vor, dass du nur maximal 60 Prozent der gesamten Arbeitszeit verplanst. Die restlichen 40 Prozent sind Pufferzeit.

Entscheidungen treffen: Ist der grobe Rahmen gesetzt, fährst du mit dem Prioritäten setzen fort. Kategorisiere jede Tätigkeit in die Bereiche wichtig/nicht wichtig und dringend/nicht dringend. Nun verfährst du wie in der oben vorgestellten Eisenhower-Methode.

Nachkontrollieren: Am Ende des Tages oder zum Feierabend ziehst du eine Resonanz. Was ist dir gut gelungen, was eher nicht? Hast du dich und deinen Zeitaufwand richtig eingeschätzt? Auf diese Weise sammelst du Erfahrungswerte, die du später gebrauchen kannst. Außerdem lernst du dich und deine Arbeitsweise besser kennen.

Pomodoro-Technik

Pomodoro-Technik: Sprinten statt gemütlich joggen

Bei dieser Methode geht es um das Einführen regelmäßiger Pausen, die dir zu mehr Leistungsfähigkeit und Produktivität verhelfen sollen. Das Prinzip ist recht einfach: Du stellst einen Wecker oder Timer auf 25 Minuten. Nach Ablauf der Zeit machst du fünf Minuten Pause, ehe du wieder 25 Minuten arbeitest. Auf diese Weise verfährst du viermal. Nach den vier Zyklen gönnst du dir eine längere Pause von etwa 30 Minuten.

Hinter der Pomodoro-Technik steckt die Idee, Aufgaben mit Vollgas zu erledigen, ähnlich wie ein intensives Intervalltraining. Stell dich dir selbst als Sprinter vor, nicht als Marathon-Läufer. Dabei bist du in der Zeit, die du arbeitest, in höchstem Maß effektiv und produktiv. Die regelmäßigen Pausen zwischendurch dienen deiner Regeneration.

Not-To-Do-Liste

Der Gegenspieler zur bekannten To-Do-Liste ist die Not-To-Do-Liste. Sie unterstützt dich dabei, Prioritäten zu setzen und den Fokus für das Wesentliche zu behalten. Folgendermaßen gehst du vor:

  1. Schreibe deine 20 – 25 wichtigsten Karriere- oder Lebensziele auf. Alternativ kannst du diese Liste für die wichtigsten 20 Aufgaben einer Woche oder eines Monats niederschreiben (Methode funktioniert mit jedem Zeitrahmen).
  2. Kreise deine fünf wichtigsten Ziele ein. Lass dir bei diesem Schritt ruhig etwas Zeit und wäge ganz genau ab.
  3. Nun hast du zwei Listen: Eine Liste, mit wenigen, aber den für dich wichtigsten Zielen und eine Liste mit Zielen, die du dir nun aus dem Kopf streichst. Alles, was du nicht umkreist hast, ist irrelevant und ihre Erreichung solltest du nicht anstreben. Sie haben für dich nicht die Priorität, die andere Ziele für dich einnehmen.

Der Sinn hinter der Methode ist folgender: Wenn du wirsch 20 Ziele in deinem Kopf hast, die du alle mehr oder minder gerne erreichen möchtest, gehst du keines von ihnen konkret an. Die Wahrscheinlichkeit, am Ende gar keins zu erreichen, ist höher, als wenn du dich auf wenige, spezielle Ziele fokussierst. Erst wenn du alle fünf Ziele erreicht hast, kannst du dir Gedanken um die anderen machen.

SMART-Methode

So funktioniert die SMART-Methode

Bei der SMART-Methode handelt es sich um ein Akronym: Specific Measurable Achievable Reasonable Time Bound. Die Technik soll dir dabei helfen, deine Ziele eindeutig zu klären und Zielvereinbarungen zu treffen.

S für spezifisch: Definiere deine Ziele eindeutig. Die getroffenen Aussagen dürfen nicht vage oder mehrdeutig sein, sondern bestenfalls so präzise wie nur möglich.

M für messbar: Das definierte Ziel muss messbar sein, um Entwicklungen erkennen zu können. Das macht es notwendig, konkrete Kriterien aufzustellen, die den Fortschritt messen. Auf diese Weise werden Erfolge sichtbar und die Motivation steigt.

A für achievable oder attraktiv: Das zu definierende Ziel sollte erreichbar und erstrebenswert sein. Es sollte attraktiv für dich sein und dich dazu anregen, es erreichen zu wollen. Möglich wäre dies beispielsweise nicht, wenn es über deine eigenen Fähigkeiten hinausgeht oder dich deinem
Lebens- beziehungsweise Karriereziel in keiner Weise näher bringt.

R für realistisch: Das Ziel sollte möglich und damit auch realisierbar sein. Nur wenn du davon überzeugt bist, dass dein Ziel auch realistisch ist, kann es dich weiterbringen. Einen weiteren Anreiz schaffst du, indem du das Ziel mit anderen verknüpfst, es also beispielsweise ein anderes Ziel unterstützt oder betroffenen Personen in anderer Weise nützt.

T für terminiert: Das T steht für time bound oder terminiert, also der Festlegung eines bestimmt Zeitrahmens. Eine fixes Datum beziehungsweise eine Dead-Line hilft dabei, Fristen zu bewahren und sich auf die Erreichung des Ziels zu fokussieren (da ein Ende absehbar ist und die Aufgaben nicht in die Zukunft verschoben werden können). Die Terminierung soll ein Gefühl der Dringlichkeit schaffen.

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