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Selbstorganisation: 4 Vorteile & 13 Tipps für eine bessere Organisation

Mit einer guten Selbstorganisation kannst du produktiver, effektiver und erfolgreicher werden. Nicht nur im privaten Leben, sondern auch für den beruflichen Erfolg kannst du Methoden der Selbstorganisation anwenden. Wir erklären, welche Vorteile das bietet und geben Tipps, mit denen du Selbstorganisation lernen kannst.

Möchtest du deine Arbeitsweisen optimieren, brauchst du zunächst die Motivation, deine bisherigen Verhaltensweisen zu ändern. Nur so kann es dir gelingen, dich selbst besser zu organisieren. Im Folgenden erklären wir, was Selbstorganisation eigentlich ist und welche Vorteile sie bietet.

Was Selbstorganisation ist

Was Selbstorganisation eigentlich ist

Prinzipiell beschreibt der Begriff “Selbstorganisation” eine Systementwicklung zur effizienten Gestaltung von Abläufen im Beruf und Privatleben. Sie bildet die Grundlage für eine strukturelle Ordnung, welche auf bevorstehende Herausforderungen angepasst ist. Selbstorganisation ist also ein Mittel, um Teams und Organisationen erfolgreicher zu gestalten. In der Betriebswirtschaft und Organisationsberatung wird der Begriff auch teilweise als Gegenteil zur Hierarchie verwendet – also der Organisation des Einzelnen.

Die Organisation ist im Übrigen auch ein Teilaspekt des Selbstmanagements beziehungsweise des Zeitmanagements. Die Methoden und Praktiken überschneiden sich hier teilweise, obwohl die Begriffe differenziert werden.

Vorteile von Selbstorganisation

Selbstorganisation bietet mehrere Vorteile. Denn mit einem klaren Konzept und einer möglichst effizienten Gestaltung von Abläufen kannst du sowohl privat als auch beruflich zu besseren Ergebnissen gelangen und so erfolgreicher werden.

Unorganisiertes Handeln kann dagegen einige Probleme nach sich ziehen. Du verlierst schnell den Überblick über deine Aufgaben oder bist gestresst, weil du zeitliche Fristen nicht einhalten kannst. Am Ende kann chaotisches und gestresstes Handeln zu schlechteren Ergebnissen führen und dich für kommende Aufgaben demotivieren. Insgesamt lassen sich vier Vorteile von Selbstorganisation herauskristallisieren.

Du sparst Zeit

Vorteil von Selbstorganisation: Du sparst Zeit

Beherrscht du eine gute Selbstorganisation, kannst du anfallende Aufgaben schneller und produktiver bearbeiten. Auf diese Weise erreichst du nicht nur schneller deine Ziele, sondern hast auch mehr Zeit für neue Aufgaben (oder mehr Freizeit).

Um eine solche Zeitersparnis zu erreichen, solltest du deine persönlichen Zeitfresser entlarven. Nur so kannst du effektiv gegen sie vorgehen.

Du bist weniger gestresst

Indem du zeitsparend und effektiv deine Aufgaben erledigst, sparst du auch einiges an Stress ein. Deine Ziele lassen sich mit guter Selbstorganisation entspannter erreichen, ganz ohne zusätzlichen Druck von außen. Dadurch, dass du keinen Zeitdruck hast, kannst du einen kühlen Kopf bewahren und mögliche Probleme besser erkennen und gegen sie vorgehen.

Du erreichst deine Ziele

Grundlegend für eine gute Selbstorganisation ist, dass du konkrete Ziele vor Augen hast und produktiv auf sie hinarbeiten kannst. Oftmals führt unorganisiertes Handeln zu Ergebnissen, die eigentlich nicht beabsichtigt waren. Oder es treten Probleme auf, die du mangels Zeit nicht mehr ordentlich beheben kannst.

Methoden der Selbstorganisationen bauen darauf auf, dass du einen Blick für das Wesentliche entwickelst und dich zielführend verhältst. Wie du dieses Verhalten erlernen kannst, erklären wir dir weiter unten.

Du hast Erfolg

Indem du Zeit sparst, zielführend agierst und weniger gestresst bist, kannst du generell erfolgreicher werden. Erfolgserlebnisse haben wiederum den Vorteil, dass sie zusätzlich motivieren und antreiben. Du merkst, dass du mit deinen Verhaltensweisen genau das erreichst, was du erreichen wolltest, und hast mehr Spaß daran, deine Ziele zu erarbeiten.

Selbstorganisation lernen: Tipps für mehr Organisation im Alltag und Beruf

Bevor du deine Verhaltensweisen ändern kannst, brauchst du zunächst den Willen dazu. Nur wenn du wirklich gewillt bist, an dir zu arbeiten und dich zu entwickeln, kannst du Erfolg damit haben. Selbstorganisation hat nur dann Erfolg, wenn du langfristig etwas änderst und bereit bist, über dich hinauszuwachsen. Wir haben Tipps für dich, wie du eine bessere Organisation lernst.

To-Do-Listen führen

Mit einer To-Do-Liste behältst du den Überblick

Im ersten Schritt solltest du einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben erstellen. Das ist deshalb wichtig, da das Niederschreiben von Aufgaben deinen Kopf entlastet und du genau weißt, was zu tun ist, um dieses oder jenes Ziel zu erreichen. Auch erkennst du Prioritäten und kannst besser einschätzen, wie lange du für die Lösung einer Aufgabe brauchst.

Schreibe dazu alle Aufgaben für den kommenden Tag oder die kommende Woche auf. Notiere dir daneben, ob diese Aufgabe wichtig ist (entweder als wichtig oder nicht wichtig markieren). Im zweiten Schritt schreibst du daneben, ob die Aufgabe dringend oder nicht dringend ist. Alle wichtigen und dringenden Aufgaben erledigst du zuerst, danach folgen die dringenden, aber nicht wichtigen – Achtung: Versuche möglichst wenig Zeit für diese Aufgaben aufzubringen: Sie sollten nicht den Großteil deiner freien Zeit beanspruchen. Nicht dringende, aber wichtige Aufgaben hältst du für einen späteren Zeitpunkt fest. Notiere dir einen Tag im Kalender, der deine Deadline setzt.

Alle Aufgaben, die du mit nicht wichtig und nicht dringend markiert hast, streichst du von der Liste. Sie sind fürs Erste überflüssig und sollten keinen Platz in deinen Gedanken einnehmen. Außerdem kannst du bereits festhalten, wie lange du ungefähr für die Bearbeitung brauchst. So hast du einen groben Überblick, wann du in etwa mit der Aufgabe fertig sein wirst. Außerdem kannst du am Ende des Tages eine Bilanz erstellen, ob du dich richtig eingeschätzt hast. So lernst du deine Verhaltensweisen besser kennen und kannst deine Arbeitsweisen optimieren. Weitere Tipps zum Erstellen einer To-Do-Liste findest du hier.

Deadlines setzen

Liegen größere Aufgaben vor dir, kann es sinnvoll sein, sie in mehrere kleine Etappen einzuteilen. Überlege dir, welche Schritte notwendig sind und teile die Aufgaben dann ein. Auf diese Weise bleibst du fokussiert und behältst den Blick fürs Wesentliche. Außerdem können die kleinen Erfolgserlebnisse nach jeder abgeschlossenen Zwischenetappe deine Motivation steigern und dir ein Gefühl dafür geben, dass dein Ziel gar nicht mehr so fern ist.

Konzentration steigern

So steigerst du deine Konzentration

Egal wie gut du dich organisierst, wenn du schnell die Konzentration verlierst und dich häufig ablenken lässt, kannst du am Ende doch in Stress geraten. Wenn dir das häufig passiert und du immer mal wieder der Prokrastination verfällst, solltest du an deiner Konzentration arbeiten. Ein wichtiger Tipp vorweg: Mache nur dann Pausen, wenn du gerade eine Aufgabe abgeschlossen oder zumindest deinen letzten Gedanken festgehalten hast. Am besten pausierst du immer zwischen zwei verschiedenen Aufgaben. Außerdem findest du in diesem Beitrag zusätzliche Tipps für mehr Konzentration.

Smartphone ausschalten

Wenn es vibriert oder aufleuchtet, greifen wir häufig automatisch zum Handy. Viele Menschen sind bereits so stark auf das typische Geräusch des Smartphones konditioniert, dass sie sich oft unwissentlich davon ablenken lassen. Aus diesem Grund hat das Smartphone auch nichts auf dem Arbeitstisch zu suchen. Am besten stellst du es ganz aus beziehungsweise auf Flugmodus und legst es außer Sichtweite. So wirst du gar nicht erst dazu verleitet, “nur einmal kurz” draufzuschauen.

Schreibtisch ordentlich halten

Ein chaotisches Arbeitsfeld kann sich negativ auf die Arbeitsleistung auswirken. Ein Haufen Dokumente in der Ecke, benutzte Tassen und herumliegende Stifte können dich visuell ablenken. Halte deinen Schreibtisch deshalb immer aufgeräumt, sodass du dich gar nicht erst von bunten Farben oder Dokumenten ablenken lässt. Außerdem findest du dich schneller zurecht, wenn du wichtige Dokumente sinnvoll in Ordner sortierst und sie in wenigen Sekunden finden kannst.

Bewegungspausen einführen

Selten gelingt es uns, mehrere Stunden am Stück die Konzentration zu wahren. Hilfreich sind deshalb kleine Pausen zwischendurch, in denen du dir kurz die Beine vertrittst. Das kurbelt deinen Kreislauf an und tut deinem Kopf gut. Sinnvoll sind auch kleine Spaziergänge an der frischen Luft. Du kannst auch kurze “Büro-Workouts” absolvieren – so entlastest du beispielsweise deinen Rücken oder Nacken. Hier findest du ein kurzes und effektives Büro-Workout:

Eine gesunde Lebensweise führen

Deine Leistungsfähigkeit hängt nicht unwesentlich mit deinem Lebensstil zusammen. Das menschliche Gehirn verbraucht mehr als 20 Prozent des täglichen Energiebedarfs. Erhält es gleichmäßig diese Energie, kann es auf Hochtouren laufen. Dagegen kann sich eine ungesunde Lebensweise mit viel Fett und Salz negativ auf die Hirnleistung auswirken.

Junkfood steht außerdem in Zusammenhang mit emotionalen Störungen wie Impulsivität, Aggression und Gewalttätigkeit. Achte deshalb auf eine ausgewogene und vor allem gesunde Ernährung mit allen wichtigen Vitaminen und Nährstoffen. Verzichte auf stark überzuckerte, salzige oder fettige Speisen und Getränke.

Klassische Musik hören

Vernehmen wir penetranten Baulärm, laute Gespräche oder Kindergeschrei, können wir uns oft nur noch schlecht konzentrieren. Es gibt allerdings auch Geräusche, die genau das Gegenteil bewirken. Denn tatsächlich kann Musik die Konzentration fördern und das Lernen erleichtern. Das trifft vor allem auf klassische Musik zu und ist auch bekannt als “Mozart-Effekt”. Das Hören klassischer Melodien aktiviert bestimmte Hirnregionen, nämlich den Kortex.

Wichtig bei der Auswahl der Musik ist: Sie sollte nicht allzu schnell sein und bestenfalls keinen Text enthalten. Probiere verschiedene Konzentrations-Playlists aus und finde für dich heraus, mit welcher Musik du dich gut konzentrieren kannst.

Aufgaben der Reihe nach erledigen

Erledige Aufgaben der Reihe nach

Erledige Aufgaben lieber der Reihe nach, als dich am Multitasking zu versuchen. Obwohl das Erledigen mehrerer Dinge gleichzeitig häufig noch als lobenswerte Eigenschaft deklariert wird, ist vielmehr das Gegenteil der Fall: Du kannst dich nicht mehr voll und ganz auf eine Sache fokussieren. Die Wahrscheinlichkeit, jetzt einen Fehler zu machen, ist groß. Außerdem steigt dein Stresspegel an, du fühlst dich schneller überfordert und kannst dich nicht richtig fokussieren. Erledige die Dinge lieber der Reihe nach und verzichte auf Multitasking.

Zeitfenster für bestimmte Aufgaben einplanen

Plane bestimmte Zeiten ein für Aufgaben, die du immer mal wieder erledigst. Beschränke dich beispielsweise darauf, nur maximal zweimal am Tag deine Mails zu checken: beispielsweise einmal am Morgen und einmal am Nachmittag. So arbeitest du fokussierter und lässt dich seltener ablenken. Auf ähnliche Weise kannst du übrigens mit deinem Smartphone verfahren: Beantworte während deiner Arbeitszeit beispielsweise nur zweimal am Tag Nachrichten auf Messenger-Diensten.

Eine Routine finden

Routinen können dir dabei helfen, deinen Alltag effizient zu gestalten. Dein Körper folgt in der Regel einer inneren Uhr, die unter anderem Gefühle für Wachsein und Müdigkeit reguliert. Das bringt Ruhe und Fokus in dein Leben. Du kannst diese Routine auch auf bestimmte Aufgaben übertragen: Beispielsweise checkst du als Erstes am Schreibtisch deine Mails, anschließend schreibst du ein To-Do-Liste und priorisierst danach die Aufgaben. Hast du einen Rhythmus gefunden, der dir guttut, kannst du damit Aufgaben schneller erledigen.

Schnell Entscheidungen treffen

Hältst du dir bis zum Schluss viele Möglichkeiten offen, kann das schnell deine Organisation durcheinanderbringen und Stress auslösen. Lerne stattdessen, schnell und vor allem frühzeitig Entscheidungen zu treffen. Das kann übrigens das Selbstvertrauen erhöhen und sich positiv auf die Aufgaben auswirken, die du angehst.

Gerade bei unwichtigen Entscheidungen solltest du dir nicht allzu viele Gedanken machen und dich nicht unnötig lange damit aufhalten. Anfangs kann es schwerfallen, sich schnell zu entscheiden. Übe deshalb bei kleineren Entscheidungsfragen in deinem Alltag und vertraue öfter deinem Bauchgefühl.

Nimm dir Zeit

Eine gute Selbstorganisation will gelernt sein. Es passiert selten, dass jemand auf Anhieb Erfolg hat oder sein Verhalten von einem auf den anderen Tag umkrempeln kann. Sei deshalb geduldig mit dir und nimm dir die Zeit, die du brauchst. Das bedeutet auch, dass du dir nicht von Anfang an zu viel zumuten solltest und dich mit unzähligen neuen Zielen überforderst. Auf diese Weise erreichst du am Ende weniger oder bist frustriert.

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