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Zeitmanagement lernen: 5 Methoden & 8 Tipps für bessere Zeiteinteilung

Viele Menschen plagt im Alltag eine schier endlose Liste von Aufgaben. Abhilfe verspricht nur ein gutes Zeitmanagement. Wir zeigen dir Methoden für eine effizientere Zeiteinteilung und geben dir Tipps, wie du Zeitfresser vermeidest.

8 praktische Tipps für besseres Zeitmanagement

8 praktische Tipps für besseres Zeitmanagement

Zeitmanagement zu lernen, bedeutet mehr, als einfach nur Apps und Listen zu nutzen. So sollen To-Do-Listen Stress zwar lindern, ohne entsprechende Verhaltensänderungen üben sie letztendlich aber noch mehr Druck aus. Denn dann erweitern sich die Listen stetig, anstatt kürzer zu werden. Somit lädst du dir immer nur mehr Last auf die Schultern und riskierst unter Umständen einen Burnout. Langfristiger Erfolg fußt allerdings auf anderen Grundlagen.

Die folgenden 8 Tipps helfen dir dabei, den dauerpräsenten Stress zu beenden und endlich zur wohlverdienten Ruhe zu kommen. Dein Zeitmanagement kannst du optimieren, die To-Do-Liste schneller abarbeiten und mehr in kürzerer Zeit bewältigen, wenn du die Tipps befolgst.

Zeitplanung mit einer To-Do-Liste

Zeitplanung mit einer To-Do-Liste

Auch auf einer To-Do-Liste sollte Ordnung herrschen. Sie zeichnet sich oft durch ihre chronologische Anordnung aus – allerdings nur, wenn Chronologie die Zeitpunkte umfasst, in denen den Verfassern die einzelnen Aufgaben in den Sinn gekommen sind. Kurz gesagt: Chaos. Eine Timeline oder ein gelisteter Aufbau nach Prioritäten ist bei den Listenführern eher eine Rarität. Meist unterstreichen sie die wichtigen oder dringenden Ereignisse oder kreisen sie rot ein. Die Aufmerksamkeit wird so lediglich auf die auffällig markierten To-Dos gelenkt und die kleineren Aufgaben rücken in den Hintergrund. Sie sind es, die die Liste endlos lang machen und die das Gewissen nicht ruhen lassen.

Hilfreich bei der Organisation ist nicht nur eine sinnvolle Auflistung, sondern auch die Kategorisierung der Aufgaben. Ordnen kannst du die Aufgaben beispielsweise nach Wegzeiten: Was befindet sich in der Nähe und kann direkt zusammen erledigt werden? Oder nach Tätigkeiten wie zum Beispiel “anrufen” oder “einkaufen”, die ebenfalls gemeinsam abgearbeitet werden können, um Zeit zu sparen.

Jedem bleibt dabei selbst überlassen, welche Kategorien er priorisiert. Dasselbe gilt für Listen, die nach Dringlichkeit geordnet sind. Eine konsequente und strenge Abarbeitung ist sicherlich ein Vorsatz, der das ein oder andere Mal in Vergessenheit gerät (Strategien gegen die Selbstlüge). Um eine Verbesserung des Zeitmanagements zu bewirken, reicht es schon, seine To-Dos in einen logischen Zusammenhang zu setzen und sie in kleinen Blöcken abzuarbeiten.

Unterteile große Aufgaben

Unterteile große Aufgaben

Wenn große, mühselige Aufgaben bewältigt werden müssen, scheinen die kleinen, sonst so lästigen To-Dos auf einmal sehr verlockend. Die vielen kleinen Punkte haben plötzlich mehr Gewicht als das, was sich schon seit langem auf der Liste befindet. Die Verlockung liegt darin, dass kleinschrittiges Denken weniger Druck verursacht als lange, mühselige Planung ohne Ende in Sicht. Der Trick ist es, die zeitintensive, Unlust schürende Aufgabe, die sich womöglich über Tage erstrecken könnte – wie zum Beispiel das Entrümpeln des Arbeitszimmers – ebenfalls in kleine Schritte aufzuteilen (Tipps gegen Antriebslosigkeit). So gibt es bei der Ausführung dieser Kleinschrittigkeit zwei Varianten.

Die erste Variante beinhaltet die gefürchtete, lange Zeitspanne. Hier können dir kleine Projekte dabei helfen, dass du den überwältigenden Rest für eine Weile ausblendest. So kannst du dich zunächst dem “Projekt Schreibtisch” widmen und erst nach Beendigung dieses Teils mit “Projekt Aktenschrank” beginnen. Es schadet nicht, ein großes Projekt ebenfalls in kleinere Projekte aufzuteilen. Das verringert den Druck und beugt auch Prokrastination vor.

Die zweite Variante teilt diese kleineren Projekte auf verschiedene Tage auf. So kannst du den Alltag bewältigen und darin kleinere To-Dos integrieren, ohne, dass du den Dauerkandidaten auf der Aufgabenliste erneut nach hinten verschiebst. Einmal begonnen, solltest du dir konkrete zeitliche Rahmen setzen, an denen du die Aufgabe fortführst. Zwar solltest du auf eine gesunde Work-Life-Balance achten. Vermeide aber unbedingt den Vorsatz, eine Aufgabe “diese Woche noch irgendwann zu erledigen”.

Zeiteinteilung: Setze dir Grenzen

Zeiteinteilung: Setze dir Grenzen

Wenn gerade ein besonders hoher Zeitdruck herrscht und dir die Aufgaben über den Kopf wachsen, kann dieser Tipp besonders hilfreich sein. Um Zeit zu sparen und die Bewältigung der To-Dos nicht unnötig auszudehnen, solltest du dir konkrete zeitliche Limits setzen. Zum Beispiel planst du 10 Minuten zum Schreiben einer E-Mail ein, der Einkauf willst du in 20 Minuten schaffen und das wöchentliche Telefonat mit der Mutter soll heute mal nur 15 Minuten dauern, anstatt der üblichen zwei Stunden. Auch auf beruflicher Basis kannst du dir Grenzen setzen. Beispielsweise indem du dir vornimmst, keine Überstunden mehr anzuhäufen.

Jeder Tag erfordert neue Grenzen, und je nachdem, wie viele Aufgaben für den Tag angesetzt sind, solltest du auch die zeitlichen Limits kürzen oder verlängern. Die Grenzen helfen dabei, dass es zwischendurch Zeit für Pausen gibt, in denen du Stress abbauen kannst. Am Ende des Tages schläfst du mit ruhigem Gewissen und vielleicht sogar ein wenig Stolz ein, da du alles geschafft hast (Tipps gegen Schlafstörungen)

Übernimm dich nicht bei der Tagesplanung und setze dir realistische Ziele. Auch wenn du die Grenzen nicht immer exakt einhalten kannst, so hilft bereits der Vorsatz eines Zeitlimits bei der beschleunigten Bewältigung. Hilfreich können hier tägliche Checklisten sein, die du nach und nach abhaken kannst.

Zeitmanagement mit Apps

Zeitmanagement mit Apps

Wenn dir bisher nur der Terminkalender als Erinnerung gedient hat, gespickt mit Post-Its, bunten Markierungen und Sternchen, könnte eine elektronische To-Do-Liste für eine angenehme Übersicht sorgen. Der Vorteil liegt darin, dass jederzeit du alles beliebig und ordentlich bearbeiten kannst. Welche Art von Aufgabenliste am besten zu einem passt, bleibt dir letztendlich selbst überlassen. Du solltest allerdings bei einem Medium bleiben. Bei der Nutzung beider Varianten kann es schnell zu Verwirrungen kommen und es steigt das Risiko, dass du To-Dos vergisst.

Zur elektronischen Organisation von Terminen und Pflichten gibt es mittlerweile zahlreiche, kostenlose Apps für Windows, Android, Mac und iOS. Genannt seien Evernote, Wunderlist, Google Keep, Trello, Any.DO und Todoist.

Gutes Time-Management verzichtet auf Perfektionismus

Vielen Menschen steht ihr eigener Perfektionismus im Weg (Tipps, um Perfektionismus abzulegen). Indem du übertriebene Ansprüche an dich selbst runterschraubst, kannst du sowohl Zeit einsparen als auch deine Produktivität steigern. Eine zu starke Fokussierung auf Details führt oft zu einem erheblichen Zeitverlust. Muss es genau diese derzeit vergriffene Marke eines Produktes beim Einkauf sein oder könnte es sich zeitlich lohnen, zu einem sofort verfügbaren Ersatzprodukt zu greifen? Kompromisse sparen Zeit und helfen dabei zeitintensive Verbissenheit zu überwinden.

Einen weiteren Lösungsansatz für übermäßigen Perfektionismus bietet das Abgeben von Aufgaben. Wenn die To-Do-Liste die ganze Familie betrifft, sollte auch die ganze Familie mit eingebunden sein. Bei der Organisation einer Feier könntest ebenfalls Aufgaben verteilen, anstatt alles selsbt erledigen zu wollen. Übernehme lieber die wichtigsten Aufgaben selbst und geb die vielen kleinen aber zeitraubenden Punkte an zeitlich unausgelastete Menschen in der Familie oder dem Freundeskreis ab.

Zeitmanagement mit dem Biorhythmus synchronisieren

Zeitmanagement mit dem Biorhythmus synchronisieren

Meist legen wir die leichten Aufgaben an den Beginn des Tages, um uns den Einstieg in die Stressphase leichter zu machen. Damit du allerdings die individuelle Produktivität voll ausnutzt, solltest du dich an deinem persönlichen Biorhythmus orientieren. Zu welcher Tageszeit bist du am aktivsten, und wann ist es in der Regel Zeit für dich, eine kleine Gedankenpause zu machen? Lege dir in deiner täglichen Routine die für dich mühseligsten Aufgaben auf einen Zeitpunkt, an dem dein Energielevel höher ist als zu anderen Zeiten.

Zeitfresser: Minimiere Störfaktoren

Zeitfresser: Minimiere Störfaktoren

In der heutigen Zeit ist es schwer, wirklich fokussiert zu bleiben. Oft erledigen wir Aufgaben nur halbherzig und benötigen wesentlich mehr Zeit, da uns Fernseher, Nachrichten oder Anrufe nur allzu gerne ablenken. Einmal unterbrochen ist es jedoch sehr schwer, wieder zum Wesentlichen zurückzukehren. Auch Musik kann sich hierbei sowohl positiv als auch negativ auf deine Motivation und damit auf deine Arbeitsweise auswirken. Probiere deshalb aus, bei welcher Stimulation du am produktivsten bist.

Schnelle Musik kann einerseits die Handlungsprozesse beschleunigen oder aber zu sehr ablenken. Ruhigere Musik hat die Eigenschaft, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen. Die Folge: Du hältst dich ewig mit einer Aufgabe auf, die ursprünglich nicht ansatzweise so viel Zeit rauben sollte. Der Schlüssel zum perfekten Zeitmanagement liegt also darin, dass du dich selbst analysierst und bewusst aus deiner Wohlfühlzone herausgehst.

Ein Zeitfresser, der dir ebenfalls deine Konzentration rauben kann, ist die permanente Erreichbarkeit. Wenn du dich wichtigen Aufgaben widmest, sollte unbedingt für deine Ruhe sorgen. Zur eigenen Beruhigung kannst du deinen Freunden und Verwandten vorher Bescheid geben, dass du für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sein wirst.

Auch für das Vermeiden von Unterbrechungen gibt es mittlerweile Apps in einem spieleähnlichen Format, die dem Nutzer dabei helfen, konsequent vom Smartphone wegzubleiben. Das erfordert in der heutigen Zeit viel Selbstdisziplin. Eine dieser Apps ist “Forest: Stay focused” für Android und iOS, bei der sich bestimmte Zeiträume einstellen lassen, in denen du nicht auf dein Smartphone schauen darfst. Je länger das Zeitfenster, umso größer wächst der Baum in deinem “Wald”. Wenn du doch auf dein Handy schaust, stirbt der Baum und du hast verloren.

Belohne dich für erledigte Aufgaben

Belohne dich für erledigte Aufgaben

Den Wunsch nach Stressfreiheit solltest du während der Minimierung der To-Do-Liste immer im Blick behalten. Stress vermeidest du allerdings nur, wenn auf die bewältigten Aufgaben nicht erneut so viele kommen, dass unter permanenter innerer Unruhe leidest. Hierbei solltest du zeitlich noch irrelevante Aufgaben ausblenden. Stattdessen solltest du den Fokus auf wirklich präsente Stressauslöser setzen, die es natürlich zu vermeiden gilt.

Bei der Optimierung des Zeitmanagements solltest du mit der Ordnung und Priorisierung der Aufgaben beginnen. Wann immer du eine Aufgabe bewältigt hast, genieße das Gefühl und sorge für etwas Entspannung. Nehme dir ruhig ein wenig Zeit und belohne dich für dein erledigtes Werk. Das wirkt nicht nur psychisch erlösend, sondern sorgt auch für wohlverdiente Freizeit.

5 Methoden für effizientes Zeitmanagement

Um das Zeitmanagement mit allgemeinen Regeln zu verbessern, haben Experten verschiedene Methoden entwickelt. Sie alle zielen darauf ab, dass du Prioritäten setzt und dich auf einzelne Aufgaben fokussierst.

Pareto-Prinzip – 80-20-Regel

Pareto-Prinzip – 80-20-Regel

Nach dem Pareto-Prinzip lassen sich mit nur 20 Prozent des Einsatzes rund 80 Prozent des Endergebnisses erzielen. Das liegt daran, dass meist nur ein kleiner Teil der zu erledigen Aufgabe wirklich wichtig ist, während der Großteil nur einen geringfügigen Effekt hat. Darum ist das Prinzip auch unter dem Begriff 80-20-Formel oder 80-20-Regel bekannt. Wenn viele Aufgaben gleichzeitig anstehen, solltest du daher zuerst die wichtigen 20 Prozent von den unwichtigen 80 Prozent trennen. Dabei kommt es nicht auf eine prozentgenau Kategorisierung an. Lege deinen Fokus dann auf die wirklich wichtigen Aufgaben. Bedenke aber auch, dass Kreativität ab und an auch etwas mehr Zeit benötigt.

Eisenhower-Prinzip

Das Eisenhower-Prinzip teilt Aufgaben nicht nur in Wichtigkeit sondern auch in Dringlichkeit ein. Darum ordnet sie das Prinzip in vier Quadranten ein.

  • Quadrant 1: Wichtige und dringliche Aufgaben
  • Quadrant 2: Wichtige aber keine dringlichen Aufgaben
  • Quadrant 3: Dringliche aber keine wichtigen Aufgaben
  • Quadrant 4: Weder dringlich noch wichtige Aufgaben

Die Idee: Oftmals nehmen uns die dringlichen Aufgaben zu sehr ein, sodass wir nicht mehr auf die Wichtigkeit achten. Wann immer du kannst, solltest du deswegen Aufgaben aus Quadrant 2 erledigen. Indem du wichtige Aufgaben schon frühzeitig angehst, werden sie erst gar nicht dringlich. Möglichst vermeiden solltest du dagegen Aufgaben aus Quadrant 3 und 4.

ABC-Analyse

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse unterteilt Aufgaben in drei Kategorien – in A-, B- und C-Aufgaben. A-Aufgaben haben den höchsten Stellenwert, B-Aufgaben sind durchschnittlich wichtig und C-Aufgaben sind am unwichtigsten. Auch wenn die meisten Aufgaben in die C-Kategorie fallen werden, solltest du die meiste Zeit für A-Aufgaben aufbringen. Die ABC-Analyse ist darauf ausgelegt, dass du die B- und C-Aufgaben an andere delegierst. Du kannst sie zum Beispiel auch innerhalb des Projektmanagements anwenden und so die Aufgaben im Team verteilen.

ALPEN-Methode

Mit der ALPEN-Methode erstellst du effiziente Tagespläne. Jeder Buchstabe steht dabei für einen Aspekt einer Aufgabe.

  • A: Aufgaben, Termine
  • L: Länge, die du für das Erledigen der Aufgabe benötigst.
  • P: Pufferzeit
  • E: Entscheidungen priorisieren
  • N: Nachkontrolle

Die ALPEN-Methode räumt dir nicht nur Zeit für das Erledigen einer Aufgabe ein, sondern fügt auch einen zeitlichen Puffer und eine gewissenhafte Kontrolle hinzu. Das E steht für Entscheidung priorisieren. Das bedeutet, dass du die Aufgaben in ihrer Wichtigkeit ordnest und dementsprechend in deinen Tagesplan integrierst. Hierzu musst du eigene Prioritäten setzen. Bewährt hat sich in Kombination zur ALPEN-Methode, das Eisenhower-Prinzip zu nutzen.

10-10-10-Methode für schnellere Entscheidungen

10-10-10-Methode für schnellere Entscheidungen

Die 10-10-10-Methode hilft dir dabei, schnellere Entscheidungen treffen zu können. Indem sie dir einen neuen Blick auf die Tragweite deiner Entscheidung gibt, kannst du schnell abschätzen, ob du mehr oder weniger Zeit für eine Entscheidung einplanen solltest. Frage dich, was sind die Konsequenzen meiner Entscheidung

  • in 10 Minuten?
  • in 10 Monaten?
  • und in 10 Jahren?

Je mehr Konsequenzen es in einer größeren Zeitspanne gibt, desto wichtiger ist die Entscheidung und du solltest sie in deiner Zeitplanung priorisieren.

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