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Zeitmanagement lernen: 8 Tipps für weniger Stress im Alltag

Einfach mal wieder richtig durchzuatmen und beruhigt einschlafen zu können, ohne schlechtes Gewissen und ohne Zeitdruck, wirkt heutzutage schon fast utopisch. Die endlos lange Liste an Aufgaben verursacht eine Menge Stress und ist scheinbar nicht zu bewältigen. Allein sich all diese Aufgaben zu merken, scheint schier unmöglich. Abhilfe verspricht ein geregeltes Zeitmanagement, das zum Glück gelernt werden kann.

Zeitmanagement zu lernen bedeutet mehr, als einfach nur Apps und Listen zu nutzen. So soll das Zurückgreifen auf To-do-Listen Stresslinderung bieten, übt ohne begleitende Verhaltensänderungen letztendlich aber noch mehr Druck aus, da sich die Listen anstatt abgearbeitet zu werden, stetig erweitern.

Die folgenden 8 Tipps helfen dir dabei, den dauerpräsenten Stress zu beenden und endlich zur wohlverdienten Ruhe zu kommen. Dein Zeitmanagement kann optimiert werden, die To-do-Liste schneller abgearbeitet und es wird so viel wie möglich in kürzester Zeit bewältigt, wenn du diese Tipps befolgst.

Setze logische Zusammenhänge in deiner To-do-Liste

Zeitmanagement lernen mit besserer Strukturierung

Auch auf einer To-do-Liste sollte Ordnung herrschen. Sie zeichnet sich oft durch ihre chronologische Anordnung aus – allerdings nur, wenn Chronologie die Zeitpunkte umfasst, in denen den Verfassern die einzelnen Aufgaben in den Sinn gekommen sind. Kurz gesagt: Chaos. Eine Timeline oder ein gelisteter Aufbau nach Prioritäten ist bei den Listenführern eher eine Rarität. Meist werden die wichtigen oder dringenden Ereignisse unterstrichen, rot eingekreist oder mit riesigen Ausrufezeichen versehen. Die Aufmerksamkeit wird so lediglich auf die auffällig markierten To-dos gelenkt und die kleineren Aufgaben rücken in den Hintergrund. Sie sind es, die die Liste endlos lang machen und die das Gewissen nicht ruhen lassen.

Hilfreich bei der Organisation ist nicht nur eine sinnvolle Auflistung, sondern auch die Kategorisierung der Aufgaben. Ordnen lassen sich die Aufgaben beispielsweise nach Wegzeiten: Was befindet sich in der Nähe und kann direkt zusammen erledigt werden? Oder nach Tätigkeiten wie zum Beispiel “anrufen” oder “einkaufen”, die ebenfalls gemeinsam abgearbeitet werden können, um Zeit zu sparen. Jedem bleibt dabei selbst überlassen, welche Kategorien priorisiert werden. Dasselbe gilt für Listen, die nach Dringlichkeit geordnet sind. Eine konsequente und strenge Abarbeitung ist sicherlich ein Vorsatz, der das ein oder andere Mal in Vergessenheit gerät. Um eine Verbesserung des Zeitmanagements zu bewirken, reicht es schon, seine To-dos in einen logischen Zusammenhang zu setzen und sie in kleinen Blöcken abzuarbeiten.

Führe zu Ende, was du angefangen hast

Wenn große, mühselige Aufgaben bewältigt werden müssen, scheinen die kleinen, sonst so lästigen To-dos auf einmal sehr verlockend. Die vielen kleinen Punkte haben plötzlich mehr Gewicht als das, was sich schon seit langem auf der Liste befindet. Die Verlockung liegt darin, dass kleinschrittiges Denken weniger Druck verursacht als lange, mühselige Planung ohne Ende in Sicht. Der Trick ist es, die zeitintensive, Unlust schürende Aufgabe, die sich womöglich über Tage erstrecken könnte – wie zum Beispiel das Entrümpeln des Arbeitszimmers – ebenfalls in kleine Schritte aufzuteilen. So gibt es bei der Ausführung dieser Kleinschrittigkeit zwei Varianten.

Die erste Variante beinhaltet tatsächlich die gefürchtete, lange Zeitspanne. Hier können kleine Projekte dabei helfen, dass man den überwältigenden Rest für eine Weile ausblendet. So kann man sich zunächst dem “Projekt Schreibtisch” widmen und erst nach Beendigung dieses Teils mit “Projekt Aktenschrank” beginnen. Es schadet nicht, ein großes Projekt ebenfalls in kleinere Projekte aufzuteilen.

Die zweite Variante teilt diese kleineren Projekte auf verschiedene Tage auf. So kann der Alltag bewältigt und kleinere To-dos integriert werden, ohne, dass man den Dauerkandidaten auf der Aufgabenliste erneut nach hinten verschiebt. Einmal begonnen, sollten sich konkrete zeitliche Rahmen gesetzt werden, an denen die Aufgabe fortgeführt wird. Unbedingt vermieden werden, sollte der Vorsatz es “diese Woche noch irgendwann zu erledigen”.

Das Setzen zeitlicher Grenzen

Wenn gerade ein besonders hoher Zeitdruck herrscht und einem die Aufgaben über den Kopf wachsen, kann dieser Tipp besonders gut behilflich sein. Um Zeit zu sparen und die Bewältigung der To-dos nicht unnötig auszudehnen, sollte man sich konkrete zeitliche Limits setzen. Zum Beispiel werden 10 Minuten zum Schreiben einer E-Mail eingeplant, der Einkauf soll in 20 Minuten geschafft sein und das wöchentliche Telefonat mit der Mutter heute mal nur 15 Minuten andauern, anstatt der üblichen zwei Stunden.

Jeder Tag erfordert neue Grenzen, und je nachdem, wie viele Aufgaben für den Tag angesetzt sind, sollten auch die zeitlichen Limits gekürzt oder verlängert werden. Die Grenzen helfen dabei, dass es zwischendurch Zeit für stressfreie Pausen gibt und man am Ende des Tages mit ruhigem Gewissen und vielleicht sogar ein wenig Stolz einschlafen kann, da alles geschafft wurde, was man sich vorgenommen hat.

Wichtig ist es, sich bei der Tagesplanung nicht zu übernehmen und realistische Ziele zu setzen. Auch wenn die Grenzen nicht immer exakt eingehalten werden, so hilft bereits der Vorsatz eines Zeitlimits bei der beschleunigten Bewältigung. Hilfreich können hier tägliche Checklisten sein, die nach und nach abgehakt werden können.

Zeitmanagement über Papier oder Elektronik?

Wenn bisher nur der Terminkalender als Erinnerung gedient hat, gespickt mit Post-Its, bunten Markierungen und Sternchen, könnte eine elektronische To-do-Liste für eine angenehme Übersicht sorgen. Der Vorteil liegt ganz klar darin, dass jederzeit alles beliebig und ordentlich bearbeitet werden kann. Welche Art von Aufgabenliste am besten zu einem passt, bleibt letztendlich jedem selbst überlassen. Das Wichtigste ist, bei einem Medium zu bleiben. Wenn beide Varianten genutzt werden, kann es schnell zu Verwirrungen kommen und es steigt das Risiko, dass To-dos vergessen werden,.

Zur elektronischen Organisation seiner Termine und Pflichten gibt es mittlerweile zahlreiche, kostenlose Apps für Windows, Android, Mac und iOS. Genannt seien Wunderlist (gehört zu Microsoft), Google Keep, Any.DO und Todoist.

Perfektionismus minimieren

Die Einsparung von Zeit kann auch durch das Herabsetzen der Ansprüche an sich selbst gewährleistet werden. Eine zu starke Fokussierung auf Details führt oft zu einem erheblichen Zeitverlust. Muss es  genau diese derzeit vergriffene Marke eines Produktes beim Einkauf sein oder könnte es sich zeitlich lohnen, zu einem sofort verfügbaren Ersatzprodukt zu greifen? Kompromisse sparen Zeit und helfen dabei zeitintensive Verbissenheit zu überwinden.

Einen weiteren Lösungsansatz für übermäßigen Perfektionismus bietet das Abgeben von Aufgaben. Wenn die To-do-Liste die ganze Familie betrifft, sollte auch die ganze Familie mit eingebunden werden. Bei der Organisation einer Feier könnten ebenfalls Aufgaben verteilt werden. So ist es möglich, die wichtigsten Aufgaben selbst zu übernehmen und die kleineren, vielen, zeitraubenden Punkte an zeitlich unausgelastete Personen in Familie und Freundeskreis zu übergeben.

Anpassung des Energielevels – Synchronisierung von Tageszeit und Aufgabentyp

Generell werden meistens zu Beginn des Tages die leichtesten Aufgaben gesetzt, um den Einstieg in die Stressphase leichter zu machen. Damit allerdings die individuelle Produktivität voll ausgenutzt werden kann, hilft es, sich an seinem persönlichen Biorhythmus zu orientieren. Zu welcher Tageszeit bist du am aktivsten, und wann ist es in der Regel Zeit für dich, eine kleine Gedankenpause zu machen? Lege dir die für dich mühseligsten Aufgaben auf einen Zeitpunkt, an dem du dir sicher sein kannst, dass dein Energielevel höher ist als zu anderen Zeiten.

Minimierung der Störfaktoren

In der heutigen Zeit gestaltet es sich schwer, wirklich fokussiert zu bleiben. Aufgaben werden nur halbherzig erledigt und erfordern wesentlich mehr Zeit, wenn der Fernseher läuft oder andere Ablenkungen wie spontane Ausflüge, Nachrichten oder Anrufe erfolgen. Einmal unterbrochen ist es sehr schwer wieder zum Wesentlichen zurückzukehren. Musik kann sich hierbei sowohl motivierend als auch demotivierend auf das Individuum auswirken. Man sollte also für sich ausprobieren, zu welchem Typ man gehört.

Schnelle Musik kann einerseits die Handlungsprozesse beschleunigen oder aber auch zum tanzen anregen, was wiederum ablenkt. Ruhigere Musik hat die Eigenschaft, eine Wohlfühlatmosphäre zu schaffen, in der man gern länger verweilen möchte. Die Schlussfolgerung: Man hält sich ewig mit einer Aufgabe auf, die ursprünglich nicht ansatzweise so viel Zeit rauben sollte. Der Schlüssel zum perfekten Zeitmanagement liegt also darin, sich selbst zu analysieren und bewusst aus seiner Wohlfühlzone herauszuholen, um die gewünschte Ruhe zu erlangen.

Störfaktoren minimieren

Ein Störfaktor, der ebenfalls immer wieder für Unterbrechungen sorgen kann, ist die permanente Erreichbarkeit. Wenn sich wichtigen Aufgaben gewidmet wird, sollte diese unbedingt eingeschränkt werden. Oft hilft es, zur eigenen Beruhigung den Freunden und Verwandten vorher Bescheid zu geben, dass man für einen bestimmten Zeitraum nicht erreichbar sein wird.

Auch gegen Unterbrechnungen wurden mittlerweile Apps in einem spieleähnlichen Format entwickelt, die dem Nutzer dabei helfen sollen, konsequent vom Smartphone wegzubleiben. Ein Beispiel ist die App “Forest: Stay focused” für Android und iOS, bei der sich bestimmte Zeiträume einstellen lassen, in denen man nicht auf sein Smartphone schauen kann. Je länger das Zeitfenster, umso größer wächst der Baum in deinem “Wald”. Wenn du doch auf dein Handy schaust, stirbt der Baum und du hast verloren.

Die Belohnung führt zum Ziel

Der Wunsch nach Stressfreiheit sollte während der Minimierung der To-do-Liste immer im Blick behalten werden. Dieser kann nur gewährleistet werden, wenn auf die bewältigten Aufgaben nicht erneut so viele Kommen, dass keine Ruhe gefunden werden kann. Hierbei ist es wichtig zu lernen, weit entfernte, zeitlich noch irrelevante Aufgaben auszublenden. Statt dessen solltest du den Fokus auf wirklich präsente Stressauslöser setzen, die es natürlich zu vermeiden gilt.

Die Optimierung des Zeitmanagements sollte bei der Ordnung und Priorisierung der Aufgaben beginnen und in ihrer unumstößlichen Finalisierung enden. Das wirkt nicht nur psychisch erlösend, sondern sorgt auch für wohlverdiente Freizeit.

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